Модулът „Приходи и разходи“ се използва за проследяване на задълженията и плащанията по тях, както и за въвеждане на приходни и разходни операции, които не са свързани пряко с движението на стоки.
Когато създадете продажба или доставка, StoreHouse PRO автоматично създава съответното задължение в модула. След това можете да проследявате дали и кога задължението е погасено, включително когато плащането е извършено частично или на няколко пъти.
Модулът позволява и ръчно въвеждане на приходни и разходни операции, които не произтичат от продажба или доставка — например разходи за електроенергия, офис консумативи и други.
Важно: Задължението и плащането по него са две свързани, но различни неща. Задължението възниква при съставянето на съответния документ, а плащането може да бъде извършено веднага или на по-късна дата. Едно задължение може да бъде погасено и с няколко частични плащания.
Докато в останалите части на StoreHouse PRO основният фокус е върху движението на стоките, в „Приходи и разходи“ фокусът е върху паричната страна на операциите, възникналите задължения и тяхното погасяване.
Достъп до модула
За да отворите модула, изберете „Приходи и разходи“ от менюто „Операции“.
Програмата ще покаже основния екран на модула и екрана за филтриране на данните. Ако е необходимо, коригирайте началната и крайната дата на периода, с който желаете да работите, и натиснете „Приложи“.
По подразбиране програмата предлага период, започващ от първия ден на текущия месец до текущата дата.
Принцип на работа
В „Приходи и разходи“ се проследяват две свързани, но различни неща:
- задълженията — сумите, които възникват в резултат на продажби, доставки или ръчно въведени операции;
- плащанията — сумите, с които тези задължения се погасяват.
При създаване на нова доставка или продажба StoreHouse PRO автоматично създава запис за съответното задължение. Това действие не изисква намеса от оператора. В записа се съхранява информация за вида и стойността на сделката, контрагента, както и номера и датата на документа, който е породил задължението.
Когато бъде по време на съставянето на оригиналния документ бъде извършено плащане, то се отразява към съответното задължение. Програмата автоматично изчислява каква част от него е платена и каква сума остава за погасяване.
В зависимост от извършените плащания задължението може да бъде:
- изцяло погасено — когато общата сума на плащанията е равна на задължението;
- частично погасено — когато е платена само част от сумата;
- непогасено — когато няма въведено плащане.
Плащанията могат да бъдат извършени на различни дати и на части. Поради това датата на възникване на едно задължение не е задължително да съвпада с датата на неговото плащане.
Информацията в модула се представя в два основни изгледа:
- „Операции за периода“ — показва задълженията, възникнали през избрания период;
- „Плащания за периода“ — показва плащанията, извършени през избрания период.
Двата изгледа използват различна дата, за да определят кои записи попадат в избрания период. При „Операции за периода“ това е датата на възникване на задължението (датата на документа), а при „Плащания за периода“ — датата на конкретното плащане.
Поради това е възможно едно задължение да се вижда в „Операции за периода“, но плащането по него да не се вижда в „Плащания за периода“, ако плащането е извършено извън избрания период.
Обратното също е възможно — дадено плащане може да се вижда в „Плащания за периода“, но съответното задължение да не се вижда в „Операции за периода“, ако задължението е възникнало извън избрания период.
Модулът предоставя и различни възможности за филтриране на информацията, така че да можете да ограничите показваните операции според периода, вида на операцията, статуса на плащане, начина на плащане, контрагента и други параметри.
Операции за периода
Това е изгледът по подразбиране. Той показва задълженията, възникнали през избрания период.
Тук се включват стоковите и складовите разписки, чиято дата на съставяне попада в периода на филтъра, както и ръчно създадените операции с дата в избрания период.
Данни в таблицата
В таблицата се визуализира следната информация:
- Пореден номер на операция в модула;
- Разписка № — ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, тук се показва номерът на складовата разписка или стоковата разписка. При ръчно създадени операции номер на разписка не се показва;
- Дата — датата на документа, по който е създаден записът, или датата на операцията при ръчно въвеждане;
- Фактура № — номерът на фактурата, издадена към операцията. Полето се използва за операции, създадени в модул „Продажби“;
- Плащане до — крайната дата за плащане по операцията (нейния падеж). Датата може да се различава от датата на документа. По нея може да се определят операциите с просрочено плащане;
- Описание на операцията — при автоматично създадени записи по подразбиране се показва „Доставка“ или „Продажба“. При ръчно въведени операции се показва въведеното от оператора описание. Описанието може да бъде променяно;
- Контрагент — клиентът или доставчикът, свързан с операцията. При ръчно създадени операции това поле може да остане празно;
- Приход — общата стойност на приходната операция. Отрицателна стойност означава връщане на стоки или суми, например чрез кредитно известие или стокова разписка за върнати стоки;
- Разход — общата стойност на разходната операция. Отрицателна стойност означава връщане на стоки към доставчик. Разходните операции се оцветяват в червено за по-лесно разграничаване;
- Платени — общата сума на всички плащания по операцията;
- Остатък — сумата, която остава за плащане, след като от общото задължение бъдат приспаднати извършените плащания;
- Валута – показва валутата на задължението.
- Основание — при автоматично създадени операции от модул „Доставки“ тук се показва номерът на документа, издаден от доставчика. При продажби се показва стойността на полето „Основание за издаване“ от модул „Продажби“. При ръчно въведени операции стойността се въвежда от оператора;
- Плащане — избраният начин на плащане;
- Брой плащания — броят на отделните плащания по операцията;
- Обект — виртуалният обект, през който е извършена операцията. Колоната се показва само когато е избран режим „Без избран обект“.
Подреждане на колоните
Можете да променяте подредбата на колоните според предпочитанията си.
За да преместите колона, натиснете и задръжте левия бутон на мишката върху нейното заглавие, издърпайте я до желаното място и отпуснете бутона.
Същата възможност е налична и в изгледа „Плащания за периода“.
Плащания за периода
Вторият изглед, „Плащания за периода“, показва плащанията, които реално са извършени през периода, определен във филтъра на справката.
Важно е да се има предвид, че датата на плащането и датата на възникване на задължението могат да бъдат различни. Поради това този изглед може да показва плащане по задължение, възникнало в предходен период. В такъв случай самото задължение няма да бъде показано в „Операции за периода“, ако неговата дата е извън избрания период.
Докато сте в изглед „Плащания за периода“ не можете да създавате или променяте записи от списъка.
Филтриране по оператор
В горната дясна част на справката „Плащания за периода“ има падащ списък за избор на оператор.
Чрез него можете да ограничите показваните плащания само до тези, които са въведени от избран потребител.
Това е полезно например когато искате да проверите кои задължения е закрил конкретен оператор.
При избор на стойност, която не ограничава справката до конкретен оператор, се показват плащанията, въведени от всички потребители.
Данни в таблицата
Изгледът визуализира следните данни:
- Пореден номер на операцията, към която принадлежи плащането;
- Разписка №;
- Платено на — датата, на която е извършено конкретното плащане;
- Фактура №;
- Описание на операцията;
- Контрагент;
- Приход — стойността на реално извършеното плащане по приходната операция;
- Разход — стойността на реално извършеното плащане по разходната операция;
- Валута на плащането
- Основание;
- Плащане — начинът на плащане;
- Потребител — потребителското име на оператора, който е въвел плащането;
- Обект — виртуалният обект, през който е извършена операцията. Колоната се показва само в режим „Без избран обект“.
В този изглед може да има две или повече плащания, които се отнасят към едно и също задължение. Това се получава, когато задължението е погасено на части и повече от едно плащане попада в избрания период.
При такива записи общите данни за операцията ще съвпадат, но размерът и датата на плащането могат да бъдат различни.
Както при „Операции за периода“, можете да променяте подредбата на колоните чрез влачене и пускане на техните заглавия.
Общи стойности
В долната част на екрана има таблица, която показва сумираните стойности за справката.
Редове
Ред 1, „Сума – документи“ показва общата стойност на задълженията, възникнали през избрания период. Стойността се определя според крайната сума за плащане по документите, породили задълженията. Направените плащания не се приспадат от тази сума.
Ред 2, „Сума – платени“ показва размера на плащанията, извършени през избрания период.
Тази сума може да бъде по-голяма от „Сума – документи“, тъй като плащанията могат да са по задължения, възникнали в предходни периоди.
Ред 3, „Сума – задължения“ показва остатъчните неизплатени задължения, възникнали през избрания период.
Тази стойност не е просто разликата между ред 1 и ред 2, тъй като плащанията от ред 2 могат да бъдат по задължения, възникнали преди началото на избрания период.
Когато във филтъра е избрано да се показват само приходни операции, наименованието на ред 3 се променя на „Сума – вземания“.
Колони
Таблицата има следните колони:
„Начално салдо“ показва сумите по операциите, възникнали преди началната дата на периода, определен във филтъра.
„Приходи – период“ показва сумите на всички приходни операции през избрания период. Това включва операции, генерирани от документи за продажба, както и ръчно създадени приходни операции.
„Разходи – период“ показва сумата на всички разходни операции през избрания период. Това включва операции, генерирани от документи за доставка, както и ръчно създадени разходни операции.
„Баланс – период“ показва разликата между приходите и разходите през избрания период.
„Краен баланс“ за ред 1 и ред 2 показва началното салдо, увеличено или намалено с баланса за периода.
При ред 3 стойността се изчислява като разлика между ред 1 и ред 2, за да бъдат отчетени и плащанията по операции, възникнали в предходни периоди.
Стойностите в таблицата се преизчисляват автоматично при промяна на филтъра, както и при създаване, промяна или изтриване на запис.
Ако работите с голяма база данни или с база данни, разположена в мрежата, препоръчително е да изключите автоматичното преизчисляване на салдото от настройките на модула. В този случай се появява бутон за ръчно преизчисляване, чрез който можете да актуализирате стойностите, когато е необходимо. Изключването на автоматичното преизчисляване става чрез бутона за настройки на модула.
Филтриране на данните
Модулът „Приходи и разходи“ позволява да ограничите показваната информация според различни параметри.
Екранът за филтриране се показва автоматично при вход в модула. Ако сте го затворили, можете да го покажете отново чрез натискане на клавиша F2 или бутона „Филтър“.
Период
Като минимум е необходимо да проверите дали началната и крайната дата съответстват на периода, за който желаете да виждате информация.
По подразбиране програмата предлага период от първия ден на текущия месец до текущата дата.
Статус на плащането
Можете да изберете дали да се показват:
- Всички операции;
- Само изплатените;
- Само неизплатените.
Ако не желаете да филтрирате по този показател, оставете избрана опцията за показване на всички операции.
Вид на операцията
Операциите могат да бъдат приходни или разходни. Във филтъра можете да изберете:
- Всички операции;
- Само приходни;
- Само разходни.
Ако например желаете да видите само задълженията, създадени от модул „Доставки“, изберете „Разходни“. За продажбите изберете „Приходни“.
Начин на плащане
Можете да ограничите справката според начина на плащане.
Премахнете отметката пред видовете плащания, които не желаете да бъдат включени. Ако не желаете да филтрирате по този параметър, оставете отметка пред всички видове плащане.
Контрагент
По желание можете да филтрирате информацията и по контрагент.
Поставете отметки пред клиентите или доставчиците, които желаете да включите в справката. Операциите на останалите контрагенти няма да бъдат показвани.
Важно: Ако не желаете да филтрирате по контрагент, не е необходимо да поставяте отметки. Когато пред нито един контрагент няма отметка, програмата приема, че трябва да показва всички контрагенти.
Ръчно създадените операции могат да бъдат без избран контрагент. Те не се свързват с конкретен клиент или доставчик.
За по-бързо откриване на нужния контрагент използвайте функцията за търсене по име. Ако желаете да изберете два или повече конкретни контрагента, поставете отметка пред опцията „Запази моя избор между отделните търсения“ преди да започнете търсенето. В противен случай всяко следващо търсене ще замени предишния избор.
Прилагане на филтъра
След като зададете желаните параметри, можете да приложите филтъра чрез един от двата бутона:
- „Приложи и затвори“ — прилага филтъра и затваря екрана;
- „Приложи“ — прилага филтъра, но оставя екрана отворен.
Ако ще извършвате няколко последователни справки с различни параметри и размерът на екрана позволява това, препоръчително е да оставите филтъра отворен.
След прилагането на филтъра програмата показва само информацията, която отговаря на зададените параметри. Стойностите в таблицата с общите стойности също се преизчисляват.
Търсене по ключова дума
Можете да извършвате и търсене по ключова дума чрез бутона „Търсене“ или клавиша Ctrl+F.
Въведете думата или последователността от символи, която търсите, и натиснете Enter.
Програмата ще покаже само операциите, които съдържат търсения текст в полето за описание на операцията или в полето за основание.
Търсенето се извършва върху вече филтрираните данни. Това означава, че операции, които не отговарят на зададения филтър, няма да бъдат включени в резултатите, дори да съдържат търсената ключова дума.
Създаване и промяна на операции
Повечето записи в „Приходи и разходи“ се създават автоматично при съставяне на доставки и продажби. Можете обаче да създавате и ръчни приходни и разходни операции, когато те не са свързани пряко с движение на стоки.
За да създадете нова операция, натиснете бутона „Нова операция“ или клавиша Ctrl+N.
Въвеждане на операция
- Дата и падеж
При необходимост коригирайте датата на възникване на задължението и крайната дата за плащането му. По подразбиране програмата въвежда текущата дата и в двете полета. - Описание
Въведете кратко описание на операцията. - Контрагент
По желание изберете контрагент за операцията.Ако операцията е свързана с конкретен клиент или доставчик, натиснете бутона за избор на контрагент и го изберете от номенклатурата. Ако операцията не е свързана с конкретен контрагент, полето може да бъде оставено празно. - Сума
Въведете размера на общото задължение по операцията. - Вид на операцията
Изберете дали операцията е приходна или разходна. - Начин на плащане
Изберете начина на плащане. - Плащане
Ако по задължението вече е направено плащане, натиснете „Ново плащане“. Въведете сумата и датата на плащането и го добавете.Ако плащанията са повече от едно, повторете действието за всяко от тях.
Ако сумата на плащането е равна на остатъка по операцията, можете да използвате бутона за „пълно погасяване“. Програмата автоматично ще въведе остатъка като сума за плащане.
Накрая натиснете Enter или бутона „OK“, за да съхраните операцията.
Промяна на операция
За да промените вече създаден запис, щракнете два пъти с левия бутон на мишката върху неговия ред или го маркирайте и натиснете „Редактирай реда“.
Ще се покаже същият екран, който се използва при създаване на нова операция. Направете необходимите промени, при нужда добавете ново плащане и натиснете „Запиши“.
Закриване на задължения
Закриване на задължение означава въвеждане на плащане, с което задължението се погасява изцяло или частично.
Автоматично закриване при съставяне на продажба или доставка
При съставяне на доставка или продажба StoreHouse PRO автоматично отразява плащанията по операцията, освен ако тази възможност е изключена в настройките или от оператора.
Ако е въведено плащане, различно от нула, програмата го отразява в „Приходи и разходи“.
Когато платената сума е равна на общото задължение, операцията се счита за изплатена. Ако платената сума е по-малка, остава задължение за бъдещо погасяване.
При активирана опция за автоматично погасяване на стари задължения новите плащания се използват за погасяване на най-старите задължения на клиента. Ако сумата не е достатъчна, част от задълженията остават непогасени.
За бърза справка за задълженията на контрагент използвайте бутона за справка или щракнете с десния бутон върху реда с контрагента и изберете съответната команда.
Ръчно закриване в „Приходи и разходи“
Ръчното погасяване се използва, когато трябва да въведете плащане, което не е било отразено при създаването на документа. Това може да се случи при отсрочено плащане или когато плащането не е било въведено от оператора.
Плащанията могат да се въвеждат при отваряне на операцията за промяна. Съществува обаче и по-бърз начин — чрез контекстното меню на избраната операция.
Контекстното меню се показва при чукване с десния бутон на мишката върху избран ред от таблицата с операции.
Изберете една от следните команди:
„Закриване на задълженията по избраните редове“ позволява да изберете една или повече операции и да ги закриете наведнъж, без да въвеждате сумите ръчно.
Програмата автоматично въвежда плащане в размер на остатъчното задължение по всяка от избраните операции. За дата на плащане се използва текущата дата.
„Закриване на задълженията чрез разпределяне на въведена сума“ позволява да изберете една или повече операции и да ги погасите до размера на въведена от вас сума.
Избраните операции трябва да бъдат от един и същи тип — приходни или разходни.
Програмата ще покаже екрана за въвеждане на плащане и автоматично ще попълни общата сума на неизплатените задължения по избраните записи. Можете да промените сумата или да я потвърдите с натискане на Enter.
Въведената сума ще бъде автоматично разпределена между избраните операции. Ако тя не е достатъчна за пълното погасяване на всички задължения, някои от тях ще останат частично или изцяло неизплатени.
В този режим можете да промените и датата на плащане.
Не е задължително избраните операции да са на един и същи контрагент. Ако сред тях има различни контрагенти, програмата ще ви предупреди.
„Въвеждане на плащане“ се използва за въвеждане на плащане по една операция.
Командата позволява да въведете размера на платената сума и да изберете датата на плащането. Това е по-бърза алтернатива на отварянето на целия запис за промяна.
За да изберете няколко записа, задръжте Ctrl и последователно щракнете върху желаните операции.
Ако записите са последователни, изберете първия, задръжте Shift и щракнете върху последния. Така ще бъдат избрани всички записи между тях.
Забележки
Изтриването на оригинална доставка или продажба, свързана със запис в „Приходи и разходи“, води до изтриването на този запис и всички свързани с него плащания.
Изтриването на запис в „Приходи и разходи“ не премахва оригиналната операция, която го е създала.
При промяна на общата стойност на доставка или продажба — например чрез добавяне или премахване на артикули или промяна на количества и цени — автоматично се актуализира и размерът на задължението в „Приходи и разходи“.
Вече въведените плащания обаче остават непроменени.
Ако в системата има няколко складови обекта, всеки от тях разполага със собствен масив от данни в „Приходи и разходи“.
Когато даден обект е активен, виждате само неговите задължения и плащания. За работа с данните на друг обект първо трябва да го активирате.
За консолидирана справка, обхващаща всички обекти, превключете на режим „Без избран обект“. В този режим можете да правите справки, но не можете да въвеждате промени.
За много фирми достъпът до „Приходи и разходи“ е необходим само на определени потребители. Чрез правата за достъп можете да ограничите работата с модула до потребителите, които са пряко ангажирани с отчитането на задълженията и плащанията.