Издаването на фактура за авансово плащане в StoreHouse PRO е сходно с издаването на стандартна фактура, но има някои особености. В този раздел ще разгледаме процеса стъпка по стъпка.
Представете си следната ситуация: фирмата сключва договор с клиент за доставка на стоки, като част от сумата се заплаща предварително. Това първоначално плащане (капаро) се получава преди започване на изпълнението на поръчката.
Важно е да се има предвид, че фактурата за авансово плащане документира получаването на парите, а не продажбата на стоките. Самите стоки се прехвърлят на клиента едва при издаването на окончателната фактура.
В някои случаи може да има няколко авансови плащания, направени на различни етапи от изпълнението на поръчката.
Предварителен документ с опис на стоките
Преди издаването на фактура за авансово плащане обикновено се създава предварителен документ, в който се описват стоките или услугите по сделката, техните количества и цени, както и условията за доставка. В практиката това най-често е договор, поръчка, оферта или проформа фактура. Такъв документ урежда правата и задълженията на двете страни и служи като основание за извършване на авансовото плащане.
В StoreHouse PRO можете лесно да издавате оферти и проформа фактури, в които предварително да опишете стоките и условията по сделката.
Издаване на фактура за авансовото плащане
Доставчикът трябва да издаде фактура до пет работни дни от настъпване на данъчното събитие. При авансовите плащания това е датата на получаване на плащането.
При фактура за авансово плащане НЕ се включват стоките, които са предмет на сделката – документът следва да документира само получаването на плащането, а не прехвърляне на собствеността върху стоките към получателя. Добавянето на стоки към авансовата фактура би довело до тяхното ненавременно изписване от наличността и до нежелано изменение на размера на данъчната основа.
Следвайте тези стъпки:
- Отворете модул „Продажби“.
- Натиснете Ctrl+Shift+N, за да създадете нова продажба с фактура и стокова разписка.
- Изберете клиент и попълнете необходимите реквизити.
- Не добавяйте артикули.
- Натиснете Shift+F2, за да въведете ред в свободен текст.
В края на това ръководство сме добавили и описание на алтернативен начин за въвеждане, който не използва функцията за добавяне в свободен текст, а шаблонен артикул – прочетете го.
Пример за въвеждане
Попълнете полетата по следния начин:
• Код – въведете символ или код, който не съвпада с код на реален артикул. Препоръчително е предварително да определите код, който винаги ще използвате само за авансовите плащания и няма да се използва за други артикули.
• Наименование – например:
„Авансово плащане в размер на ХХ% по договор/поръчка № … от дата …“.
(Ако плащането е фиксирана сума, процентът може да се пропусне.)
• Единична цена – въведете размера на авансовото плащане без ДДС.
• Количество, мярка и отстъпка – оставете без промяна.
Натиснете Enter, за да добавите реда в документа.
След това запазете и отпечатайте или съхранете фактурата като PDF файл.
Ако има няколко авансови плащания, издавайте отделна фактура за всяко от тях. Можете да добавите уточнение в текста, например „Първо авансово плащане“ или „Второ авансово плащане“.
Издаване на окончателна фактура
След получаване на авансовите плащания и издаване на съответните фактури, следва финализиране на сделката.
Окончателната фактура се издава по стандартния начин: създавате нова продажба и добавяте всички артикули с техните количества и цени. След записването на продажбата стоките ще бъдат изписани от склада.
Особеността е, че трябва да приспаднете вече платените аванси, за да се избегне двойно начисляване. За целта добавете нов ред в свободен текст с отрицателна стойност, който да намали облагаемата сума на фактурата.
Типичен запис може да изглежда така:
„Приспадане на авансово плащане по фактура № … от дата …“.
Ако има повече от едно авансово плащане, добавете отделен ред за всяко от тях, като посочите номера и датата на съответната фактура. Сумата се въвежда с отрицателна стойност без ДДС.
Например, ако общата нетна стойност на сделката е 1022 €, а авансовото плащане е 500 € без ДДС, остатъкът за плащане ще бъде:
522 € без ДДС (626.40 € с ДДС).
Ако размерът на авансовите плащания съответства на общата стойност на сделката окончателната фактура ще бъде с нулева стойност.
Накрая запазете и отпечатайте фактурата, както при всяка друга продажба.
Алтернативен начин на въвеждане
Описаният по-горе начин за добавяне на ред за авансово плащане или за приспадане на авансово плащане използва функцията за въвеждане на ред в свободен текст.
Съществува и друг, често по-бърз начин. Той се състои в предварителното създаване на шаблонен артикул, който съдържа необходимото наименование и може да се използва многократно.
За целта:
- Отворете модул „Стоки“.
- Натиснете бутона „Нова рецепта“.
- Поставете отметка пред опцията „Услуга“.
- Въведете подходящ код за артикула, който ще използвате за авансово плащане.
- Изберете група и посочете мерна единица (може да използвате интервал, за да избегнете въвеждането на конкретна мярка).
- В полето Наименование въведете текста, който обикновено използвате във фактурите за авансово плащане, например:
„Авансово плащане в размер на ХХ% по договор/поръчка № … от дата …“.
Важно: Не въвеждайте цена и не добавяйте материали към рецептата.
Създаването на такъв шаблонен артикул Ви спестява необходимостта да въвеждате един и същи текст при всяка фактура. Освен това няма да се налага всеки път да измисляте временен код, който да не съвпада с код на съществуващ или бъдещ артикул.
При този подход редът за авансовото плащане се добавя по стандартния начин — като изберете артикула от списъка с артикули.
Когато го добавите към документ, програмата ще Ви позволи временно да промените наименованието, например за да посочите конкретен договор, поръчка или друг референтен документ. Тъй като полето за цена е оставено празно, стойността на авансовото плащане ще се въвежда ръчно всеки път при добавянето на тази услуга във фактура.
Защо се създава като услуга, а не като обикновена стока?
Когато е дефиниран като услуга и към него не са добавени материали, той може да се използва неограничен брой пъти в продажби. Така няма да се налага да разрешавате работа с отрицателни наличности или изкуствено да увеличавате количеството му в склада, за да можете да го включите в документ за продажба.