Продажби и фактуриране

Модулът служи за регистриране на продажбите в StoreHouse и за издаване на свързаните с тях документи.

Поддържани типове документи

В модула за продажби можете да създавате и отпечатвате стокови разписки, фактури, известия и проформа фактури.

Стокови разписки

Стоковата разписка е основният складов документ в StoreHousе, чрез който се документира всяка продажба и се удостоверява предаването на стоките във владение на клиента.

Можете да я отпечатвате като заместващ документ, когато издаването на фактура не е необходимо или пък като придружаващ документ на фактурата – за целите на складовата отчетност на получателя.

Настройките на модула позволяват да променяте множество параметри на документа, в т.ч. неговото наименование и изглед при печат.

Фактури, дебитни и кредитни известия

Фактурата е първичен счетоводен документ, който се издава при поискване от клиента.

В StoreHouse можете да създавате фактури в момента на продажбата или по-късно. С няколко клика лесно генерирате фактури от съществуващи стокови разписки или други складови операции и документи.

Проформа фактури

Проформа фактурите изглеждат като фактури, но имат отделна номерация и не водят до изменения в склада. Превръщате ги във фактура само с няколко щраквания с мишката.

Запознаване с интерфейса

Стартирайте модула чрез чукване върху неговата икона в лентата с инструменти.

В горната част на екрана са разположени основните бутони за управление, които ви позволяват да започнете нова продажба, да заредите съхранена операция, да изберете клиент и да добавите артикули към документа.

Основни реквизити и контролни бутони

Номерът, видът и датата на документа са основните реквизити на всеки документ. Те се показват в горната лява част на екрана.

Номер на документ

Всеки следващ съхранен документ получава свой 10-цифров уникален номер. Програмата автоматично присвоява номера, следващ най-високия зает.

Стоковите разписки, фактурите и проформа фактурите имат отделни номерации и се визуализират в различни цветове за по-лесна идентификация. Стоковите разписки се показват в черно, фактурите – в червено, а проформа фактурите – в синьо.

Преди да съхраните първата си реална фактура не забравяйте да коригирате нейния номер, за да съответства на използваната до момента номерация. След това номерът на всяка следваща фактура ще се увеличава автоматично с 1.

Ръчна промяна на номера

1. Уверете се, че сте в режим на издаване на желания вид документ.
2. Щракнете с левия бутон на мишката върху полето с номера на документа.
3. Въведете ръчно нов незает номер.
4. Попълнете останалите реквизити на документа.
5. Съхранете документа под новия номер.

Поредният номер може да бъде променян само за документи, които все още не сте запазили в базата данни.

Дата на документа

Задава се автоматично и се взима от системната дата на вашия компютър. Ако е необходимо, можете да изберете различна дата. Това важи и за полетата за дата на данъчното събитие и дата на плащане.

Нова операция

Показва меню с всички възможни операции и документи, които можете да създадете в модула за продажби.

Тези бутони осигуряват бърз достъп до някои от най-често използваните функции в модула. Отляво надясно:

• Бърза продажба със стокова разписка
• Издаване на фактура към стокова разписка
• Издаване на проформа фактура
• Превръщане на проформа в продажба с фактура и стокова разписка
• Продажба с фактура и стокова разписка

Зареди документ

Служи за отваряне на вече съхранени документи за продажба от базата данни. При натискане се показва меню за избор на желания вид документ, последвано от списък с издадените документи от този тип

Бързи клавиши: Ctrl+O зарежда стокова разписка, Ctrl+Shift+O зарежда фактура.

Контролни бутони за работа с клиенти

За всяка продажба задължително се избира клиент. Ако продавате основно на крайни клиенти, можете да настроите програмата да избира автоматично последния използван клиент (например „Население“).

Избери клиент

Клиентите, които вече сте добавили в базата данни, са достъпни за избор от списъка с контрагенти. Можете да търсите по част от името или друг реквизит, за да откриете нужния клиент (Бърз клавиш: Ctrl+K).

Нов клиент

Новите клиенти се създават с бутона „Нов клиент“. Данните могат да се въведат ръчно или да се извлекат автоматично от Интернет. След съхранение, клиентът се присвоява автоматично на текущия документ (Бърз клавиш: Ctrl+Shift+K).

Контролни бутони за работа с артикули

Бутоните от изображението по-горе служат за добавяне на редове с артикули към операцията:

Добави артикул от списък

Служи за добавяне на нов ред с артикул от номенклатурата на артикулите. Бърз клавиш F2 или „+“ от цифровия блок.

Служи за ръчно въвеждане на баркода на търсения артикул.
Бърз клавиш: F1

StoreHouse PRO следи информацията, изпратена от свързания с компютъра баркод четец. В определени случаи обаче може да се наложи да въведете желания баркод ръчно.

Въвеждане на ред в свободен текст.
Бърз клавиш: Shift+F2

Използвайте тази опция, за да добавите ред към документа с описание на стока или услуга, която не искате да съхранявате в номенклатурата или няма отношение към складовите наличности (например авансови плащания).

Уверете се, че не въвеждате код на съществуващ артикул, тъй като програмата ще намали неговата наличност, дори когато е добавен в свободен текст.

Създава нов артикул за многократна употреба, съхранява го в базата данни и го добавя към текущия документ.

Използвайте този бутон, когато желаете бързо да създадете и добавите стока към документа, без да напускате модула за продажби.

При създаването на нова стока тя има нулева наличност, освен ако не сте въвели начална наличност. За да продавате стока с нулева наличност, трябва да разрешите изписването на артикули с недостатъчна наличност в настройките на програмата.

Редактирай реда

Позволява корекция на количество, цена или наименование на артикул от избрания ред в документа. Двукратно щракване с мишката или натискане на ENTER върху реда извършва същото действие.

Изтрий реда

Премахва един или повече избрани редове от документа. Бърз клавиш: Del

Данъчно събитие

Показва датата, на която стоката е предоставена на клиента или датата на получено авансово плащане (попълва се по-ранната от двете дати). По подразбиране се показва текущата дата.

Превозвач

Списъкът съдържа превозвачите, използвани при предишни продажби (например името на куриерска фирма, регистрационен номер на собствен автомобил или име на физическо лице, транспортирало стоките). Ако нужният превозвач липсва, можете да го добавите ръчно. При дефиниран превозвач за даден клиент, програмата автоматично ще го попълни. Този параметър може да се използва и за филтриране на данни в справката за продажби по артикули.

Допълнителни данни и опции за ДДС

Натискането на този бутон показва екран с допълнителни реквизити, включително опции за промяна на ДДС ставката и основанието за прилагането й. Бърз клавиш: F5

 Бутонът дава бърз достъп до настройките на модула за продажби и фактуриране.

Стартира функцията за импорт на артикули от CSV файл. Използвайте я, когато информацията за артикулите, които трябва да бъдат включени в документа, е налична във външен файл, генериран от друг софтуер.

Експортира артикулите от текущата продажба в нов CSV файл, който може да бъде изпратен към друга софтуерна система или копие на StoreHouse PRO без обща база данни.

Бутони за пренареждане на списъка с артикули. Използват се за преместване на избрани редове нагоре или надолу в документа. Бързи клавиши: Ctrl + стрелка нагоре или надолу

Списък с артикулите, добавени към документа

Наименованията на колоните ясно показват вида на информацията, но ето някои важни детайли:

• Колоната „Ед. цена“ показва единичната цена без ДДС.
• Колоната „Т.О.%“ показва процента на търговската отстъпка за конкретния ред. Ако отстъпката е една и съща за всички артикули в документа, е препоръчително да я въведете в полето „Търговска отстъпка (%)“ в долната част на екрана, вместо да я записвате за всеки артикул поотделно.
• Колоната „Стойност“ показва общата стойност за реда без ДДС. Ако на реда има отстъпка, стойността ще отразява сумата след приложената отстъпка.
• Колоната „код на клиента“ показва специалния номенклатурен код за този клиент. Използва се, когато контрагентът изисква в документа да се отпечата неговия код за стоката, вместо вашия. Това може да бъде активирано в настройките на програмата.
• Колоната „допълнително описание“ показва пояснителния текст, който ще се отпечата под наименованието на артикула. Ако в настройките на програмата е разрешено, текстът се попълва автоматично за артикули, които имат такъв реквизит. Можете да го въвеждате и ръчно по време на съставяне на операцията.

Получил и Съставил

Програмата ги попълва автоматично въз основа на данните за клиента и настройките за автоматично попълване на съставителя. Имената могат да се променят ръчно.

Търговска отстъпка

Текстовото поле Търговска отстъпка (%) служи за въвеждане на обща процентна отстъпка върху сбора на данъчните основи на артикулите в операцията.

Ако за избрания клиент има предварително дефинирана отстъпка, програмата ще я попълни вместо вас.

Не можете да комбинирате обща процентна отстъпка с отделни отстъпки по редовете. Трябва да изберете единия от двата начина.

Начини на плащане и въвеждане на платена сума

Програмата позволява избор на плащане в брой, по сметка, с наложен платеж с пощенски паричен превод или с банкова карта.

За плащания по сметка трябва да сте въвели поне една сметка в програмата. Ако има зададена банковата сметка по подразбиране, тя ще бъде избрана автоматично. Ако такава не е зададена, операторът посочва сметката.

Програмата автоматично избира метода на плащане според настройките в данните на клиента, но операторът може да избере различен метод.

Платено на / (Падежна дата)

Поставянето на отметка пред тази опция активира възможността за въвеждане на размера на платената сума в полето „Платени“.

Показва и датата на извършеното плащане или, ако плащането не е направено, крайната дата за заплащане.

Ако за клиента е зададен срок за отложено плащане, програмата автоматично изчислява и попълва падежната дата. Операторът може да я променя при необходимост.

Платена сума

В полето „Платени“ се въвежда действително платената сума, която може да е различна от задължението (например при частични плащания или плащания, покриващи повече от един документ).

В зависимост от настройките на програмата, тя може автоматично да попълни това поле.

Приключване на операцията и отпечатване на документ

Запиши
Бърз клавиш: Ctrl+S

Служи за приключване на продажбата или за презапис на операцията с евентуално приложени промени. След успешно съхраняване предлага отпечатване или експорт на документа, както и започване на нова продажба.

При запис на фактура с последващо отпечатване или експорт се прилага настройката за печат на оригинал и брой копия.

Отпечатай

Служи за повторно отпечатване или експорт на документа, зареден на екрана. Отпечатването е възможно само за съхранени продажби.

При натискане на бутона в режим на съставяне на фактура, програмата предлага избор между отпечатване на оригинал, копие или и двете.

Бързи клавиши: Ctrl + P отпечатва оригинал, Ctrl + Alt + P – копие, а Ctrl + Shift + P отпечатва оригинал и копие

Допълнителни данни и реквизити в документите

По-горе в ръководството обяснихме, че натискането на бутона „Допълнителни данни“ дава достъп до екран с допълнителни реквизити. Ето ги и тях:

Основание за издаване на документа – би могло да бъде номерът на клиентска поръчка, договор или друг референтен документ. Незадължителен реквизит, който се отпечатва само ако е попълнен.

Място на сделката – по подразбиране не се попълва, но ако въведете някакъв текст, той ще бъде отпечатан в документа. Ако има приложение за Вашите нужди в настройките на програмата можете да изберете начин за автоматично попълване на този реквизит.

Обект – както при горното поле, не се попълва, освен ако в настройките не е зададено друго или пък не въведете някаква стойност.

Предал – името на лицето, което е предало стоките на клиента (да не се бърка с името на лицето, което е съставило документа). Отпечатва се само в стоковите разписки.

Не се начислява ДДС – ако в полето е поставена отметка програмата няма да начислява ДДС за текущия документ. За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, в това поле винаги е поставена отметка, която не може да бъде премахната.

Ставка по ДДС – по подразбиране ставката е 20%. Информацията се взима автоматично от данните, които сте въвели в менюто „Номенклатури“ – „Данни на фирмата“. Ръчната промяна на ставката в това поле ще важи само за текущия документ.

Основание за неначисляване на ДДС и при нулева ставка – Ако при продажба не начислявате ДДС, ставката е променена или е нулева, в това поле посочете правното основание — съответния член и закон, които позволяват това.

За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, обикновено се посочва „чл. 113, ал. 9 от ЗДДС – лицето не е регистрирано по ЗДДС“.

Полето представлява падащ списък, в който автоматично се запазват всички въведени до момента основания. Така при бъдещи документи можете просто да изберете желаното основание от списъка. Ако не го намирате, въведете нов текст — той също ще бъде запомнен и достъпен за избор в бъдеще.

Можете да автоматизирате попълването на това поле за всеки документ като активирате опцията „Последното избрано основание за неначисляване на ДДС се прилага за всяка следваща продажба“ от менюто „Настройки“ – „Предпочитания на потребителя“ – „Продажби и фактуриране“ – бутон „Други опции“.

Банкови сметки – в тази таблица се показва разширен списък на банковите Ви сметки. Същият реквизит, но показващ само IBAN на сметките, е достъпен и в основния екран на модула.

Кратка забележка – програмата допуска въвеждането на кратки забележки (до 500 символа) в документите. Забележката може да бъде различна за всеки отделен документ и може да служи както за вътрешна употреба, така и за информация на Вашите клиенти (ако бъде отпечатана в документа).

Забележките се отпечатват в документите – ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще отпечатва съдържанието на полето „кратка забележка“ в издадените документи.

Запомни и попълвай последната въведена – ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще запамети последната въведена забележка и ще я въвежда и в другите документи, които издавате в модул „Продажби“.

Стоките са получени на – датата на получаване на стоките от клиента. По подразбиране програмата попълва днешна дата.

Обстоятелства, определящи стоката като ново МПС – в случай, че предмет на сделката е МПС, което се определя като ново.

Видове операции

Повечето операции в модула са достъпни чрез менюто, които ще видите при натискането на бутона ‘Нова продажба‘.

Зареждането на съхранен документ за преглед, корекция или повторно отпечатване става чрез бутона ‘Зареждане‘.

Основни видове операции

Основните операции са достъпни и чрез бутоните за бърз достъп до често използвани действия.

Продажба със стокова разписка – създава нова стокова разписка. Използвайте, когато не е необходима фактура или тя ще бъде издадена по-късно.

Продажба с фактура – създава и отпечатва фактура, като на заден план се генерира и стокова разписка, която може да бъде отпечатана при необходимост.

Фактура въз основа на издадена проформа фактура – както при продажба с фактура, но на база предварително избрана проформа фактура. Данните за клиента и артикулите се попълват автоматично, а Вие само съхранявате и отпечатвате документа.

Фактура към издадена стокова разписка – създава фактура на база предварително издадена стокова разписка, която не е фактурирана. Операторът избира разписка от списъка, а програмата автоматично я преобразува във фактура.

Проформа фактура – създава нова проформа фактура по същия начин като стокова разписка или фактура, но без да води до количествени или парични изменения в склада.

Дебитно известие – при издаване на дебитно известие е нужно да изберете фактура от списъка, към която ще бъде издадено.

Кредитно известие – използва се за намаляване на данъчната основа по вече издадена фактура или при връщане на стока, за която е издадена фактура.

Кредитното известие има отрицателно действие и в справките ще се показва със знак минус. Независимо от това, операторът следва да въвежда количествата и цените в него по обичайния начин, т.е. като положителни стойности. Сам по себе си грифът „Кредитно известие“ е достатъчен за правилното третиране на такива документи.

Връщане на стока по нефактурирана продажба (сторно операция) – създава стокова разписка с обърнато действие. Както при кредитното известие, стойностите се въвеждат с положителен знак, но в справките се показват с отрицателен.

Сборна фактура към група продажби – създава фактура на база две или повече нефактурирани стокови разписки, издадени на един и същи клиент. Програмата автоматично обединява и сумира данните от стоковите разписки. Тази функция е полезна за периодично фактуриране на сделки, отчетени само чрез стокова разписка.

Допълнителни операции

Множество други операции са достъпни за избор от подменюто „Допълнителни операции“ на бутона „Нова операция„:

Програмата предлага и множество други допълнителни операции, които спестяват време, като улесняват бързото преобразуване на различни складови документи (например оферти, производствени операции, достави и др.) и продажби в стокови разписки, фактури и проформи.

Създаване на нова продажба

При вход в модула той вече е в режим на съставяне на нова продажба.

Типът на документа (фактура или стокова разписка) се изписва в горната лява част на екрана и е според заложеното предпочитание в настройките на програмата. 

В случай, че желаете да създадете друг вид документ или пък желаете да изчистите данните от предишна продажба, натиснете бутона „Нова операция“ и изберете желаната команда от менюто. За по-бърз достъп използвайте бутоните за бързо създаване на нова стокова разписка, фактура или проформа или съответните клавишни комбинации.

Програмата сама е попълнила следващия номер на документ, въвела е текущата дата и очаква от Вас да изберете клиент и да добавите артикули.

Избор или създаване на клиент

Винаги започвайте новите продажби с избора на клиент. Това ще позволи на програмата да приложи навреме специални условия, които е възможно да сте определили за някои от своите клиенти, като: специални цени или търговски отстъпки.

Ако клиентът съществува в списъка на Вашите контрагенти натиснете бутона „Избери клиент“ (клавиш Ctrl+K). Програмата ще покаже списъка с Вашите клиенти.

Използвайте функцията за търсене по ключова дума, за да откриете нужната фирма чрез въвеждане на част от нейното наименование, Булстат или друг известен Ви реквизит. Програмата ще покаже списък с контрагентите, които съдържат въведената поредица от символи в някой от своите текстови параметри.

ℹ️ В случай, че клиентът е фирма, която сте създали не като клиент, а като доставчик, превключете списъка към режим „Клиенти и доставчици“, за да се покажат всички контрагенти, отговарящи на търсенето.

Изберете желания клиент и натиснете ENTER (или чукнете двукратно с мишката върху него) за го изберете за тази продажба.

Създаване на нов клиент

Новите клиенти се създават чрез бутона „Нов клиент“ (клавиш Ctrl+F8).

Програмата показва екран за въвеждане на основна информация за клиента. Данните могат да бъдат въведени както ръчно, така и да бъдат извлечени от Интернет.

За извличане от Интернет натиснете бутона  и въведете Булстат или ДДС номер на клиента.

Забележка: Функцията за извличане на фирмени данни от Интернет изисква активен абонамент за поддръжка, Windows 10 или 11 и еднократно въвеждане на Вашия абонаментен ключ. Абонаментния Ви ключ можете да вземете от страницата „Поддръжка“ в нашия уебсайт.

След като попълните и съхраните данните на новия клиент програмата ще го избере за текущия документ.

‼️ Когато съставяте продажба със стокова разписка е достатъчно да въведете само името на клиента. При съставяне на фактура програмата ще очаква да въведете и останалите реквизити, които се изискват според българското законодателство: ЕИК по Булстат, ИН по ЗДДС (ако лицето е регистрирано по ЗДДС), населено място и адрес.

Ако след избора на клиент пожелаете да прегледате данните му или да внесете корекция, чукнете с мишката върху полето с името на избрания клиент – програмата ще покаже екран с пълната информация за него (в режим „само за четене“). За да направите корекция чукнете бутона „Промяна“. Не забравяйте да съхраните промените.

Добавяне на стоки към документа

Добавянето на артикули може да става чрез избор от списъка с артикули, чрез баркод четец, чрез въвеждане в свободен текст или чрез импорт на артикулите от CSV файл.

Бутонът „Добави артикул от списък“ (клавиш F2 или „+“ от цифровия блок на клавиатурата) добавя нов ред с артикул от номенклатурата на артикулите. При натискане на бутона ще се покаже списък с артикулите.

Ако списъкът е дълъг използвайте функцията за търсене и намерете нужната стока или услуга чрез въвеждане на част от нейното наименование или номенклатурен код. Изберете реда с намерения артикул и натиснете ENTER за да потвърдите избора си.

В зависимост от настройките на програмата и от броя на артикулите във Вашата номенклатура на стоките и услугите, програмата може да не покаже списъка, докато не въведете нещо в полето за търсене по ключова дума.

Изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора.

Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и цена. По подразбиране количеството е 1 – коригирайте при необходимост.

Цената се попълва автоматично според настройките:

• Ако за клиента е зададена специална цена, тя ще бъде използвана.
• Ако няма специална цена, ще се приложи стандартната продажна цена на артикула.
• Ако в данните на стоката няма въведена продажна цена, полето за цена ще бъде активно за ръчно попълване.

Промяна на цената или нейния тип може да бъде инициирана чрез натискане на бутона „Избери друга цена“ – това ще доведе до показването на меню с всички възможни типове цени, както и възможност за ръчното въвеждане. Имайте предвид, че е възможно администраторът да ограничи избора Ви до определени типове цена.

Полето за наименование на артикула се попълва автоматично от програмата, но е възможно ръчно да промените съдържанието му за тази конкретна продажба, без това да се отразява на оригиналния артикул. Последното се отнася и за полето с допълнително описание, като автоматичното му попълване зависи от настройката на програмата.

Чрез полето за отстъпка в този екран можете да въведете процентно намаление на цената, което да се приложи само за този ред от документа. Въвеждането на отстъпка за отделен артикул е възможно само когато не е въведена отстъпка за целия документ.

След въвеждането на количеството (и евентуално – на цената) натиснете ENTER за да добавите артикула към документа.

Повторете горната процедура и за останалите артикули, които желаете да включите в тази продажба.

ℹ️ Съвет

Ако често продавате единични бройки можете да настроите програмата така, че да прескача екрана за въвеждане на количество и цена и да добавя стоката с количество 1 брой. А когато е необходимо да промените количеството или цената, просто натиснете ENTER – програмата ще покаже екрана и ще Ви позволи да направите нужната промяна. По подразбиране този режим е активиран при работа с баркод скенер и е деактивира при избор на стоки от списък.

Въвеждане на артикули в свободен текст

Ако желаете да добавите един или повече реда с артикули, които не са част от сегашната или бъдещата номенклатура, и които ще бъдат използвани еднократно само за целите на издаването на този документ, можете да направите това чрез функцията за въвеждане в свободен текст. Тя се стартира чрез бутона  или чрез клавишната комбинация Shift+F2.

Въвеждат се почти същите задължителни реквизити, като при създаването на обикновена стока, а именно: номенклатурен код, наименование, мярка, количество и цена без ДДС. Разликата е, че артикулите в свободен текст не се запаметяват в номенклатурата на стоките и остават само в документа за продажба.

При въвеждане на артикули в свободен текст НИКОГА НЕ посочвайте код на съществуващ артикул или на такъв, който може да бъде добавен към номенклатурата на по-късен етап.

Добре е да определите схема за образуването на кодовете на такива артикули, която е по-различна от обичайната. Програмата ще Ви предупреди, ако намери съвпадение с кода на съществуваща стока. Ако игнорирате предупреждението и продължите въпреки това, програмата ще намали наличността на стоката с този код, а едва ли бихте желали това.

Добавяне на артикули чрез баркод четец

Добавянето на артикули с баркод четец в StoreHouse PRO е бърз и прецизен начин за добавяне на стоки към продажбата. За да използвате тази функция трябва предварително да сте въвели баркода в данните на стоката.

Ако прочетеният баркод отговаря на съществуваща стока, програмата ще я добави на нов ред с количество 1 и цена по подразбиране. Ако обаче към документа вече е добавена стока от същия вид, програмата просто ще увеличи нейното количество с 1 брой.

При работа с баркод четец програмата не показва екрана за въвеждане на количество и цена, освен ако това изрично не е зададено в настройките. В случай, че след добавянето на артикул към документа желаете да промените неговото количество или цена, натиснете ENTER, за да се покаже екрана за промяна.

В случай, че един и същи баркод е присвоен на повече от една стока, програмата ще покаже списък с всички съвпадения, а операторът ще трябва да избере едно от тях.

Режимът на избор с баркод четец е активен докато фокусът е в таблицата с артикули на документа. Ако обаче сте чукнали с мишката на друго място (например в някое от текстовите полета на екрана) режимът се деактивира временно до връщането Ви в списъка. При необходимост можете да го стартирате и ръчно чрез бутона  или чрез клавиша F1 от клавиатурата.

Избор на множество артикули наведнъж

Освен да добавяте артикулите един по един, можете да активирате и специален режим за едновременно добавяне на множество артикули наведнъж. Активирането става чрез натискането на клавишната комбинация Ctrl+M, докато се намирате в прозореца за избор на артикули, както и чрез първия от трите оградени бутони, показани на изображението по-долу.

Програмата ще покаже поле с отметка в началото на всеки ред. При поставяне на отметка пред артикул програмата ще Ви пита за количество, като по подразбиране ще предлага 1 бр. (въведете друго при нужда). Ако не желаете да въвеждате количество по време на избора на артикулите, а вместо това да коригирате количеството по-късно, можете да забраните това чрез настройките на програмата.

Междувременно можете да извършвате търсене, сортиране, филтриране по групи – програмата ще запомни всички избрани от Вас артикули.

Когато приключите с избора просто натиснете ENTER и StoreHouse PRO ще въведе всички избрани стоки и услуги в документа. Цената ще е автоматично попълнена според избрания клиент, а за артикули, на които не сте присвоили цена, програмата ще покаже екран за въвеждането й. Ако не желаете да бъдете питани за цена на артикулите, които нямат присвоена продажна цена, можете да забраните това в настройките на програмата.

Този начин на въвеждане е значително по-бърз от стандартния и го препоръчваме при необходимост от бързо въвеждане множество артикули за кратко време.

Импорт на артикули от CSV файл

Една от възможностите на PRO версията е въвеждането на информация за артикулите в продажбата да става автоматизирано – от външен CSV файл. Файлът може да е генериран от друг потребител на StoreHouse, който използва друга база данни или пък от съвсем различна софтуерна система, с която програмата обменя информация.

За да импортирате данните от такъв файл, натиснете бутона за импорт от CSV (). Ще се покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл. Изберете файла с данните и потвърдете избора си. Непосредствено след това ще се зареди импортния модул на StoreHouse PRO, в който ще можете да зададете опции за импорт и интерпретиране на данните.

Тъй като импортът на данни от CSV файл вече е разяснен в големи подробности в самостоятелна част на ръководството, няма да се спираме на самия процес, но бихме искали да сте наясно, че и тук, както на много други места в StoreHouse PRO Вие ще сте в състояние да импортирате (и експортирате) данни за артикулите в операциите от (и към) CSV файлове.

Ако пък желаете да експортирате списъка с артикулите от този документ и да го съхраните в CSV файл, използвайте бутона за експорт, за който стана дума по-нагоре в ръководството.

Корекция или премахване на въведен артикул

Ако откриете, че сте въвели грешен артикул или пък сте допуснали грешка в количеството, цената или друг параметър на запис от документа, можете да направите корекция.

За корекция на количеството или цената изберете реда, който искате да промените и натиснете ENTER (или чукнете два пъти с мишката). Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и цена. Направете желаната корекция и потвърдете с ENTER.

Изтриването на ред от документа също е лесно – маркирайте реда и натиснете клавиша DEL или бутона за изтриване от екрана.

Ако желаете да промените последователността на редовете в документа не бързайте да изтривате вече въведените артикули. Вместо това маркирайте тези от тях, които искате да преместите и след това с клавишна комбинация Ctrl+стрелка нагоре или Ctrl+стрелка надолу ги преместете на желаното място. Можете да използвате и бутоните в горния десен ъгъл на екрана.

Попълнете и/или прегледайте останалите реквизити на документа

След като въведете артикулите по операцията, единственото, което остава, е да огледате останалите основни реквизити на документа и да нанесете корекции там, където е необходимо (и ако е необходимо). Ако сте отделили достатъчно време, за да се запознаете в подробности с настройките на програмата ще знаете, че тя позволява да направите настройките си така, че на практика в повечето случаи да не Ви се налага да въвеждате почти нищо, тъй като програмата се е погрижила за това и вече е въвела съответните данни там, където те са необходими. Това включва имената на приемащата и предаващата страна, името на лицето, което съставя документа, начина на плащане, търговската отстъпка, банковата сметка (ако плащането е по банков път), срокът за плащане, размерът на платената сума и т.н.

Начини на плащане и регистриране на платената сума

Програмата вече е настроила начина на плащане според предпочитанията, които са заложени в данните на избрания клиент. Ако за тази конкретна операция е необходимо да промените начина на плащане, можете да направите това чрез избор на една от четирите достъпни опции.

Ако клиентът е платил цялата или част от дължимата сума, уверете се, че е поставена отметка пред опцията „Плащане“ (в зависимост от настройките програмата ще направи това вместо Вас) и сверете съдържанието на полето „Платени“ със сумата, която клиентът плаща. Ако става дума за пълно плащане, програмата вече вероятно е въвела дължимата сума. Ако е частично плащане, коригирайте стойността ръчно. Ако сте договорили отсрочено плащане уверете се, че датата падежа отговаря на договореното с клиента и коригирайте в случай на необходимост.

При плащане по банков път или с наложен платеж чрез ППП е необходимо да има посочена банкова сметка. Ако банковата Ви сметка е само една или пък са няколко, но една от тях е зададена като основна, програмата ще я избере за отпечатване в документа вместо Вас. Ако обаче желаете да направите промяна за този конкретен документ или пък, ако при наличието на две или повече сметки не сте избрали основна сметка, ще трябва да направите своя избор чрез списъчното поле, което се намира непосредсвено над бутона за запис.

Запис на продажбата и отпечатване на документ

За запис на операцията натиснете клавиша F9 или бутона „Запис“. Програмата ще провери съдържанието на документа, и ако намери пропуснати данни, ще Ви уведоми по подходящ начин, за да ги попълните и да направите повторен опит за запис.

След успешното съхраняване на операцията програмата ще Ви предложи да отечатате документа на принтер или да започнете нова продажба. Ако приемете да отпечатате документа на екрана ще се покаже неговия предпечатен изглед (освен, ако не сте забранили това чрез настройките). Натиснете бутона за отпечатване и следвайте стандартния за Windows начин на отпечатване на документи.

След приключване на продажба във Вашия склад ще се случи следното:

• Ще бъде съхранен документ от избрания тип с уникален пореден номер и с въведените от Вас данни.
• Наличността на стоките, които са били включени в документа ще бъде намалена със съответното количество (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
• Ако продажбата включва артикули от тип „услуга“, материалите по разходната норма (рецептата) на тази услуга ще бъдат изписани от наличността на склада (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
• В модула „Приходи и разходи“ на StoreHouse PRO ще бъде създадена приходна операция за стойността на сделката и в нея ще бъде отразено плащането на сумата, която е въведена в полето „Платени“. Ако по документа не е регистрирано никакво плащане или пък плащането е в размер, който е по-малък от общото задължение, ще бъде формирано задължение на клиента за разликата между общата стойност на сделката и платената сума.

В настройките на програмата е възможно да промените колко и какви фактури желаете програмата да отпечатва автоматично при приключване на продажба с фактура. Можете да изберете отпечатване на оригинал или на оригинал + няколко копия. Винаги е възможно да отложите отпечатването за по-късен етап, ако това се налага.

ℹ️ Съвет

Не забравяйте, че има възможност да съхраните документите и в електронен вид, чрез програма като PDFCreator или вградената в Windows – Microsoft Print to PDF. Тя Ви позволява да отпечатате документа в PDF формат, вместо на принтер, ако желаете да го изпратите по имейл. Инструкции за това прочетете тук.

Зареждане на съхранен документ

Ако във вече съхранена операция е допусната грешка, която трябва да коригирате преди предаване на документа на клиента, или просто искате да прегледате съдържанието на съхранен документ и при нужда да го отпечатате повторно, StoreHouse PRO предлага удобна функция за зареждане на документ.

Функцията за зареждане на документи изисква права за достъп до издадени документи, а при нужда от корекции — и права за тяхната редакция. Тези права се управляват от администратора на базата данни.

Как да заредите съхранена операция

1. Натиснете бутона „Зареди документ“.
2. Изберете вида на документа, който желаете да отворите.
3. Можете също да използвате и клавишните комбинации:
   • Ctrl+O — за стокова разписка
   • Alt+Shift+O — за фактура или известие

Програмата ще покаже списък с документите от избрания тип. В зависимост от настройките той може да включва всички издадени документи или само тези в определен период. За да заредите документ, щракнете двукратно върху него. Ако списъкът е дълъг, използвайте търсачката с клавиш Ctrl+F или бутона „Търсене“. Въведете номер на документа или име на клиент и натиснете Enter. Ако нищо не бъде намерено, а е активен филтър по период, програмата ще Ви предложи да потърси във всички документи, без ограничение по дата.

Можете да променяте реквизитите и артикулите в документа, с изключение на номера на документа, данните на Вашата фирма и платената сума. След първоначалното съхраняване на операцията, промените по платените суми се правят само чрез модул „Приходи и разходи“, ако имате съответния достъп.

След като приключите с промените, запишете и отпечатайте документа. Програмата автоматично ще актуализира наличностите за засегнатите артикули. Ако документът е свързан с друг (например стокова разписка или фактура), ще бъдете помолени да актуализирате и тях.

Анулиране на издадени фактури

Анулирането на фактури е достъпно чрез командата „Анулиране на фактури“ от менюто „Операции“. От списъка на издадените фактури изберете тази, която желаете да анулирате. Натиснете бутона за потвърждение.

Ако към фактурата има стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да я изтриете. Ако я изтриете, продадените чрез нея артикули ще бъдат върнати обратно в склада.

Ако изберете да запазите стоковата разписка наличността няма да се промени. По-късно обаче ще можете да използвате разписката като основа за издаване на нова фактура, спестявайки си въвеждането на артикулите и другите реквизити.

И в двата случая фактурата не се изтрива. Вместо това тя ще се показва в списъка на издадените документи като анулирана и няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин.

Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други фактури.

Връщане на стока

В определени ситуации е възможно да се наложи да върнете в склада стока, която преди това сте продали на клиент.

Има два начина за документиране на такава операция. Изборът зависи от вида на документа, с който е била отчетена първоначалната продажба.

1. Връщане на стока чрез кредитно известие

Ако при продажбата на върнатата стока сте издали фактура, препоръчително е връщането да бъде документирано чрез издаване на кредитно известие към тази фактура.

За да издадете кредитно известие:

• Натиснете бутона „Нова операция“.
• От менюто с наличните операции изберете „Кредитно известие“.
• Изберете фактурата към която издавате известието.
• Приемете или отхвърлете предложението за извличане и попълване на артикулите от оригиналната продажба.
• Направете корекции там, където е необходимо.
• Запишете кредитното известие. Стоките ще бъдат върнати във Вашия склад.

2. Връщане на стока чрез стокова разписка

Този метод е подходящ, когато първоначалната продажба е била отчетена само със стокова разписка, без издаване на фактура.

За да регистрирате връщането:

• Натиснете бутона „Нова операция“.
• Изберете „Връщане на стока по нефактурирана продажба“.
• Ако желаете програмата да попълни списъка с артикули, посочете оригиналната продажба, по която Ви връщат стоките. Ако е необходимо, коригирайте количеството или премахнете артикулите, които не се връщат.
• Запишете операцията. Стоките ще бъдат върнати във Вашия склад

Специални търговски отстъпки и продажни цени по клиенти

Освен ръчно въвежда на търговска отстъпка или на цена, която е различна от стандартната за артикула, StoreHouse PRO дава възможност и за автоматизирано прилагане на специални цени и търговски отстъпки на базата на избрания клиент. Чрез тази функционалност се осигурява не само защита срещу потенциални операторски грешки при съставянето на продажби към редовни клиенти, но и значително по-голяма бързина при обработката на документите за продажба.

ℹ️ За да можете да се възползвате пълноценно от функциите за прилагане на специални цени и отстъпки, винаги започвайте съставянето на нова продажба с избора на клиент. 

Програмата може да приложи процентната отстъпката по два начина: като една обща отстъпка върху всички артикули в документа или като множество отделни (и различни) отстъпки на всеки ред от документа. Вторият начин е подходящ за случаите, при които отстъпките на отделните артикули се различават.

Автоматично прилагане на обща отстъпка за целия документ:

Когато с Вашия контрагент сте договорили твърда процентна отстъпка, която планирате да му предоставяте за всеки закупен артикул, най-удачният и бърз подход би бил да въведете отстъпката в данните на клиента. За да направите това заредете клиента в режим на промяна (изберете го от списъка с клиенти и натиснете бутона „Промяна“ от същия екран). Програмата ще визуализира диалоговия прозорец за въвеждане и промяна на данни на контрагента:

Коригирайте стойността в полето за договорена отстъпка (както е показано на изображението по-горе) и въведете размера на процентната отстъпка, която желаете програмата да въвежда вместо Вас оттук нататък, когато продавате на този клиент. Натиснете ENTER за съхраняване на промените и още един път ENTER за да добавите клиента към текущата продажба. Програмата ще въведе процентната отстъпка в новия документ:

След това можете да продължите със съставянето на продажбата по обичайния начин. След всяка промяна на съдържанието на документа StoreHouse PRO ще преизчислява размера на общата отстъпка и ще формира нова данъчната основа.

При всеки следващ документ, който издавате на този клиент, програмата автоматично ще въвежда отстъпката, която е заложена в данните на клиента. При необходимост можете да я променяте за конкретната продажба директно в полето „Търговска отстъпка“ на модул „Продажби“. Ако желаете трайно да измените или пък да изключите бъдещото начисляване на отстъпката към този клиент, можете да направите това чрез екрана за промяна на данните на клиента.

Автоматично прилагане на отстъпка за отделни артикули: 

В StoreHouse PRO имате възможност да приложите специални отстъпки за избрани артикули и клиенти. Това означава, че можете да зададете отстъпка както на ниво контрагент, така и за отделни артикули, специфични за него.

За да добавите специални отстъпки за артикули, отворете клиента в режим на промяна и натиснете бутона „Отстъпки по артикули“, разположен под полето за договорена отстъпка. Програмата ще ви покаже екран за въвеждане на отстъпки по артикули към избрания контрагент.

Как да добавите специални отстъпки за артикули:

1. Използвайте бутона „Добави стока от списък“, за да добавите артикули, за които искате да приложите специални отстъпки, различни от тези за клиента. Ако имате голям списък от стоки, можете да използвате функцията за импорт от CSV файл.
2. След като добавите артикулите, можете да прилагате специалните отстъпки на практика.

Прилагането на специалните отстъпки изисква клиентът да е избран за текущата продажба, преди добавянето на стоки към нея.

Прилагане на отстъпки:
Когато добавите артикул с специална отстъпка, тя има приоритет пред общата отстъпка за целия документ. Например, ако за клиента е зададена 15% отстъпка за всички стоки, но за някои артикули е зададена специална отстъпка от 10%, за тези артикули ще се приложи 10%, а за останалите – 15%.

‼️ Важно: Ако в документа има обща отстъпка, тя ще се приложи на реда със стоките, ако няма специални отстъпки за тях. Ръчното въвеждане на отстъпки е възможно само, ако полето „Търговска отстъпка“ е 0.

Специални цени по артикули

По аналогия със специалните отстъпки по артикули, за които обяснихме по-горе, StoreHouse PRO поддържа и въвеждане на специални продажни цени по артикули за избрани контрагенти. Това означава, че за избрани клиенти можете предварително да укажете продажна цена на някой артикул, която е по-различна от стандартната цена на артикула.

Въвеждането на специалните цени по артикули и клиенти става по същия начин, по който става и въвеждането на специалните отстъпки, затова няма да го обясняваме в подробности. Разликата е само в това, че вместо бутона „Отстъпки по артикули“, трябва да натиснете бутона „Специални цени по артикули“. 

‼️ Само по себе си въвеждането на специални цени по артикули към дадения контрагент не е достатъчно, за да автоматизирате прилагането на специалната цена. Необходимо е също да укажете, че за този клиент по подразбиране ще се прилага специалната цена (ако има такава). Това можете да направите опциите, които се появяват при натискане на бутона за „Тип цена, по която контрагентът купува като клиент“. В случай, че не направите това, програмата ще Ви позволява ръчно да избирате специална цена, но по подразбиране ще прилага стандартната. Това, разбира се, отваря широк фронт за операторски грешки, затова не пропускайте тази настройка. 

На изображението по-горе са показани двете опции, между които можете да изберете, ако желаете програмата автоматично да прилага специалната цена. В общи линии изборът се свежда до това, коя стандартна цена да бъде приложена, ако за конкретния артикул няма специална цена към този клиент. Можете да избирате между продажна цена 1 и продажна цена 2, които да бъдат приложени тогава, когато за избрания клиент няма въведена специална цена за конкретния артикул, който добавяте към продажбата.

Както при специалните отстъпки, и тук важи изискването за сте започнали продажбата с избора на клиент. В противен случай програмата няма да знае, за чии специални цени да прави проверка и ще предлага стандартната продажна цена #1.

Други начини за въвеждане на специални цени и отстъпки

По-горе разяснихме препоръчителния начин за въвеждане на специални цени и отстъпки чрез екрана за промяна на данните на избран контрагент. Има още два начина, по които можете да достъпите същата функционалност. Единият от тях е чрез бутоните за специални цени и специални отстъпки в екрана за промяна на артикул, а другият – чрез съответните команди в менюто „Операции“.

Въвеждането на специални реквизити чрез екрана за редактиране на артикули е подходящо за случаите, при които искате да въведете специални цени или специални отстъпки за един определен артикул, но за множество различни клиенти. При този режим, за разлика от вече обяснения по-горе метод, логиката е обърната – при предварително избран артикул, а се въвеждат данни за множество клиенти.

Третият метод, който е достъпен чрез командите със съответни имена в менюто „Операции“ е препоръчително да се използва, когато желаете да правите справка за вече въведените специални реквизити или пък да импортирате (актуализирате) информация чрез импорт от CSV файл. Разбира се, можете да използвате този режим и за ръчно добавяне на единични записи към масива с данни за специалните цени и отстъпки, но ще е необходимо предварително да изберете контрагента, за който въвеждате информация.