Необходимо е да издадете документ на чужд език за чуждестранен клиент?
StoreHouse PRO позволява отпечатването на документите в модул „Продажби“ на чужд език. Към момента се поддържа английски език, а в бъдещи версии ще бъдат добавяни и други езици.
Функцията обхваща следните документи:
- международни фактури (Invoice);
- проформа фактури (Proforma Invoice);
- стокови разписки (Delivery Note);
- кредитни известия (Credit Note);
- дебитни известия (Debit Note).
След като веднъж подготвите данните на чужд език за фирмата, клиентите, стоките и банковите сметки, програмата автоматично ги използва при създаването на всички следващи документи.
В практиката международната фактура често се нарича инвойс или Invoice. В настоящото ръководство термините международна фактура, инвойс и Invoice се използват като взаимозаменяеми.
Настоящото ръководство описва единствено функцията за издаване на документи на чужд език в модул „Продажби“. Поддръжката на чужди езици в останалите модули може да се различава.
Важно: Към момента документите на чужд език се издават само на английски език и само във валута EUR.
Как работи функцията
Работата с документи на чужд език се основава на два набора данни:
- основни данни;
- данни на чужд език.
Когато документът се отпечатва на чужд език, StoreHouse PRO автоматично използва преведените данни за фирмата, клиента, стоките и банковите сметки.
Ако за някой реквизит не е въведен превод, програмата автоматично използва основните данни. Това позволява документът да бъде издаден, дори когато преводът не е напълно завършен.
Бърз старт
След първоначалната подготовка издаването на документ на чужд език се извършва по същия начин, както и всеки друг документ в модул „Продажби“.
Необходимо е само:
- да създадете нов документ;
- да изберете езика за печат;
- да посочите клиента;
- да добавите стоките;
- да проверите настройките по ДДС;
- да отпечатате или експортирате документа.
Подготовка на данните
Подготовката се извършва еднократно. След това всички нови документи автоматично използват въведените преводи.
Фирмени данни
В „Номенклатури → Данни на фирмата“ попълнете секцията за данни на чужд език.
Препоръчително е да бъдат въведени:
- фирма;
- населено място;
- адрес.
Съвет: Добра практика е полето „Населено място“ да съдържа града, пощенския код и държавата във формат, подходящ за международни документи.
Банкови сметки
Ако документите ще бъдат плащани по банков път, попълнете и данните на чужд език за банковите сметки.
Влезте в „Номенклатури → Банкови сметки“ и за всяка от сметките попълнете:
- официалното международно наименование на банката на чужд език;
- адрес на банката (ако се отпечатва).
Клиенти
За клиентите, с които работите на чужд език, попълнете секцията „Изписване на чужд език“.
При създаване на документ StoreHouse PRO първо използва тези данни. Ако някое поле не е попълнено, автоматично използва основните данни.
Стоки
За всяка стока могат да бъдат въведени:
- наименование;
- мерна единица;
- описание.
При добавяне на стока в документ на чужд език програмата автоматично използва преведените данни.
Ако превод липсва, автоматично се използва основното наименование.
Промените, направени директно в документа, важат само за него и не променят картотеката на стоката.
Важно: StoreHouse PRO не извършва автоматичен превод на текстовете, но лесно можете да преведете стоките от своя каталог като експортирате номенклатурата на стоките в Csv или Excel файл и използвате предпочитана услуга за онлайн превод или AI. След това чрез функцията за актуализация на стоки от файл можете да въведете преводите в базата данни наведнъж.
Допълнителни реквизити
При необходимост могат да бъдат попълнени:
- Тарифен код (КН код или HS код);
- страна по произход;
- тегло.
Страната по произход се въвежда на чуждия език, използван за документа.
CN/HS кодът и страната по произход могат да бъдат зададени едновременно за множество стоки чрез функциите за масова редакция в модул „Стоки“.
Издаване на документ
След като необходимите данни са подготвени, може да пристъпите към издаването на документа.
Препоръчително е документите на чужд език да се създават чрез бутона „Нова операция“, като се избере една от следните команди:
- Продажба с международна фактура;
- Международна проформа фактура.
По този начин документът се създава директно с необходимите настройки и избрания език за печат, без да са необходими допълнителни действия.
Ако обаче продажбата бъде започната чрез някоя от останалите команди, езикът за печат може да бъде променен от екрана „Допълнителни данни и опции за ДДС“.
Оттук нататък работата практически не се различава от издаването на стандартен документ.
За най-добър резултат е препоръчително езикът за печат да бъде избран преди посочването на клиента и добавянето на стоките.
Смяна на езика за печат
Езикът за печат може да бъде променян по всяко време.
Настройката се намира в прозореца „Допълнителни данни и опции за ДДС“.
При смяна на езика StoreHouse PRO предлага автоматично да замени вече въведените данни с тези за новоизбрания език.
Ако потвърдите замяната, програмата автоматично ще попълни данните за клиента и стоките според избрания език, като използва наличните български или чуждоезикови записи.
Настройки на документа
ДДС
Преди отпечатване проверете:
- ставката по ДДС;
- основанието за нейното прилагане.
Ако основанието се избира от предварително подготвените режими на облагане, препоръчително е езикът за печат вече да е избран. Така програмата автоматично използва съответния превод.
Важно: Изборът на ставка по ДДС и основанието за нейното прилагане следва да бъде съобразен с приложимото законодателство. Консултирайте се със своя счетоводител.
Допълнителни реквизити
При необходимост могат да бъдат отпечатани и:
- Incoterms;
- КН код (код по комбинираната номенклатура на ЕС);
- страна по произход;
- тегло;
- други поддържани реквизити.
Печат, PDF и Microsoft Excel
Документите могат да бъдат:
- отпечатани;
- записани като PDF;
- експортирани към Microsoft Excel.
Експортът към Excel позволява използването на потребителски шаблони и последваща редакция на документа.
Различно лого за документи на английски език
При необходимост можете да използвате различно фирмено лого при отпечатване на документи на английски език. За целта поставете английската версия на логото в същата папка като основното лого, като използвате същото име на файла с добавен суфикс _en преди разширението.
Пример:
- Българско лого:
logo.bmp - Английско лого:
logo_en.bmp
При печат на документ на английски език програмата автоматично ще използва файла logo_en.bmp, ако той съществува. В противен случай ще бъде отпечатано стандартното фирмено лого.
Свързани документи
Когато документ се създава въз основа на друг документ, езикът за печат се наследява автоматично.
Това важи за:
- проформа фактурите (Proforma Invoice);
- стоковите разписки (Delivery Note);
- кредитните известия (Credit Note);
- дебитните известия (Debit Note).
При необходимост езикът може да бъде променен и за новосъздадения документ.
Заключение
След първоначалното въвеждане на данните на чужд език работата с документите в модул „Продажби“ не се различава съществено от ежедневната работа в програмата.
Независимо дали издавате международна фактура (Invoice), проформа фактура (Proforma Invoice), стокова разписка (Delivery Note), кредитно известие (Credit Note) или дебитно известие (Debit Note), StoreHouse PRO автоматично използва предварително подготвените данни и свежда до минимум необходимостта от повторно въвеждане на информация.