В StoreHouse PRO всяка фактура получава уникален 10-цифрен последователен номер. Ако досега не сте издавали фактури с програмата, първата ще започне с номер 0000000001, а всяка следваща ще се увеличава автоматично с едно.
В практиката често се налага промяна на номерацията, особено ако вече сте издавали фактури преди да започнете работа със софтуера. По-долу ще видите кога и как може да го направите.
Кога е необходимо да промените номерацията
- При преминаване от друг начин на издаване на фактури
Ако сте издавали фактури на хартия или чрез друг софтуер, вероятно имате вече съществуваща серия номера. За да избегнете дублиране, трябва да продължите номерацията от последната издадена фактура. - При работа с няколко обекта
Ако различни обекти (магазини, складове и др.) издават фактури едновременно без обща база данни, трябва да им зададете различни диапазони (например: Обект 1 започва от 0000000001, Обект 2 от 1000000001). - При комбинирано използване на хартиени и електронни фактури
Добра практика е да отделите номерацията – например хартиените фактури (от кочан) да започват от 0000000001, а фактурите в StoreHouse от 1000000001.
Методи за промяна на номерацията
Метод 1: Ръчно задаване на начален номер
Подходящ при единични случаи или при първоначално преминаване от друга система.
Стъпки:
- Влезте в модул „Продажби“.
- Създайте нова фактура.
- Попълнете необходимите данни.
- Преди да запазите, въведете желан номер в полето „Номер на фактура“.
- Запазете документа.
Важно:
- Номерата не могат да се дублират – програмата проверява автоматично.
- Не използвайте по-ниски номера от вече използваните.
- Възможно е администраторът да е задал диапазон, който ограничава въвеждането.
Метод 2: Определяне на диапазон за номерация
Препоръчва се при работа с няколко обекта или когато искате автоматична последователност в различен диапазон, без ръчно въвеждане.
Стъпки:
- Отворете модул „Складови и търговски обекти“.
- Изберете съответния обект.
- Определете диапазон за номерацията на фактурите (напр. Обект 1: 0000000001–0999999999, Обект 2: 1000000001–1999999999).
- Запазете настройките.
След това StoreHouse PRO автоматично ще генерира номера в рамките на зададения диапазон.
Кой метод да изберете?
Метод 1 (ръчно задаване): когато преминавате от друга система и трябва да продължите вече съществуваща номерация.
Метод 2 (диапазони): при работа с няколко търговски обекта или когато искате автоматизация в различен диапазон и минимален риск от грешки.
С тези настройки ще осигурите последователна и коректна номерация на фактурите, съобразена с нуждите на вашия бизнес.