Приходи и разходи

Модулът „Приходи и разходи“ позволява проследяване на паричните потоци във фирмата, управление на падежите по задължения на клиенти и доставчици, както и въвеждане на информация за направени отложени плащания. Той също така служи за въвеждане на приходни и разходни операции, които не са свързани директно с движението на стоки (например разходи за електроенергия, офис консумативи и др.).

Докато в останалите части на StoreHouse PRO фокусът е върху движението на стоките, модулът „Приходи и разходи“ поставя акцент върху паричното изражение на операциите и управлението на задълженията и тяхното погасяване.

За достъп до модула изберете „Приходи и разходи“ от менюто „Операции“.

Програмата ще покаже основния екран на модула и екрана на филтъра. Ако е необходимо коригирайте началната и крайната дата на периода, с който желаете да работите и натиснете бутона „Приложи“ (по подразбиране програмата предлага период с начална дата първо число на текущия месец).

Принцип на работа

При създаване на нова доставка или продажба, StoreHouse PRO автоматично генерира запис за задължение в модул „Приходи и разходи“. Това действие не изисква намеса на оператора. Записът съдържа информация за вида и стойността на сделката, контрагента, както и номера и датата на издадения складов документ. Програмата проследява сумата и датата на направените плащания и автоматично изчислява дължимия остатък.

Ако операторът не отбележи операцията като изплатена или посочи различна платена сума от дължимата, записът в „Приходи и разходи“ ще бъде със статус на неизплатена операция.

Програмата генерира обща сума на всички приходни и разходни операции, сумата на направените плащания и общата сума на задълженията.

Модулът предоставя възможност за филтриране на информацията по различни параметри, което улеснява максималното извличане на полезна информация.

Информацията в „Приходи и разходи“ се представя в два основни изгледа: „Операции за периода“ и „Плащания за периода“. Превключването между тях става чрез натискане на съответната контрола, както е показано на изображението по-долу.

Операции за периода

Това е изгледът по подразбиране. В таблицата се визуализира информация за всички задължения, които са възникнали през избрания период, т.е. това са стоковите и складовите разписки, чиято дата на съставяне попада в периода на филтъра.

В таблицата се визуализира следния набор от данни:

• уникален пореден номер на операция;
• разписка № – ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, номерът вписан тук е номера на складовата разписка (при доставки) или номера на стоковата разписка (при продажби). За операции, които са ръчно съставени в този модул, не се изписва номер на разписка;
• дата – това е датата на документа, по който е съставен записа, или датата на операцията (ако е ръчно въведена);
• фактура № – в това поле се отбелязва номера на фактурата, която е издадена към тази операция (към стоковата разписка). Важи само за операции, които са създадени в модул „Продажби“;
• плащане до – тук се записва крайната дата (падежа) за плащане по тази операция. Не е задължително датата на плащане да съвпада с датата на документа. По това поле е възможно да се определи, кои операции са с просрочено плащане. Информация за тази дата се взима директно от модулите „Доставки“ и „Продажби“, а когато записът се въвежда ръчно – датата се въвежда от потребителя;
• описание на операцията – когато записът е съставен автоматично от програмата, наименованието по подразбиране е „доставка“ или „продажба“, в зависимост от това с каква операция от склада кореспондира този запис. При ръчно съставените операции, наименованието е такова, каквото въведе оператора. И в двата случая обаче, наименованието може да бъде променяно по всяко време (както и повечето параметри на записа);
• контрагент – тук се изписва името на клиента/доставчика по конкретната операция;
• приход – общата сума по приходни операции (продажби). Тук се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки/суми, отразени чрез модул „Продажби“ под формата на кредитно известие или стокова разписка за върнати стоки (сторно);
• разход – общата сума по разходните операции (доставки). Тук също се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки към Ваш доставчик. Разходните операции се оцветяват в червено за по-лесно визуално разграничаване;
• платени – в това поле се записва общата сума от всички (частични) плащания по тази операция;
• остатък – това е остатъкът за плащане по тази операция, т.е. разликата между общото задължение и погасената част от него;
• основание – при записите, които са създадени автоматично от модул „Доставки“, тук се записва номера на документа, който Ви е издал Вашия доставчик. За продажбите тук се записва стойността на полето „основание за издаване“, което потребителят попълва в модул „Продажби“. При ръчно въвеждане на операции, стойността на това поле е произволна. Тя също подлежи на промяна по всяко време;
• плащане – показва избрания начин на плащане;
• брой плащания – това е броят на плащанията по тази операция. Тъй като модулът позволява плащането да става на части и на различни дати, тук се изписва информация за общия брой частични плащания;
• обект – тук се показва информация за виртуалния обект, през който е извършена операцията. Колоната се визуализира само тогава, когато за активен складов обект е избрана опцията „Без избран обект“. Във всички останали случаи се показват само операциите за текущия активен обект и не е необходимо да се пояснява неговото име.

Плащания за периода

Вторият раздел, „Плащания за периода“, показва само плащанията, които реално са се случили в периода, определен във филтъра на справката. Обърнете внимание, че не е задължително плащането и задължението да са в един и същи период. В този смисъл е напълно възможно изгледът „Плащания за периода“ да показва информация за погасяване на задължения в текущия период, а самите задължения да са възникнали доста по-назад във времето и по тази причина не се визуализират в другия изглед – „Операции за периода“.

Изгледът визуализира следните данни:

• уникален пореден на операция
• разписка №
• платено на – отразява датата, на която е извършено конкретното плащане
• фактура №
• описание на операцията
• контрагент
• приход – този път тук се отразява стойността на реалното плащане, а не общата стойност на сделката
• разход – тук също се отразява стойността на реалното плащане
• основание
• плащане – показва се начина на плащане
• обект  – както и при другия изглед, тази колона се показва само в режим „Без избран обект“

В раздела „Плащания за периода“ е възможно да има две или повече плащания, които се отнасят към едно и също задължение. Това се получава, когато в рамките на филтрирания от Вас период попада повече от едно частично плащане по една и съща операция. Всички реквизити на такива записи ще съвпадат, освен, може би, размера на плащането и датата, на която е извършено то.

Общи стойности

В долната част на екрана има таблица, която показва сумираните стойности за справката. Всяка клетка в таблицата има своето специфично предназначение, което ще разгледаме накратко:

Ред 1, „Сума – документи“ показва общата стойност на задълженията в периода, базирана на крайната сума за плащане по документа, който е породил задължението. Тази стойност не отчита евентуално направените плащания.

Ред 2, „Сума – платени“ показва размера на извършените плащания през периода, определен във филтъра. Тази сума може да надвишава стойността от предишния ред, тъй като плащания могат да са извършени за задължения от предходни периоди.

Ред 3, „Сума – задължения“ показва информация за остатъчните неизплатени задължения, възникнали през избрания период. Тази сума не е просто разликата между ред 1 и ред 2, тъй като платените суми (ред 2) могат да включват плащания за задължения, възникнали в предишен период.

Ако във филтъра е избрано да се показват само приходни операции, наименованието на ред 3 ще се промени на „Сума – вземания“.

Таблицата има и следните колони:

Колона 1, „Начално салдо“ показва сумите за всички операции, които са възникнали преди началната дата на периода, дефиниран във филтъра.

Колона 2, „Приходи – период“ показва сумите на всички приходни операции през избрания период. Приходни операции са тези, генерирани от документи за продажба или ръчно създадени като приходни операции в модула „Приходи и разходи“.

Колона 3, „Разходи – период“ показва сумата на всички разходни операции през периода, зададен във филтъра. Разходни операции включват тези, генерирани от документи за доставка или създадени ръчно в модула като разходни.

Колона 4, „Баланс – период“ показва разликата между стойностите в колоните „Приходи – период“ и „Разходи – период“.

Колона 5, „Краен баланс“ за ред 1 и ред 2 показва сумата от началното салдо плюс стойността в колоната „Баланс – период“. Единственото изключение е ред 3, където стойността е разликата между ред 1 и ред 2, за да отрази плащанията за операции от предишни периоди.

Преизчисляването на общите стойности става автоматично всеки път, когато променяте филтъра или създавате, променяте или изтривате запис.

Ако работите с голяма база данни или такава, разположена в мрежата, препоръчително е да изключите автоматичното преизчисляване на салдата, за да избегнете ненужно натоварване на програмата. Можете да деактивирате опцията в настройките на модула. След като го направите, ще се появи бутон за ръчно преизчисляване, който ще ви позволи да актуализирате стойностите, когато пожелаете.

Филтриране на данните

Модул „Приходи и разходи“ Ви позволява да променяте параметрите на справката, така че на екрана да се показва единствено информацията, която Ви интересува в момента.

Екранът на филтъра се показва автоматично при вход в модула, но ако сте го затворили, можете да го покажете отново чрез натискане на клавиша F2 или чрез чукване върху бутона „Филтър“.

Като минимум е необходимо да проверите, дали началната и крайната дата съответстват на периода, за който желаете да виждате информация. По подразбиране програмата ще предлага период, който започва от първо число на текущия месец и крайна дата, която съответства на текущия ден от месеца.

Ако желаете да филтрирате информацията по статус на плащането, можете да изберете показване само на изплатените задължения или показване само на неизплатените. В случай, че не желаете да филтрирате по този показател, оставете избрана опцията по подразбиране – показване на всички операции.

Операциите могат да бъдат приходни или разходни, затова във филтъра можете да изберете да виждате един от двата типа или пък всички, без оглед на техния тип. Ако желаете да виждате информация само за задължения, които са генерирани от модул „Доставки“, изберете за тип „само разходни“. Ако пък желаете да виждате продажбите, изберете „само приходни“.

Възможно е да изключите показването на задължения, които са (или ще бъдат) платени по определен начин, който в момента не Ви интересува. Премахнете отметката пред видовете плащания, които не желаете да се включват в отчета. Ако не желаете да филтрирате по този параметър, уверете се, че пред всеки от видовете плащания има отметка.

Накрая, ако желаете, можете да филтрирате информацията и по име на контрагента. Това е полезно за случаите, при желаете да отделите виждате само информация за избрани от Вас контрагенти, без да я смесвате с данните на други, които в конкретния момент не Ви интересуват. Поставете отметки пред клиентите, които желаете да включите в отчета – останалите ще бъдат изключени.

‼️ Имайте предвид, че ако не желаете да филтрирате по контрагент, не е необходимо да поставяте отметки. Когато пред нито един контрагент няма отметка, програмата приема, че трябва да показва всички контрагенти.

ℹ️ За по-бързо откриване на нужния Ви контрагент използвайте функцията за търсене по име на контрагент. В случай, че планирате да направите селекция от два или повече избрани контрагента, уверете се, че преди търсенето сте поставили отметка пред опцията „Запази моя избор между отделните търсения„. В противен случай всяко следващо търсене ще анулира предишната селекция.

Накрая остава единствено да приложите филтъра. Можете да направите това чрез натискане на един от двата бутона: „Приложи и затвори“ или „Приложи„. Разликата между тях се изразява в това, че натискането на първия бутон прилага филтъра и затваря екрана за филтриране, докато вторият бутон също прилага филтъра, но оставя екрана отворен и достъпен за бърза промяна и прилагане на нови параметри на справката. Ако желаете да извършвате многократни последователни филтрирания на данните с различни параметри, и ако разделителната способност на монитора Ви позволява това, препоръчително е да оставяте екрана на филтъра отворен.

След като приложите филтъра програмата ще визуализира информацията, която отговаря на комбинацията от параметри, които сте заложили. Стойностите в таблицата със сборовете също ще бъдат преизчислени.

ℹ️ Ако е необходимо, можете да извършвате и търсене по ключова дума. Това става чрез натискане на бутона „Търсене“ или клавиша F3. Въведете ключовата дума, която търсите и натиснете Enter. Програмата ще покаже само тези операции, които съдържат въведената последователност от символи в полето за описание на операцията или в полето за основание и референтен документ. При извършване на търсене се взимат предвид приложените филтри, така че справката няма да включва операции, които съдържат търсените ключови думи, но не отговарят на приложения филтър.

Създаване и промяна на операции

Както стана ясно от написаното по-горе, данните в „Приходи и разходи“ се генерират автоматично от модулите за доставки и продажби. Можете обаче и ръчно да създавате приходни и разходни операции, директно в модула. За да създадете нова операция, натиснете бутона „Нов запис“ или клавиша F5. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на новия запис. 

Ако е необходимо, коригирайте датата на възникване на задължението и крайната дата за плащането му (падежа). По подразбиране програмата ще въведе текущата дата и в двете полета.

Въведете някакво кратко описание на операцията.

Натиснете бутона за избор на контрагент и изберете клиента или доставчика по тази операция. Ако контрагентът не присъства в номенклатурата, можете да го създадете директно от екрана за избор.

Въведете размера на общото задължение по тази операция.

Изберете дали и приходна или разходна операция.

Изберете начина на плащане.

Ако по това задължение има направено плащане, натиснете бутона „Въведи плащане“ и след това въведете и добавете сумата, която е платена и датата, на която това се е случило. В случай, че плащанията са повече от едно, повторете същото и за останалите.

ℹ️ Ако плащането отговаря на остатъка за плащане по тази операция, вместо да въвеждате стойността ръчно, можете да натиснете бутона „Пълно погасяване„. Програмата ще въведе остатъка за доплащане вместо Вас.

Накрая натиснете Enter или бутона „Запиши“, за да съхраните записа в базата данни.

Ако е необходимо да промените вече добавен запис, това може да стане чрез двукратно чукване с левия бутон на мишката върху неговия ред. Алтернативно можете да маркирате записа и да натиснете бутона „Промяна“.

При промяна на запис се показва същия екран, който се използва и за създаването на нов запис. Направете нужните промени, ако е необходимо – добавете ново плащане и отново натиснете бутона за запис, за да съхраните промените.

Закриване на задължения

Автоматично закриване по време на съставяне на продажба или доставка

При съставяне на доставка или продажба, StoreHouse PRO автоматично погасява задълженията, освен ако това не е изключено в настройките или от оператора. Ако е въведено плащане, различно от нула, програмата го отразява в „Приходи и разходи“. При съвпадение между платената сума и общото задължение, операцията се счита за изплатена. Ако сумата е по-малка, остава задължение за бъдещо погасяване.

При активирана опция за автоматично погасяване на стари задължения, новите плащания се използват за погасяване на най-старите дългове на клиента. Ако сумата не е достатъчна, част от задълженията остават непогасени.

За бърза справка за задълженията на контрагент, използвайте бутона за справка или кликнете с десния бутон на мишката върху реда с контрагента и изберете съответната команда.

Ръчно закриване в „Приходи и разходи“

Ръчно погасяване на задължения се използва, когато трябва да се въведе плащане, което не е било отразено при създаването на документа. Това се случва при отсрочени плащания или операторски грешки, когато плащането не е въведено.

Както беше споменато по-горе, плащанията по операциите могат да се въвеждат, докато те са отворени в режим на създаване или промяна. Въпреки това, съществува и по-бърз начин да въведете плащане:

1. Изберете записа: Кликнете с десния бутон на мишката върху записа, по който искате да въведете плащане.
2. Изберете начина на погасяване: Програмата ще изведе контекстно меню, което предлага различни възможности за работа с избрания запис. От това меню можете да изберете съответната опция за въвеждане на плащане, без да е необходимо да отваряте целия запис за редакция.

Този метод спестява време и е удобен за бързо въвеждане на плащания.

„Бързо закриване на задълженията по избраните операции“ позволява да изберете една или повече операции от списъка и да ги закриете наведнъж, без да въвеждате суми. Програмата автоматично ще въведе плащане в размер на остатъчното задължение по всяка от избраните операции. За дата на плащане се въвежда автоматично текущата дата.

„Бързо закриване на задълженията по избраните операции чрез разпределяне на въведена сума“ позволява да изберете един или повече записи от списъка (като трябва да бъдат от един и същи тип: приходни или разходни) и да закриете задълженията по тях до размера на въведената от вас сума. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на плащане и автоматично ще попълни общата сума на неизплатените задължения по избраните записи. Можете да промените сумата или да я потвърдите с натискане на Enter. Сумата ще бъде автоматично разпределена между избраните записи. Ако сумата не е достатъчна за пълното погасяване на задълженията, някои от тях ще останат частично или изцяло неизплатени. В този режим можете също да промените датата на плащане.

Не е задължително записите от селекцията да са с един и същи контрагент. Въпреки това, ако между тях има различни контрагенти, програмата ще ви предупреди.

„Бързо въвеждане на плащане“ може да се използва за въвеждане на плащания по единични операции. Тази команда позволява да въведете размера на платената сума и да изберете датата на плащането. Това е по-бърза алтернатива на въвеждането на плащане по време на редакция на записа, тъй като спестява зареждането на целия запис за промяна.

За да изберете няколко записа от списъка, задръжте клавиша Ctrl и последователно кликнете върху записите, които искате да добавите към селекцията. Ако записите са подредени последователно, изберете първия от тях, натиснете Shift и чукнете върху последния запис – това ще добави всички записи между тях.

Забележки

Изтриването на оригинална доставка или продажба, свързана със запис в „Приходи и разходи“, води до изтриването на този запис и всички асоциирани плащания. Обаче, изтриването на запис в „Приходи и разходи“ не премахва оригиналната операция, която го е създала.

При промяна на общата стойност на доставка или продажба (например добавяне/премахване на артикули или промяна на количества и цени), автоматично се актуализира и размерът на задължението в „Приходи и разходи“. Въпреки това, вече въведените плащания остават непроменени.

Ако има няколко складови обекта в системата, всеки от тях разполага със собствен масив данни в „Приходи и разходи“. Когато даден обект е активен, ще виждате само неговите задължения и плащания. За работа с данни от друг обект трябва първо да го активирате. За консолидирана справка, обхващаща всички обекти, превключете на режим „Без избран обект“, но в този режим можете само да правите справки, без да въвеждате промени.

Накрая, за много фирми само определени потребители имат достъп до този модул. Можете да ограничите достъпа само за тези, които са пряко ангажирани с отчитането на задълженията и плащанията.