Всички данни, които въвеждате в InCash, се съхраняват във файл. От този файл информацията може по-късно да бъде заредена за преглед, редакция или изготвяне на отчети.
Не сте ограничени до един файл – можете да работите с няколко отделни файла, например:
- различни години;
- лични и служебни финанси;
- различни проекти или фирми.
Всеки файл на InCash е с разширение .ic2.
Името и мястото на съхранение се избират изцяло от Вас – няма фиксирана структура или задължителна папка.
По начина си на работа с файлове InCash не се различава съществено от електронна таблица или текстообработваща програма:
- въвеждате данни;
- съхранявате ги във файл;
- по-късно ги отваряте за допълнителна работа.
Меню „Файл“
Менюто Файл съдържа командите за създаване, отваряне, запис и архивиране на документи в InCash.
Нов
Създава нов празен документ и изчиства текущо заредените данни.
Важно:
- новият документ няма име, докато не го запишете;
- данните се съхраняват само в оперативната памет до първия запис.
👉 Добра практика е веднага след създаване да запишете файла, за да избегнете загуба на данни при:
- спиране на тока;
- блокиране на компютъра;
- неочаквано затваряне на програмата.
Ако има незаписани промени, InCash ще Ви попита дали:
- да ги запишете;
- или да ги отхвърлите.
Бърз клавиш: Ctrl + N
Отвори
Зарежда данни от вече съществуващ файл на InCash.
- текущите данни се заменят с данните от избрания файл;
- при незаписани промени ще бъдете подканени да ги запишете или откажете.
Бърз клавиш: Ctrl + O
Запиши
Съхранява всички данни от текущия документ във файла.
- ако файлът вече има име, записът се извършва без допълнителни въпроси;
- записват се всички данни, не само тези, които са показани на екрана.
Бърз клавиш: Ctrl + S
Запиши като
Позволява да запишете текущия документ:
- под друго име;
- или на друго място.
Полезно е за:
- създаване на копия;
- архивиране под ново име;
- започване на нов файл на база съществуващ.
Създай нов архив
Създава компресиран архив на текущия файл с разширение .icb.
- архивът съдържа оригиналното име на файла;
- автоматично се добавя суфикс във формат ГГГГММ (напр.
202501); - архивът се съхранява:
- в папката за архиви (ако е зададена);
- или в папката на оригиналния файл.
👉 Архивирането е ръчно действие и се различава от автоматичните резервни копия (.bak).
Възстановяване от архив
Позволява възстановяване на данните от архивен файл (.icb).
Важно:
- текущо заредените данни ще бъдат изцяло заменени;
- операцията е подходяща при:
- повреден файл;
- погрешни промени;
- инцидентно изтриване на важна информация.
Последно използвани файлове
В долната част на менюто Файл се показват последните четири използвани файла.
Кликването върху тях:
- зарежда файла директно;
- без избор на папка и име.
👉 Полезно е, ако:
- работите често с едни и същи документи;
- не помните точно къде е запазен даден файл.
Съвети за по-сигурна и ефективна работа с файлове
Автоматично отваряне на последния файл
От Настройки → При стартиране автоматично зареждай последния отворен файл можете да включите автоматично зареждане на последния файл при стартиране на InCash.
Тази опция е особено удобна, ако:
- работите основно с един документ;
- файлът се намира винаги на едно и също място.
Автоматичен архив и резервни копия
В Настройки → Архивиране ще откриете функции за защита на данните:
Автоматичен запис след всяка операция
- записва файла при всяка промяна;
- предпазва от загуба на данни при срив или прекъсване на тока.
👉 Препоръчително е да бъде включена.
Резервни копия (.bak)
При всеки запис InCash може да създава резервно копие:
- със същото име;
- с разширение .bak.
Можете да изберете:
- резервното копие да е в същата папка;
- или в отделна директория (препоръчително).
Резервно копие при изход
Указва на програмата да създава резервно копие:
- при излизане от InCash,
- вместо при всеки запис.
Защо тази глава е важна
Добрата работа с файлове Ви позволява:
- да предпазите данните си от загуба;
- да работите уверено с няколко документа;
- да архивирате и възстановявате информация при нужда.