Номенклатура на стоките, материалите, изделията и услугите
Отворете модул „Стоки“, като щракнете върху иконата в лентата с инструменти. В този модул създавате и редактирате всички артикули, които по-късно ще купувате, продавате, влагате в производство или използвате при услуги.
Потребителски интерфейс
Основната част на екрана е таблица със списък от артикули, които отговарят на приложените филтри. Ако не са зададени филтри и настройките го позволяват, програмата показва пълната номенклатура.
Визуално разграничаване на записите
Различните видове записи се отличават по цвят:
- Стоките и материалите се показват в черно.
- Разходните норми на изделията – в зелено.
- Рецептите на услугите – в синьо.
- ртикулите с наличност под минималното ниво – в червено.
Раздели за филтриране по тип
Разделите в горната част на екрана – „Всички артикули“, „Стоки и материали“, „Материали“, „Изделия“ и „Услуги“ – определят кои типове артикули да се показват. По подразбиране е активен разделът „Всички артикули“, освен ако в настройките не е избрано друго.
При избор на конкретен раздел програмата показва само съответния тип, а останалите се скриват.
Разделът „Скрити артикули“ се показва само ако е разрешен в настройките на модула. При превключване към него в списъка се показват само артикули, маркирани като скрити, независимо от техния тип.
Забележка: В режим, различен от „Всички артикули“, филтърът по групи и търсенето се прилагат само за текущо избрания тип.
Основни бутони и функции
Бутоните в горния ляв ъгъл изпълняват най-често използваните операции:
Нова стока
Отваря прозорец за създаване на нова стока/материал. Задължително попълнете: уникален номенклатурен код, наименование, група и основна мерна единица. Останалите реквизити са по избор и могат да се добавят по-късно.
Бърз клавиш: Ctrl+N
Нова рецепта
Отваря прозорец за създаване на рецепта (разходна норма) за изделие или услуга. Минималната информация е: уникален номенклатурен код, наименование, група и мерна единица. Препоръчително е първо да въведете стоките и материалите, които ще участват в рецептите.
Бърз клавиш: Ctrl+Shift+N
Редактирай реда
Отваря екран за редакция на данните на избран артикул. Може да се стартира и с двукратно щракване върху ред от списъка или с клавиш Enter.
Дублирай реда
Създава копие на избрания артикул. Въведете нов уникален номенклатурен код, а останалите данни можете да запазите или промените.
Бърз клавиш: F8
Филтър по групи
Показва списък със стокови групи и позволява временно филтриране. След прилагане на филтъра списъкът съдържа само записи от избраните групи.
Бърз клавиш: F2
Покажи всички
Изчиства всички приложени филтри и показва цялата номенклатура.
Търсене
Търси по номенклатурен код, наименование, допълнително описание или баркод, без да премахва останалите активни филтри. Търсенето е по частично съвпадение и не прави разлика между малки и главни букви.
Бърз клавиш: Ctrl+F
Търсенето се извършва автоматично след въвеждане на всеки символ.
Опресни / Изчисти
Презарежда списъка и изчиства резултатите от търсенето. Филтрите по тип и група остават активни.
Бърз клавиш: Ctrl+R
Още действия
Отваря меню с допълнителни операции. Менюто е достъпно и чрез щракване с десен бутон на мишката върху артикул от списъка.
- Покажи наличността на стоката по обекти;
- Покажи изделията и услугите, в които стоката е материал;
- Покажи доставките на тази стока;
- Покажи продажбите на тази стока;
- Промяна на типа
- Изтриване или скриване на артикул – изтрива артикула, ако не участва в операции/документи; иначе го маркира като скрит.
Не можете да изтривате артикули с активни операции или наличност. Такива артикули могат само да бъдат скривани.
- Масови действия: промяна на видимост, мин. количества, цени, специални отстъпки, група и т.н.
- Импортиране/актуализация от CSV файл – въвеждане или актуализиране на стоки, цени, тегла и др. чрез CSV.
- Експорт към CSV или XLS файл – експорт за допълнителна обработка или споделяне.
Бързи справки
Показаната група от бутони стартира бързи справки за:
- Наличността във всички обекти;
- Производството;
- Доставките;
- Продажбите
Видове артикули
В StoreHouse PRO артикулите са три основни вида: стоки, изделия и услуги.
Стоки и материали
Стоката е базов тип артикул – обикновено се закупува от доставчик и се продава на продажна цена. Стоките:
- имат складова наличност;
- имат доставни цени, себестойност и продажни цени;
- не са съставни (не съдържат други артикули).
Себестойността на стоките се формира основно от доставната цена. Ако стоката ще се използва като материал в производство или услуги, отбележете опцията „Материал“. Стоки, които не са маркирани като материали, също могат да участват в рецепти, но няма да се показват автоматично в списъците за избор на материали.
Материалите не са отделен вид артикули. Те се различават по начина, по който програмата ги третира при създаване на рецепта. Условно се разделят на:
- Основни материали
- Спомагателни материали
Артикул, маркиран като материал, по подразбиране се счита за основен материал, освен ако не е избрано друго.
Стоки, включени в рецепта, но без отметка „Материал“, се разглеждат като спомагателни материали. Класификацията е условна и подпомага по-точното ценообразуване.
Изделия
Изделията са сходни със стоките – имат наличност, себестойност и продажни цени. Различават се по това, че наличността им се увеличава чрез операция „Производство“, а не чрез доставка.
От гледна точка на програмата изделието е едновременно:
- артикул, който се държи на склад, и
- рецепта (разходна норма), по която може да бъде произведено.
В рецептата могат да участват неограничен брой материали или други изделия, с количества и цени. Можете да добавяте и допълнителни производствени разходи (като стойност в евро), които се включват в прогнозната себестойност.
За да увеличите наличността на изделие (и да намалите наличността на материалите), извършете операция „Производство“ в производствения модул. След производство изделието може да бъде:
- продавано;
- прехвърляно между обекти/складове;
- инвентаризирано;
- използвано като материал в други изделия/услуги.
Услуги
Услугите се създават по сходен начин с изделията, но:
- нямат складова наличност;
- не могат да се използват като материал;
- не участват в производствени операции (или други операции, освен продажба).
Услугите могат само да се продават. Ако услугата има рецепта с материали, материалите се изписват в момента на продажбата, а не през производствения модул.
Реквизити на артикулите
Всеки артикул има реквизити (параметри), които го описват и отличават в номенклатурата.
Номенклатурен код
Уникален код в рамките на базата данни. Може да съдържа цифри, букви или комбинация. Ако не желаете да въвеждате кодове ръчно, програмата може да генерира уникален цифров код за всеки нов артикул.
Наименование
Задължителен реквизит. Може да се повтаря между артикули, но в комбинация с уникалния код гарантира точно разпознаване.
Основна мерна единица
Задължителна. Определя в какви единици се отчита наличността и движенията (доставки, производство, продажби). Изберете подходяща мярка, особено за артикули с ниска единична стойност (напр. винтове).
Баркод
Ускорява добавянето на артикули към документи чрез баркод четец. Баркодът може да се повтаря при няколко артикула; при съвпадение програмата предлага избор.
Допълнително описание
Свободно поле за допълнителна информация. Може да се печата заедно с наименованието (ако е разрешено) и участва в търсенето.
Група
Всеки артикул може да бъде свързан с една група. Групите могат да имат подгрупи за по-гъвкаво организиране и филтриране.
Текуща наличност в обекта
Показва количеството в активния обект. Ако артикулът е нов и няма операции, можете еднократно да въведете начална наличност. Препоръчително е това да става чрез операция (напр. доставка), но при нужда може да се въведе ръчно.
Полето е заключено за ръчна промяна. За еднократно въвеждане на начално салдо използвайте бутона „+“ до полето.
Продажни цени
Можете да зададете до две стандартни продажни цени: Продажна цена 1 и Продажна цена 2. Ако не въведете цена, програмата ще очаква тя да се попълва при продажба.
В PRO версията можете да поддържате неограничен брой допълнителни продажни цени, свързани с конкретни клиенти (персонализирани цени).
Включва ДДС
Опцията е налична само в PRO версията. Обикновено програмата работи с нетни цени, а ДДС се изчислява в края на документа върху общата данъчна основа.
При активиране на „Включва ДДС“ нетната цена се изчислява чрез отделяне на данъка от крайната цена.
Себестойност
Себестойността се преизчислява автоматично при промяна в доставните цени или в компонентите на рецепта. Обикновено не е необходимо да я променяте ръчно, освен при установени несъответствия (напр. грешни доставни цени или количества в рецептата).
Важно: Въвеждайте приходни и разходни операции в хронологичен ред (първо доставки/производство, после продажби). Забавени приходни операции и изписване на „неналични“ стоки може да доведе до неточности в себестойността и справките.
При изделията има две стойности:
- Себестойност на наличните изделия – със стойност към датата на производство.
- Общо производствени разходи – прогнозна себестойност по текущите цени на материалите.
В модул „Стоки“ по подразбиране се показва себестойността на наличните количества. Ако артикулът е услуга или изделие без наличност, се показва сборът от себестойностите на материалите плюс допълнителните разходи.
Преизчисляването на себестойността на услугите или изделията без наличност се извършва при добавяне на артикула към операция или при отварянето му в режим на редакция. Ако в настройките на модула е разрешено, преизчисляването може да стане и при зареждане на списъка с артикули.
Минимална наличност
Ниво, под което не е желателно да пада наличността. Полето служи за предупреждение – програмата не блокира продажбата/използването, дори при наличност под минимума, но оцветява реда в червено.
Последна доставна цена
Последната цена на доставка. Актуализира се автоматично при всяка доставка.
Допълнителна мерна единица
Използва се, когато доставката е в една мярка, а изписването/продажбата – в друга (напр. доставяте в кашони, продавате на бройки). При доставка въвеждате количествата и цените по доставната мярка, а програмата ги преобразува към основната чрез коефициент за трансформация. Функцията е достъпна в модула за доставки.
Коефициент за трансформация към основна мярка
Определя преобразуването от допълнителната към основната мярка.
Пример: 1 кашон = 1000 бр. → коефициент 1000.
Коефициент 1 означава, че трансформация не е необходима. При стойност под 1 съотношението се обръща.
Скрит артикул
Скрива артикула от списъците, освен ако не е разрешено показването на скрити артикули или ако е необходим за справка (операции/документи). Тъй като артикули с операции или наличност не могат да се изтриват, скриването е начин да ги извадите от активна употреба. Скриването не освобождава номенклатурния код.
Локация
Поле за физическо местоположение в склада (помещение, стелаж, зона и т.н.) за по-лесно намиране.
Допълнителни номенклатурни кодове по контрагенти
Позволява да задавате допълнителни кодове за артикул по доставчик или клиент (напр. за печат във фактури/заявки с кодовете на партньора). Активира се от настройките. Може да се добавя само за вече създадени артикули.
Специални продажни цени по клиенти
Позволява персонализирани цени по клиент за конкретен артикул (в допълнение към двете стандартни продажни цени). Може да се задава само за съществуващи артикули.
Търговски отстъпки по клиенти
Позволява процентна отстъпка по клиент и артикул, която се комбинира с общата отстъпка на клиента. Ако има специална отстъпка за артикула, тя има приоритет за него.
Изображение на артикула
Можете да прикачите изображение (снимка или схема) за по-бърза визуална идентификация.
Файлове с техническо описание
Можете да прикачите до два файла с техническо описание на артикула. Файловете могат да са в произволен формат и са достъпни за бърз преглед при зареждане на артикула в режим на редакция.
Тегло
Въвежда се в килограми и се използва при изчисляване на общото тегло в определени операции.
Създаване на стока
Нова стока може да се създаде:
- ръчно, чрез въвеждане на задължителните реквизити; или
- автоматизирано, чрез импорт от файл.
Ръчно създаване
- Щракнете Нова стока или натиснете Ctrl+N.
- Въведете уникален номенклатурен код.
- Въведете наименование, както трябва да се изписва във фактури и оферти.
- Ако стоката ще се използва като материал, поставете отметка.
- Изберете група (ако няма – създайте).
- Изберете основна мерна единица.
- По желание въведете продажни цени (без ДДС). Ако не въведете цена, тя ще се попълва при продажба.
- Съхранете стоката.
Бележка: Ако е активирана опцията за автоматично попълване на номенклатурен код, програмата го генерира автоматично. По подразбиране функцията е изключена.
Останалите реквизити са по избор и (с малки изключения) могат да се попълват и променят по всяко време.
Импорт от CSV: Файлът трябва да съдържа минимум номенклатурен код, наименование и мярка. Останалите реквизити са по избор.
Създаване на рецепта
Рецепта (разходна норма) за изделие или услуга се създава по сходен начин:
- Щракнете Нова рецепта.
- Въведете уникален номенклатурен код.
- Въведете наименование, както трябва да се изписва във фактури и оферти.
- Изберете тип: Изделие или Услуга.
- Изберете група (ако няма – създайте).
- Изберете мерна единица.
- По желание въведете продажни цени (без ДДС).
- Добавете материали в рецептата.
- Съхранете рецептата.
Начална наличност
При първоначално внедряване можете да въведете началните количества по няколко начина:
Препоръчителен метод
Създайте пълна ревизия след като:
- преброите наличностите в склада; и
- въведете артикули за всички намерени наличности.
При ревизията използвайте текуща дата, въведете намерените количества към тази дата и не пропускайте единичната себестойност. След съхраняване програмата приема данните като ново начално салдо.
Бърз метод
Достъпен е в екрана за редакция на стоката:
- Натиснете бутона „+“ до полето „Налични“.
- Въведете завареното количество към момента на започване на работа.
- Въведете единична себестойност (без ДДС).
Забележка: Опцията може да се използва еднократно за артикул и само ако той не е участвал в ревизия.
Алтернативен метод
Можете да въведете началните наличности чрез фиктивна доставка. Методът е работещ и често по-интуитивен, но ще се отрази в справката за доставки. Ако това не е проблем, можете да го използвате.