След като вече знаете как да въвеждате операции, категории и валути, следва най-важната част от работата с InCash – извличането на смислена информация от въведените данни.
Филтрите и търсенето Ви позволяват:
- да виждате само информацията, която Ви интересува в момента;
- бързо да създавате отчети за конкретен период, категория или валута;
- да откривате конкретни операции в големи списъци от данни.
Как работят филтрите в InCash
InCash използва комбинирана система за филтриране. Това означава, че:
- всеки филтър действа едновременно с останалите;
- всяка промяна се отразява незабавно върху списъка и обобщените стойности;
- крайният резултат е пресечната точка на всички активни филтри.
Инструментите за филтриране са разположени основно в лявата част на основния екран.
Филтър по период (дата)
Филтърът по период определя кои операции да бъдат включени в отчета според датата на плащането.
По подразбиране:
- начална дата – първият ден на текущия месец;
- крайна дата – днешната дата.
Промяната на която и да е от датите води до автоматично обновяване на резултатите.
Бърз избор на период
За по-бърза работа можете да използвате бутона „Периоди“, който предоставя:
- предварително дефинирани периоди;
- до 5 потребителски периода, които можете да запазите и използвате повторно.
На разположение са и бутони за:
- бърз преход един месец назад или напред;
- връщане към текущия период (от първо число на месеца до днес).
Бързи клавишни комбинации
- Ctrl + M – текущ месец до днес
- Ctrl + D – днешна дата
- Ctrl + Y – от началото на годината до днес
- Ctrl + ← / → – същият период, година назад / напред
- Shift + ← / → – същият период, месец назад / напред
(началната и крайната дата трябва да са в един и същи месец)
Филтър по тип операция
Чрез табовете можете да изберете дали да виждате:
- всички операции;
- само приходи;
- само разходи;
- шаблони;
- разписания.
По подразбиране се показват приходи и разходи.
Филтър по категория
Филтърът по категория е най-мощният инструмент за ограничаване и анализ на данните.
Категориите са представени в дървовидна структура с отметки.
- ако няма отметка – не се прилага филтър;
- ако са маркирани една или повече категории – показват се само операциите, свързани с тях.
Подкатегории
По подразбиране при избор на категория се включват и нейните подкатегории.
Това поведение може да се промени:
- с клавиш F4;
- с бутона над списъка с категории;
- или от Настройки → Избирай категориите с техните подкатегории.
Временна промяна със Shift
- задръжте Shift, докато маркирате категория;
- действието временно обръща текущата настройка за подкатегориите.
Контекстно меню
С десен бутон върху категорията получавате множество допълнителни команди, включително:
- Избери само тази категория;
- Избери всички категории освен тази;
- Запазване на потребителски селекции (до 5).
Бутони за бързи потребителски селекции
Под списъка с категории има пет номерирани бутона (1–5), чрез които активирате предварително запазени селекции от категории и подкатегории.
Непосредствено до тях има бутон за запис на текущата селекция в избрана позиция.
Бързи клавиши:
Ctrl + 1 … Ctrl + 5 – активират съответната селекция.
Филтър по статус на плащането
Плащанията могат да бъдат:
- приключени;
- чакащи.
От падащия списък можете да изберете:
- и двата типа;
- само приключени;
- само чакащи.
По подразбиране се показват и двата.
Филтър по валута
Когато работите с повече от една валута, можете да ограничите отчета до:
- всички валути (с автоматично превалутиране в EUR);
- или конкретна валута.
При избор на конкретна валута:
- показват се само плащанията в нея;
- обобщените стойности са в тази валута;
- плащанията в други валути не се показват.
Филтър по ключови думи (бързо търсене)
Над списъка с операциите се намира текстово поле за бързо търсене по ключови думи.
- Можете да въведете една или повече думи.
- За съвпадение се счита, ако всяка дума присъства в описанието или забележката.
Бърз клавиш: Ctrl + F
Сложно търсене по ключови думи
Сложното търсене е подходящо, когато се нуждаете от по-точни резултати.
Търсенето се стартира чрез:
- F3;
- бутона Търси;
- меню Редакция → Търси (сложно търсене).
Какво се претърсва
По избор можете да включите:
- описание;
- забележки;
- валута;
- контрагент;
- документ №.
Режими на търсене
- AND (И) – всички думи трябва да присъстват
- OR (ИЛИ) – поне една от думите
- NOT (НЕ) – записите не трябва да съдържат думите
По подразбиране търсенето е в режим AND.
Каскадно търсене
Можете да извършвате последователни търсения, като всяко следващо се прилага върху резултата от предишното.
Това позволява постепенно стесняване на резултатите.
Ако искате да започнете ново търсене:
- натиснете Ctrl + R за опресняване;
- след това стартирайте ново търсене.
Търсене без прилагане на филтър
Позволява временно игнориране на останалите филтри и търсене в целия документ.
Филтриране по сума
Филтрирането по сума се извършва чрез:
- меню Редакция → Филтриране по сума;
- клавишна комбинация Shift + F3.
Можете да:
- търсите точна сума;
- зададете толеранс (напр. ±10);
- активирате търсене само в евровата равностойност.
Важно да знаете
- Всички филтри работят заедно.
- Промяната на един филтър не изключва останалите.
- Филтрите и търсенето могат да се комбинират свободно.
- Всяко последователно търсене без опресняване е каскадно.
- Резултатите се обновяват автоматично.
Изключване на филтрите
С натискане на клавиша Esc или бутона „Без филтър“ от лентата с инструменти изключвате всички филтри с изключение на филтъра по период.
Защо тази глава е важна
Ако владеете филтрите и търсенето в InCash, ще можете:
- да намирате нужната информация за секунди;
- да изграждате точни и смислени отчети;
- да използвате пълния потенциал на въведените данни.