Издаването на фактури за авансови плащания в StoreHouse PRO е сходно с издаването на всяка друга фактура, но има някои специфики, които ще обясним стъпка по стъпка.
Представете си, че фирмата сключва договор с клиент, според който доставя стоки срещу авансово плащане, по-малко от общата стойност на сделката. Този първоначален превод, наречен капаро, е получен преди фирмата да започне работа по поръчката.
Важно е да отбележим, че при издаването на фактура за авансово плащане се документира само получаването на парите, а не самата продажба на стоките. Стоките не се прехвърлят на клиента до пълното изплащане на договорената сума. В някои случаи може да има няколко авансови плащания на различни етапи, преди да се издаде окончателната фактура.
Нека разгледаме стъпка по стъпка процеса на документиране на такава продажба:
Издаване на предварителен документ с опис на стоките
Преди издаването на фактура за авансово плащане, обикновено се създава договор, поръчка, оферта или проформа фактура, в които са описани стоките или услугите с техните количества и цени, както и условията за доставка. Този документ е важен за уреждане на правата и задълженията на двете страни и служи като основание за авансово плащане. В StoreHouse PRO можете лесно да издавате оферти и проформа фактури с уникален 10-разряден номер и дата, които позволяват бързо описание на стоките по сделката.
Издаване на фактура за авансовото плащане
Според българското законодателство, доставчикът трябва да издаде фактура до 5 работни дни от настъпване на данъчното събитие. В този случай данъчното събитие е датата на получаване на авансовото плащане.
- Влезте в модул „Продажби“ и използвайте Alt+F7, за да създадете нова фактура (и стокова разписка).
- Изберете клиент и попълнете необходимите реквизити, без да добавяте артикули.
- Натиснете Shift+F2, за да въведете артикул в свободен текст.
При авансово плащане не се описват стоките, тъй като това е фактура за получаване на капаро, а не за продажба. Препоръчително е данните да се въвеждат в свободен текст, за да избегнете запис в номенклатурата.
Типичен запис би изглеждал така:
- В полето за код въведете уникален код за авансово плащане (например тире или друг символ, който няма да съвпадне с код на някой от вашите артикули).
- В полето за наименование въведете текст като: „Авансово плащане в размер на ХХ% от договор/поръчка № … от дата …„. Ако плащането е с фиксирана сума, може да пропуснете процента.
- В полето за единична цена въведете платената сума (без ДДС).
- Оставете полетата за мярка, количество и отстъпка без промяна.
Натиснете клавиша ENTER, за да потвърдите въвеждането на артикула в документа.
Запазете и отпечатайте фактурата.
Ако има няколко авансови плащания, фактурирайте всяко по същия начин, като може да добавите пояснение за поредността на плащането (например: „Първо авансово плащане“, „Второ…“).
Издаване на окончателна фактура
След като сте получили авансовите плащания и издали фактури за тях, идва време за финализиране на сделката и евентуално получаване на остатъчното плащане. Издаването на окончателната фактура е почти същото като при обикновена продажба – включвате всички артикули с техните количества и цени. След съхранението на тази продажба, артикулите ще бъдат изписани от склада.
Особеност тук е, че трябва да приспаднете авансовите плащания, за да избегнете двойно начисляване. За целта добавете нов ред в свободен текст към фактурата, като въведете отрицателна стойност за приспадане на авансовото плащане.
Типичен запис може да изглежда така: „Приспадане на авансово плащане по фактура №… от дата…“. Ако има повече от едно авансово плащане, добавете ред за всяко и посочете номера и датата на фактурата, като използвате отрицателна стойност без ДДС.
Например, ако сделката е за 1000 лв. и авансовите плащания са -500 лв., то остатъчното задължение ще бъде 500 лв. (600 лв. с ДДС).
Ето как би изглеждало едно подобно записване в програмата:
Накрая съхранете и отпечатайте фактурата, както при всяка друга продажба.
