Контрагенти – клиенти и доставчици

Създаване на номенклатура на клиентите и доставчиците

StoreHouse поддържа каталог с всички важни данни за Вашите клиенти и доставчици. Тази информация включва необходимите данни за издаване на документи, за контакт с контрагентите и други специфични настройки, свързани с отношенията Ви с партньорите, от които доставяте или на които продавате стоки.

Модулът Ви позволява да създавате и редактирате записи на клиенти и доставчици, да правите бързи справки, както и да задавате специални реквизити за стоки (напр. специални цени или отстъпки). Също така можете да определите срокове за отсрочено плащане, предпочитани методи за разплащане и други параметри.

За достъп до модула, кликнете върху иконата „Контрагенти“ от лентата с инструменти.

Създаване на контрагент

Можете да създавате клиенти и доставчици както директно в модул „Контрагенти“, така и чрез екрани за избор на контрагент в различни части на програмата (например продажби, доставки, заявки, оферти, гаранционни карти). В това ръководство ще разгледаме как да създадете контрагент чрез функциите на модула.

За да създадете нов контрагент, натиснете бутона „Нов контрагент“ (F5). Ще се отвори прозорец, в който можете да въведете информация за новия клиент или доставчик.

Основните данни на контрагента могат да бъдат автоматично извлечени от интернет.

Програмата ще покаже диалогов прозорец, в който да въведете БУЛСТАТ или ДДС номер на търсения контрагент.

След като въведете търсения номер, натиснете клавиша ENTER. Програмата ще извърши търсене в онлайн бази с фирмени данни. Ако бъдат намерени данни, съответстващи на въведения номер, те ще бъдат показани на екрана, като ще бъдете запитани дали желаете да ги въведете. При потвърждение информацията ще се попълни автоматично в полетата на контрагента.

Функцията за извличане на фирмени данни изисква активен абонамент за поддръжка. При първо използване може да бъдете помолени да въведете своя абонаментен ключ. Актуалният ключ можете да намерите на страницата „Поддръжка“ в нашия уебсайт, след влизане с клиентско име и парола.

Основни данни на контрагента

• Наименование на фирмата или лицето – тук, както става ясно и от самото име на полето, трябва да се въведе наименованието на контрагента, бил той фирма или физическо лице. Това поле е задължително.
• Клиент – поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на клиентите.
• Доставчик – поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на доставчиците.
• Населено място – въведете населеното място по данъчна регистрация на юридическото или физическото лице, т.е. мястото, което трябва да се изписва върху фактурите.
• Данъчен адрес – адрес по данъчна регистрация или по лична карта (ако е физическо лице).
• Идент. № ( ЕИК / БУЛСТАТ / ЕГН) – въведете идентификационния номер на фирмата (ЕИК, БУЛСТАТ) или ЕГН, ако е физическо лице. Тук НЕ се въвежда ДДС номер!
• Регистрирана по ЗДДС – Важно е да поставите отметка пред тази опция, ако фирмата е регистрирана по ЗДДС и е Ваш доставчик. На базата на тази информация програмата ще определи дали и как да начислява ДДС при операциите по доставка с този доставчик. Когато поставите отметка, програмата автоматично ще попълни ДДС номера, като добави „BG“ към вече въведения ЕИК. Тази информация може да бъде променена ръчно, ако е необходимо.
• ИН по ЗДДС – В това поле въведете идентификационния номер по ДДС на контрагента, ако той е регистриран по Закона за ДДС. Както беше обяснено по-рано, програмата автоматично попълва това поле, като добавя представката „BG“ към вече въведения ЕИК. Ако промените ръчно полето за Булстат, програмата ще актуализира и полето за ИН по ЗДДС. Обратно, промяната на ДДС номера не води до промяна на ЕИК/Булстат, тъй като това поле се променя ръчно в случаи, когато Булстатът е 13-цифрен вместо 9-цифрен. В такива случаи ИН по ЗДДС ще бъде актуализиран, за да включва само първите 9 цифри.
• МОЛ – Въпреки че посочването на материално отговорното лице вече не е задължително във фактурите, тази опция е запазена за съвместимост. Попълването й не е задължително, но ако разполагате с информация за МОЛ, е препоръчително да я запишете. В документите за доставка и продажба програмата може да използва стойността на полето МОЛ, за да попълни автоматично името на лицето, което е предало или получило стоките, ако не е зададена друга стойност.
• Лице за контакт – Това поле обикновено съдържа името на лицето, което ще се отпечатва върху документите, издавани на Вашия клиент, или на лицето, с което комуникирате при необходимост от взаимодействие с контрагента.
• Телефони за контакт – използвайте това поле, за да запишете телефоните, на които можете да се свързвате с контрагента.
• Факс – ако разполагате с номера на неговия факс.
• E-mail – при необходимост от размяна на съобщения по електронна поща, можете да запишете адреса тук.
• Предпочитан начин на плащане – Изберете един от следните начини на плащане: в брой, с платежно нареждане, наложен платеж чрез пощенски паричен превод или с карта. По подразбиране програмата ще избере начина на плащане, зададен в настройките на модула. При съставяне на продажби към този клиент, програмата автоматично ще прилага предпочитания начин на плащане.
  
  Забележка: Начинът на плащане, който програмата предлага автоматично при създаване на нов клиент, зависи от опцията, избрана в настройките на модула. Можете да я конфигурирате чрез бутона за „Настройки“ -> „Начин на плащане по подразбиране за нови клиенти“. Препоръчително е да изберете предпочитания начин на плащане, за да не го въвеждате всеки път при създаване на нов клиент.
• Договорена търговска отстъпка (%) – Ако с клиента имате договорена фиксирана процентна отстъпка за всяка продажба, въведете я тук. Програмата автоматично ще прилага отстъпката при всяка продажба към този клиент, което ще намали възможността за операторска грешка.
• Срок за отложено плащане – Това поле позволява да въведете договорен с клиента срок за отложено плащане в дни. Програмата автоматично ще изчислява падежа на плащането при съставяне на продажби към този клиент.
• Тип цена, по която купува като клиент – Потребителите на PRO версията могат да изберат предварително типа цена, по който ще продават на клиента. Програмата автоматично ще я предлага при всяка нова продажба. За да изберете тип цена, натиснете бутона под етикета „Тип цена, по която купува като клиент“. Ще се появи меню с избор на предпочитан тип цена.
  
  Възможностите са: продажна цена #1, продажна цена #2, специална цена (ако не е зададена – по продажна цена #1), специална цена (ако не е зададена – по продажна цена #2), последна продажна цена (ако няма – по цена #1), последна продажна цена (ако няма – по цена #2), себестойност, последна доставна цена и накрая цена, която е въведена ръчно в момента на продажбата.
• Забележки – В това поле можете да въведете информация, за която не сте намерили подходящо място в другите полета. Съдържанието на полето за забележки се включва в търсенето на контрагент, което го прави удобен начин за добавяне на ключови думи и характеристики, които искате да можете да откриете бързо.
• Превозвач – В това поле можете да въведете името на превозвач, куриер или регистрационния номер на превозно средство. При продажби към този клиент програмата автоматично ще попълва тази информация в допълнителните данни на продажбата. Впоследствие можете да използвате този параметър при справки в справката за продажби по артикули чрез филтър.
• Не показвай в списъците – Ако поставите отметка в това поле, контрагентът ще бъде скрит и няма да се показва в списъка с останалите контрагенти, освен ако изрично не разрешите показването на скритите контрагенти в настройките на програмата.

От изброените полета задължителни за попълване са само полето за наименование на контрагента и изборът дали лицето е доставчик и/или клиент. Имайте предвид, че за издаване на фактура ще се наложи да попълните и други реквизити. Програмата ще Ви уведоми, ако тези данни са необходими за фактурата.

Допълнителни данни

Те се показват в отделен прозорец при натискане на бутона „Допълнителни данни“. Реквизитите, които се поддържат са:

• Наименование на банката – това е наименованието на банката на контрагента.
• IBAN – ако имате плащания към този контрагент, тук можете да впишете номера на неговата сметка.
• BIC код на банката – впишете кода на банката на контрагента.
• Клон | адрес на банката – това поле е само информативно и не е задължително да го попълвате. То няма да се отпечатва в документите.
• Наименование на фирмата на латиница – използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Населено място на латиница – използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Данъчен адрес на латиница – използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• МОЛ на латиница – използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Уеб страница – ако контрагентът има уеб страница и тази информация е важна за Вас, използвайте това поле, за да я съхраните.

След като попълните данните на клиента, натиснете ENTER за потвърждение. Диалоговият прозорец ще се затвори, а новият запис ще се появи в списъка с контрагенти.

Ако сте пропуснали важна информация, програмата ще Ви подкани да я въведете, преди да запазите записа. Ако е активирана опцията за автоматична проверка на ЕИК, ЕГН или ДДС номера и програмата установи, че въведеният Булстат или ДДС номер (или ЕГН) не са валидни, ще получите предупреждение. Това ще Ви позволи да коригирате грешката, преди да запазите данните. Предупреждението може да бъде игнорирано, но това не се препоръчва, освен ако контрагентът не е чуждестранен и няма валидни български идентификационни данни.

Ако вече съществува контрагент с този идентификационен или ДДС номер, ще получите предупреждение, което също може да бъде игнорирано. Въпреки това е добре да не го пренебрегвате, освен ако сте сигурни, че искате да създадете нов запис. Вероятно вече сте работили с този контрагент и е по-добре да използвате съществуващия запис.

Промяна на контрагент

Можете да променяте или допълвате информацията за контрагентите по всяко време. За да редактирате контрагент, изберете го от списъка с клиенти и доставчици и натиснете бутона „Промяна“ или двукратно щракнете върху съответния ред.

При наличие на много контрагенти не е практично да разглеждате целия списък, за да намерите желания запис. Препоръчваме да използвате функцията за търсене, като въведете част от името или друг отличителен реквизит (например Булстат, имейл, име на МОЛ и др.). Програмата ще покаже всички записи, съдържащи въведената поредица символи.

След като направите нужните промени, натиснете ENTER, за да ги съхраните в базата данни.

Изтриваване/Скриване на контрагент

Контрагентите могат да бъдат изтривани само ако са създадени по погрешка и не са използвани в операции или документи. Функцията за изтриване е достъпна чрез менюто „Още действия“ или с клавиша DEL на клавиатурата.

Ако при опит за изтриване получите съобщение, че контрагентът не може да бъде изтрит, защото участва в операции, можете вместо това да го скриете. Това става, като поставите отметка на опцията „Не показвай в списъците“ в екрана за редакция на данните.

Специални реквизити

PRO версията на StoreHouse позволява въвеждане на специални номенклатурни кодове, продажни цени и отстъпки за артикули по контрагенти. Тези данни могат да бъдат въведени по няколко начина, включително чрез модула за управление на контрагентите.

За да стартирате екрана за преглед и промяна на специални реквизити, натиснете бутона „Още действия“ и изберете една от следните опции:

• Справка за допълнителните номенклатурни кодове по артикули
• Справка за специалните търговски отстъпки по артикули
• Справка за специалните цени по артикули

Предварително трябва да сте избрали контрагента, за когото искате да прегледате или промените специалните реквизити. Алтернативно, можете да използвате командите в менюто „Операции“ или бутоните в екрана за преглед и промяна на данни за контрагента.

Специалните кодове, цени и отстъпки се използват основно при продажба на стоки на контрагента, за който са зададени. Те обаче могат да се използват и при изготвяне на заявки към доставчици, позволявайки отпечатване на документи с номенклатурни кодове, които съответстват на кодовете на доставчика (или на кода на клиента при продажба). Някои фирми изискват доставчиците им да издават документи с номенклатурни кодове по тяхната собствена система (като това е често при големи търговски вериги).

Екранът за управление на тези данни позволява ръчно добавяне, промяна или изтриване на данни за един или повече артикули, както и импортиране на голямо количество данни от CSV файл, подготвен предварително в програма като MS Excel.

На изображенията по-горе е показан пример за специални търговски отстъпки за избран контрагент, както и списък със специални (допълнителни) номенклатурни кодове за артикули, свързани с различни контрагенти.

Забележка: Специалните реквизити могат да бъдат въвеждани и чрез екрана за редактиране на артикули в модул „Стоки“. Разликата е, че тук методът на въвеждане е подходящ за последователно въвеждане на данни за множество артикули за един контрагент, докато в модул „Стоки“ процедурата е ориентирана към последователното въвеждане на специални кодове, цени и отстъпки за множество контрагенти, при единичен артикул.

Бърза справка за контрагент

StoreHouse предлага възможност за извършване на няколко бързи справки без да е необходимо да напускате модула. За контрагентите можете да извършите следните справки: за задълженията, доставките и продажбите. Тези справки стартират чрез следните бутони:

Същите бутони и функции са налични и в екрана за редактиране на контрагента.

Макар че мини справките предоставят по-малко информация и възможности от пълните справки, те са бърз и удобен начин за проследяване на действия, свързани с контрагента, от който се интересувате.

Можете да зададете начален и краен период за търсене и да използвате функцията за търсене по ключова дума (например част от кода или наименованието на артикула), за да намерите лесно и бързо необходимата информация. Ако имате нужда от пълните справки, можете да ги заредите по обичайния начин от менюто „Справки“.