Гаранционни карти

Модулът „Гаранционни карти“ в StoreHouse PRO позволява бързо създаване и отпечатване на гаранционни карти.

Гаранционна карта може да бъде създадена с ръчно избрани артикули или автоматично въз основа на вече съхранена стокова разписка или фактура. При създаването ѝ програмата използва съществуващата номенклатура на артикулите и клиентите, както и данните от съхранените продажби.

За да влезете в модула изберете менюто Операции → Гаранционни карти.

Реквизити на гаранционната карта

Всяка гаранционна карта има собствен номер, дата на издаване, клиент, гаранционен срок, гаранционни условия и списък с артикули.

Номер и дата

Номерът на гаранционната карта е уникален 10-цифров пореден номер. Програмата автоматично предлага следващия свободен номер и не позволява издаването на друга гаранционна карта със същия номер.

Датата на документа при ръчно създаване по подразбиране е текущата дата. При необходимост тя може да бъде променена.

Когато гаранционната карта се създава към вече съхранена продажба, датата се определя според датата на съставяне на избрания документ.

Клиент

Към всяка гаранционна карта се посочва клиент.

За избор на клиент използвайте бутона за избор на клиент или натиснете Ctrl+K. Ще се покаже списъкът с клиентите в номенклатурата.

Ако клиентът не съществува в номенклатурата, можете да го създадете директно чрез бутона за създаване на нов клиент, разположен до бутона за избор.

При създаване на гаранционна карта към стокова разписка или фактура клиентът се попълва автоматично от избрания документ.

Гаранционен срок

Гаранционният срок се задава в месеци.

За всеки артикул в номенклатурата може предварително да бъде зададен гаранционен срок в данните на стоката. Когато за даден артикул е въведен такъв срок, той се прилага автоматично при добавянето му в гаранционната карта.

Ако за артикула в номенклатурата не е зададен гаранционен срок, се прилага стандартният гаранционен срок на документа.

Стандартният срок на документа се определя от полето „Гаранционен срок в месеци“. Програмата запомня последно използваната стойност и я предлага при следващо създаване на гаранционна карта. Ако няма предишна използвана стойност, по подразбиране се предлага 12 месеца.

Независимо от срока, определен за артикула в номенклатурата или от стандартния срок на документа, гаранционният срок може да бъде променен за всеки отделен ред.

При задаване на срок 0 месеца за конкретен ред гаранцията за този артикул се изключва.

На базата на гаранционния срок програмата автоматично изчислява датата, на която гаранцията изтича.

Ако гаранционният срок на даден ред съвпада със стандартния гаранционен срок на документа, след стойността се показва символ „*“. При промяна на стандартния срок на документа стойността на всички редове с този символ се актуализира автоматично.

Гаранционни условия

Гаранционните условия представляват текстово описание на условията, при които се предоставя гаранцията.

Те не са задължителен реквизит. Когато са въведени, могат да бъдат отпечатани като част от гаранционната карта.

Екранът за въвеждане на общите гаранционни условия се показва с натискане на клавиша F5 или чрез бутона „Гаранционни условия“.

Въведете условията ръчно или ги копирайте от готов документ. Ако желаете същите условия да се предлагат автоматично при създаване на следващи гаранционни карти, натиснете бутона „Задай като стандартни“.

При създаване на нова гаранционна карта програмата автоматично предлага последно съхранените стандартни условия. Те могат да бъдат променяни или премахвани за конкретния документ.

За да коригирате съхранените стандартни условия, направете необходимите промени и ги съхранете повторно чрез бутона „Задай като стандартни“.

От екрана за въвеждане на условията можете да определите дали те да се отпечатват преди или след таблицата с артикулите.

Артикули

В гаранционната карта всеки ред съдържа данни за съответния артикул:

• Номенклатурен код – използва се в програмата, но не се отпечатва в документа, освен ако не е изрично разрешено чрез настройките на модула.
• Наименование – попълва се автоматично от номенклатурата или от документа за продажба и може да бъде променено по време на съставяне на картата.
• Мярка – попълва се автоматично и при необходимост може да бъде променена.
• Количество – при ръчно създаване се въвежда от оператора, а при създаване от продажба се зарежда автоматично от базовия документ.
• Сериен номер – може да бъде въведен ръчно или чрез баркод четец. Попълването му не е задължително. Когато е въведен, серийният номер се отпечатва в гаранционната карта.
• Гаранционен срок в месеци – определя се автоматично според зададения за артикула срок в номенклатурата или, ако такъв няма, според стандартния срок на документа. Стойността може да бъде променена за конкретния ред. Гаранционният срок в месеци не се отпечатва на принтер – служи само за изчисление на датата на изтичане на гаранцията за този ред от документа.
• Изтича на – показва датата, на която изтича гаранцията за артикула, изчислена според датата на картата и гаранционния срок за съответния ред.
• Забележка – предназначена е за вътрешни пояснения към конкретния ред и не се отпечатва в документа.

Създаване на гаранционна карта

Гаранционна карта може да бъде създадена по три начина:

• с ръчно добавени артикули;
• към съществуваща стокова разписка;
• към съществуваща фактура.

Бутонът „Нова гаранц. карта“ показва меню с команди за създаване на нов документ. За бърз по-достъп до всяка от тях използвайте бързите клавишни комбинации.

Гаранционна карта с ръчно добавени артикули

За създаване на нова гаранционна карта с ръчно избрани артикули натиснете Ctrl+N.

Първо проверете датата на документа и я коригирайте при необходимост.

След това изберете клиента чрез бутона за избор на клиент или с Ctrl+K.

Проверете стандартния гаранционен срок на документа. Той ще бъде използван за всички артикули, за които в номенклатурата няма предварително зададен гаранционен срок.

При необходимост въведете или променете гаранционните условия с F5.

След това добавете необходимите артикули към документа.

Добавяне на артикул

За добавяне на артикул натиснете F2 или „+“ от цифровия блок на клавиатурата.

Ще се покаже екранът за избор и добавяне на стока. Използвайте търсенето, за да намерите необходимия артикул по код, наименование или друг реквизит, след което потвърдете избора.

Към гаранционната карта могат да бъдат добавяни само съществуващи артикули. Ако необходимата стока все още не е създадена в номенклатурата, можете да я създадете директно от екрана за избор на артикул.

След добавянето програмата попълва автоматично наличните данни за стоката.

Ако за артикула е въведен гаранционен срок в номенклатурата, той се прилага автоматично. Ако няма въведен срок, се използва стандартният гаранционен срок на документа.

Данни на артикула

При добавяне на артикул можете да въведете или промените необходимите данни, включително:

• наименование;
• мерна единица;
• количество;
• сериен номер;
• гаранционен срок;
• забележка.

Ако артикулът няма сериен номер и количеството е 1 брой, можете директно да потвърдите добавянето.

Гаранционният срок може да бъде променен ръчно за конкретния ред, независимо от срока, определен за артикула в номенклатурата.

При въвеждане на 0 за гаранционен срок гаранцията за този ред се изключва.

Добавяне чрез баркод четец

След сканиране на баркода програмата намира съответната стока и я добавя към документа.

Серийният номер може да бъде въведен допълнително, когато е необходимо.

Редактиране на ред

За да промените данните на вече добавен артикул, можете:

• да щракнете два пъти с мишката върху желания ред;
• да маркирате реда и да натиснете Enter.

Ще се покаже екранът за редактиране на данните на артикула.

Можете да променяте наличните реквизити на реда, включително количество, сериен номер, гаранционен срок и забележка.

Промяната на гаранционния срок за конкретния ред не променя срока, зададен в номенклатурата на артикула.

Изтриване на ред

За да изтриете артикул от гаранционната карта, маркирайте желания ред и натиснете Del.

Разделяне на артикули на няколко реда

Когато клиентът е закупил два или повече еднакви артикула и за всеки от тях трябва да бъде посочен индивидуален сериен номер, всеки артикул трябва да бъде на отделен ред.

Например, ако в гаранционната карта е добавен артикул с количество 4, но четирите броя имат различни серийни номера, редът трябва да бъде разделен на четири отделни реда.

За целта изберете реда и използвайте функцията „Раздели“.

Програмата ще раздели избрания ред на толкова отделни редове, колкото е количеството в него. След това можете да въведете серийния номер на всеки артикул.

Препоръчително е преди разделянето да проверите всички останали данни на реда, тъй като след разделянето евентуални корекции може да се наложи да бъдат извършени на повече от един ред.

Ако за артикулите не е необходимо да се въвеждат индивидуални серийни номера, разделянето не е необходимо.

Обединяване на еднакви редове

Когато в гаранционната карта има два еднакви реда, те могат да бъдат обединени чрез функцията „Обедини“.

За да използвате функцията, изберете двата реда, които желаете да обедините. Те трябва да бъдат с еднакви код, наименование и мярка.

След обединяването количествата се събират в първия ред, а вторият се премахва.

Създаване на гаранционна карта към стокова разписка

Когато продажбата вече е документирана със стокова разписка, можете да създадете гаранционната карта автоматично въз основа на нея.

Натиснете Ctrl+Shift+N.

Програмата ще покаже списък със съхранените стокови разписки.

Изберете необходимия документ и натиснете Enter.

Програмата ще зареди автоматично клиента и артикулите от избраната стокова разписка.

Проверете данните и при необходимост:

• въведете серийните номера;
• променете гаранционния срок на отделни артикули;
• разделете редовете с количество, по-голямо от 1, ако имат различни серийни номера;
• изтрийте артикули, които не трябва да присъстват в гаранционната карта;
• добавете допълнителни артикули, ако е необходимо.

Гаранционният срок на всеки артикул се определя по обичайния начин – първо се използва срокът, зададен в номенклатурата, а когато такъв няма, се прилага стандартният срок на документа.

Създаване на гаранционна карта към фактура

Когато продажбата е документирана с фактура, можете да създадете гаранционната карта автоматично въз основа на нея.

Натиснете Ctrl+Alt+N.

Програмата ще покаже списък със съхранените фактури.

Изберете необходимата фактура и натиснете Enter.

Клиентът и артикулите ще бъдат заредени автоматично от избрания документ.

Проверете данните и при необходимост ги коригирайте, като можете да извършвате същите промени, както при гаранционна карта, създадена ръчно или към стокова разписка.

Запис на гаранционната карта

След като всички данни са въведени и проверени, запишете гаранционната карта с Ctrl+S.

След успешно съхраняване на гаранционната карта програмата ще предложи да я отпечатате на принтер.

Отпечатване на гаранционната карта

За повторно отпечатване на гаранционната карта натиснете Ctrl+P.

Гаранционната карта се отпечатва с въведените данни за клиента, артикулите, серийните номера, гаранционните срокове и гаранционните условия.

Положението на гаранционните условия – преди или след таблицата с артикулите – зависи от избраната настройка в екрана „Гаранционни условия“.

Зареждане на съхранена гаранционна карта

За да отворите вече съхранена гаранционна карта, натиснете Ctrl+O.

Ще се покаже списъкът с издадените гаранционни карти.

Ако знаете номера на документа или името на клиента, можете да използвате стандартното търсене, за да откриете необходимата карта.

Изберете желания документ и натиснете Enter.

Заредената гаранционна карта може да бъде прегледана, отпечатана повторно или коригирана, ако потребителят има необходимите права.

Търсене в гаранционните карти

Търсенето на гаранционна карта се извършва в екрана за избор на съхранена карта. За показването на този екран натиснете Ctrl+O.

Стандартното търсене е по номер на документ или по името на клиента. Използвайте клавиша Ctrl+F или бутона „Търсене“.

Търсене по код или наименование

Можете да извършите търсене и по код или наименование на артикул, включен в гаранционната карта. Извършва се чрез клавишната комбинация Ctrl+Shift+F или чрез натискане на стрелката на бутона „Търсене“ и избор на командата „По код или наименование на артикул“.

Използвайте тази функция, когато знаете част от кода или наименованието, по което желаете да намерите документа.

Търсене по сериен номер

Когато разполагате със серийния номер на артикула, но не знаете номера на гаранционната карта или името на клиента, можете да използвате търсене по сериен номер.

Натиснете Alt+Shift+F.

Въведете серийния номер и потвърдете търсенето.

Програмата ще покаже гаранционните карти, които съдържат артикул със съответстващ сериен номер.

Търсенето по сериен номер използва частично съвпадение. Например при търсене на 3456 ще бъдат намерени и:

• 0123456
• 3456789
• 0123456789

Затова, когато е възможно, въвеждайте целия сериен номер, за да ограничите резултатите.

Коригиране на съхранена гаранционна карта

За коригиране на вече съхранена гаранционна карта първо я заредете чрез Ctrl+O.

След зареждането можете да променяте данните на документа, включително да:

• добавяте артикули;
• редактирате артикули;
• изтривате артикули;
• променяте серийни номера;
• променяте гаранционни срокове;
• променяте гаранционните условия.

След извършване на промени запишете картата с Ctrl+S.

При необходимост можете да я отпечатате повторно с Ctrl+P.

Промяната или изтриването на данни в вече съхранена гаранционна карта е възможно само ако потребителят има предоставени от администратора права за коригиране на документи от този тип.