StoreHouse PRO позволява обмен на данни с други системи чрез файлове във формат CSV, XLS и XLSX. Това улеснява както импортирането на външна информация, така и експортирането на данни за допълнителна обработка.
Кога се използва
Импорт
Използвайте импорта за автоматизирано:
- въвеждане на голям брой артикули
- добавяне на голям брой клиенти и доставчици
- актуализиране на цени, отстъпки или други параметри на стоките
- обмен на данни с външни системи или други модули на продукта
Експорт
Използвайте експорта за:
- анализ на данни в Excel
- създаване на специфични отчети с потребителско форматиране и формули
- прехвърляне към други софтуерни продукти или други модули на StoreHouse
Какво е CSV файл
CSV (Comma-Separated Values) е текстов файл, в който:
- всеки ред представлява запис
- стойностите са разделени със символ (запетая, „;“ или табулация)
CSV файлът не съдържа празни редове и форматиране. Редовете съдържат еднакъв брой полета.
Настройки за импорт и експорт
Настройките за импорт и експорт в CSV файл се контролират чрез опциите в раздела „Други настройки“ на екрана с настройки на програмата.
Разделител на полетата
Разделителят на колоните в CSV файл е символ, който отделя отделните стойности (полета) в един ред от данни.
Изборът на разделител зависи от изискванията на софтуера, към който подавате данни или чиито данни импортирате в StoreHouse.
Изберете символ, който разделя стойностите:
- запетая (,)
- точка и запетая (;)
- табулация
По подразбиране се използва настройката на Windows.
Кодировка на знаците
Кодировката на знаците определя как текстът се записва и разчита като последователност от байтове във файл.
UTF-8 е универсална кодировка, която поддържа всички символи (включително кирилица), докато CP1251 е по-стара кодировка, използвана основно за кирилица и изисква съвместимост с по-стар софтуер.
StoreHouse позволява отделно задаване на кодировка за импорт и за експорт.
Поддържани кодировки:
- UTF-8 (по подразбиране)
- CP1251
Ако при импорт виждате нечетлив текст, вместо да избирате кодировка за всеки файл поотделно, променете настройката за кодировка по подразбиране.
Режим на съвместимост
Използвайте само при нужда.
Този режим предотвратява нежеланото автоматично форматиране в Excel
(напр. „00123“ → „123“).
Импорт на данни
Препоръка: Направете архив на базата данни преди импорт.
- Натиснете бутона Импорт в модула, в който искате да въведете данни от файл
- От екрана на импортния модул изберете файл чрез бутона Избор на файл
- Потвърдете избора
Уверете се, че файлът не е отворен в Excel или друго приложение.
След избор на файл
Програмата ще:
- анализира съдържанието
- визуализира данните в таблица
Ако това не е първият импорт в тази част на програмата и има запазена схема на свързване, програмата ще Ви предложи да я използвате автоматично.
В идеалния случай съдържанието на файла ще бъде разчетено коректно и данните ще се визуализират в отделни колони с четлив текст на кирилица, както е показано на примера по-горе.
Ако данните от файла са събрани в една колона или пък текстът е нечетлив, прочетете главата „Чести проблеми“ по-долу в това ръководство.
Начален и краен ред
По подразбиране програмата започва импортирането от първия ред на файла. В много случаи обаче този ред съдържа заглавия на колоните, които не трябва да се записват в базата данни.
За да зададете правилен начален ред:
- Щракнете двукратно върху реда, от който искате да започне импортът
- Потвърдете избора, когато програмата поиска потвърждение
Алтернативно, можете ръчно да въведете номера на началния ред в полето „Започни от ред“.
Така ще пропуснете заглавния ред и ще импортирате само реалните данни.
Ако не желаете да се импортират всички редове до края на файла, въведете желания краен ред в полето „Завърши с ред“. Това е полезно, когато искате да ограничите импорта до определена част от данните.
Свързване на колони и полета
Асоциирането на колоните от файла с реквизити в програмата е необходимо, за да може StoreHouse PRO да разпознае какъв тип информация съдържа всяка колона и къде точно да я запише. Тъй като файловете (напр. CSV или Excel) не съдържат информация за структурата на данните в програмата, тази връзка трябва да бъде зададена ръчно. Само по този начин се гарантира, че данните ще бъдат импортирани коректно и ще попаднат в правилните полета.
Когато импортирате данни в тази част на програмата за първи път ще трябва да направите асоциациите на колони от файла с полета от програмата ръчно.
При последващ импорт на същото място или от файл със същата структура, програмата може да Ви предложи да направи това вместо Вас, ако вече има съхранена схема на свързване.
Схемата на свързване включва асоциациите между колоните и полетата, както и основните настройки за импорт в този контекст.
При често импортиране на данни от файлове с еднаква структура, запазването на схемата и автоматичното ѝ прилагане след това, спестява време.
В полето „Колони без присвоен реквизит“ се показват всички колони от избрания файл, които все още не са свързани с полета за данни в програмата.
Вашата задача е да определите коя колона от файла на кое поле в StoreHouse PRO съответства.
Колоните са означени като „колона #1“, „колона #2“ и т.н., според тяхната позиция във файла. Същите означения ще видите и в таблицата с данни, което улеснява ориентирането.
Как се извършва свързването
За да бъде импортирана дадена информация, съответната колона трябва да бъде свързана с поле в програмата. Само свързаните колони участват в импорта.
Свързването може да извършите по един от следните начини:
- щракнете двукратно върху колона от списъка „Колони без присвоен реквизит“
- или я маркирайте и натиснете бутона за свързване
След това ще се отвори прозорец, от който избирате към кое поле да бъде свързана колоната.
Повторете процедурата за всички колони, които искате да импортирате.
Задължителни полета
В зависимост от модула, някои полета са задължителни и трябва да бъдат свързани, за да може импортът да завърши успешно.
Например, в модул „Стоки“ задължителни са:
- Номенклатурен код
- Наименование
- Мярка
Тези полета са обозначени със звездичка (*). Останалите полета са по избор.
Важни правила
- Всяка колона може да бъде свързана само с едно поле
- След свързване колоната се премества в списъка „Колони с присвоен реквизит“
- До нея се показва името на съответното поле
Корекции и изчистване
Ако допуснете грешка:
- маркирайте реда с колоната от списъчното поле „Колони с присвоен реквизит“ и използвайте бутона за прекъсване на връзката
Ако искате да започнете отначало:
- използвайте бутона за изчистване на всички връзки
Завършване на импорта
Когато сте готови:
- Проверете дали всички необходими полета са свързани
- Натиснете бутона „Импортирай“
- Изчакайте процесът да завърши
Чести проблеми
Данните са в една колона
Причина: грешен разделител
Решение: изключете „Разделител по подразбиране“ и изберете друг
Текстът е нечетлив
Причина: грешна кодировка
Решение: сменете UTF-8 / CP1251 или изберете нова кодировка по подразбиране чрез настройките на програмата.
Елементи на потребителския интерфейс
Поле файл
Показва пътя към избрания файл.
Бутон Избор на файл
Служи за избор на файла, от който да бъдат импортирани данни.
Кодиране на символите
Списъчното поле позволява временно да изберете различна кодова таблица на знаците (CP1251 или UTF-8), за целите на текущия импорт (само при импорт от CSV). По подразбиране ще е избрана опцията, която е зададена в настройките на програмата. Променете избора, ако текстовете в таблицата с данни са видимо нечетими.
Разделител по подразбиране
Ако тази опция е активирана, програмата ще използва разделителя, зададен в нейните настройки (само при импорт от CSV). Ако при анализа на файла се установи, че е използван друг разделител, програмата автоматично ще опита да го открие и адаптира прочитането на файла. Ако не успее, ще ви предостави възможност да изберете ръчно друг разделител.
Списъчно поле за разделител
Позволява ръчно избиране на друг разделител. Полето е активно само за CSV файлове, ако опцията "Разделител по подразбиране" не е маркирана.
Таблица с данни
В нея се визуализират данните, които модулът е прочел от файла.
Списък с "Колони без присвоен реквизит"
Това поле показва колоните от файла, които не са свързани с данни в програмата.
Списък с "Колони с присвоен реквизит"
Показва колоните от файла, които са свързани с полета за данни в StoreHouse PRO.
Брой редове във файла
Показва общия брой на прочетените редове с данни във файла.
Текстово поле "Започни от ред"
Показва номера на реда, от който ще започне вмъкването на данни. Позволява ръчно задаване на различен начален ред (например ред 2, за да се пропусне редът с имената на колоните, ако има такъв).
Текстово поле "Завърши с ред"
Показва номера на реда, на който прочитането на файла ще завърши. Позволява ръчна промяна.
Съхрани схемата на свързване
Позволява съхраняването на направените свързвания между колоните от файла и полетата на StoreHouse PRO, за да бъдат автоматично приложени при следващ импорт в същата част на програмата.
Импортирай
Дава начало на импортирането на информация в базата данни.
Служи за свързване на избраната колона от файла с реквизит на програмата.
Прекъсва връзката между избраната комбинация от колона и реквизит.
Изчиства всички установени връзки между колони и реквизити.
Прилага автоматично свързване на колоните от файла и реквизити на програмата според последната съхранена схема на свързване в този контекст.
Показва списъка с реквизити, които са задължителни за свързване в този контекст.
Експорт на данни
В модулите, които поддържат експорт, има бутон или команда „Експорт“, която отваря диалогов прозорец за избор на изходен формат, а след това и за избор на папка и име на файла.
