Стоки

Номенклатура на стоките, материалите, изделията и услугите

Отворете модул „Стоки“, като кликнете върху иконата с този етикет в лентата с инструменти. В този модул можете да създавате и редактирате всички артикули, които впоследствие ще купувате, продавате, влагате в производство и други.

Запознаване с интерфейса

Основната част на екрана е заета от таблица, която визуализира списъка с артикулите, отговарящи на приложените от потребителя филтри. Ако не са зададени филтри и настройките на модула го позволяват, програмата ще покаже пълния списък с всички стоки, материали, изделия и услуги.

Различните видове артикули се отличават по цвят:

• Стоките и материалите се показват в черно.
• Разходните норми на изделията – в зелено.
• Рецептите на услугите – в синьо.
• Артикулите с текуща наличност под минималното ниво се показват в червено.

Четирите раздела в горната част на екрана: „Всички артикули“, „Стоки и материали“, „Изделия“ и „Услуги“ контролират вида на артикулите, които потребителят желае да вижда. По подразбиране е активен разделът „Всички артикули“, освен ако не е зададена друга настройка. При избор на конкретен раздел, програмата ще показва само съответния вид артикули, като останалите ще бъдат скрити. Забележка: При избор на режим, различен от „Всички артикули“, функциите за филтриране по група и търсене по ключова дума ще се ограничат до текущо избрания вид.

Бутоните в горния ляв ъгъл на екрана изпълняват най-често използваните операции. Нека разгледаме всяка функция накратко:

Нова стока

Натискането на този бутон отваря прозорец за въвеждане на нова стока или материал. Потребителят задължително въвежда следната минимална информация: уникален номенклатурен код, наименование, група и мерна единица за отчет в склада. Останалите реквизити са опционални и могат да бъдат добавени по-късно. Бърз клавиш: F5.

Нова рецепта

Този бутон отваря прозорец за въвеждане на нова рецепта (разходна норма) за изделие или услуга. Минималната информация включва: уникален номенклатурен код, наименование, група и мерна единица. Препоръчително е създаването на рецептите след въвеждането на стоките и материалите, които ще ги съставят. Бърз клавиш: Shift+F5.

Промяна

Бутонът „Промяна“ се използва за редактиране на данни на избран артикул. Потребителят трябва да е избрал един ред от списъка. Програмата ще отвори екран за редакция, където могат да бъдат променяни всички реквизити. Корекцията на някои от тях е възможна само след изрично потребителско действие. Двукратно натискане на мишката върху артикула или Enter също активира редакцията.

Дублиране

Тази функция създава копие на избрания артикул. Потребителят избира артикул за основа и въвежда нов уникален номенклатурен код, като останалите параметри могат да се променят или запазват по желание. Бърз клавиш: F8.

Филтър Групи

Бутонът показва списъка със стокови групи, позволявайки временно филтриране на артикулите по група. След прилагане на филтъра списъкът ще включва само записи от избраните групи. Може да се активира и чрез клавиша F2.

Покажи всички

Изчиства всички приложени филтри и показва цялата номенклатура на стоките, изделията и услугите.

Търсене

Извършва търсене по въведена поредица от символи в номенклатурния код, наименование, допълнително описание или баркод. Запазва останалите приложени филтри. Търсенето е по частично съвпадение и е нечувствително към малки и главни букви. Клавиш F3 за бърз достъп.

Търсенето се извършва автоматично, след въвеждане на всеки символ.

Опресни / Изчисти

Презарежда списъка с артикули и изчиства резултатите от търсенето. Филтрите по тип или група остават активни. Бърз клавиш: F4.

Още действия

Този бутон отваря меню с допълнителни операции (достъпни и чрез чукване с десния бутон на мишката върху артикул от списъка):

• Покажи наличността на избрания артикул по обекти – показва информация за наличности в различни търговски и складови обекти.
• Покажи изделия и услуги, в които артикулът е материал – показва списък с рецепти, в които артикулът участва.
• Покажи доставките/продажбите на избрания артикул – показва справки за доставките или продажбите на артикула.
• Промяна на типа артикул – позволява смяна на типа артикул между стока/материал и разходна норма.
• Изтриване или скриване на артикул – изтрива артикула, ако не е част от операция или документ, в противен случай го маркира като скрит.

Не можете да изтривате артикули с активни операции или наличност. Такива артикули могат само да бъдат скривани.

• Масова промяна на видимостта – позволява скриване или възстановяване на видимостта на множество артикули.
• Масова промяна на минималните наличности/цени – задава нови минимални наличности или цени за избрани артикули.
• Импортиране/актуализация на стоки и данни от CSV файл – автоматично въвеждане или актуализиране на стоки, цени, тегла и друга информация чрез CSV файлове.
• Експорт в CSV/HTML файл – позволява експорт на данни към електронна таблица или HTML файл за допълнителна обработка или споделяне.

Показаната група от бутони стартира бързи справки за:

Видове артикули

В StoreHouse PRO артикулите се разделят на три основни вида: стоки, изделия и услуги. Всеки от тези типове артикули има свои особености и характеристики, които ги отличават един от друг.

Стоки и материали

Стоката е най-базовият и прост вид артикул в програмата StoreHouse PRO. Това е артикул, който обикновено се закупува от доставчик и се препродава на съответната продажна цена. Основните характеристики на стоките включват:

• Имат наличност в склада.
• Разполагат със свои доставни цени, себестойност и продажни цени.
• Стоките не съдържат в себе си други артикули, тоест не са съставни артикули.

Себестойността на стоките се формира основно въз основа на тяхната доставна цена. Ако дадена стока се използва като материал за производството на изделия или извършването на услуги, това може да бъде изрично указано чрез поставяне на отметка пред опцията „материал“. Стоките, които не са обозначени като материали, също могат да бъдат използвани в разходни норми за изделия или услуги, но няма да се показват автоматично в списъци, предназначени за материали.

По същество материалите не представляват отделен вид стоки, а се различават единствено по начина, по който програмата ги третира при създаването на разходна норма за изделие или услуга. StoreHouse PRO условно ги разделя на два типа:

1. Основни материали
2. Спомагателни материали

Всеки артикул, означен като материал, по подразбиране ще бъде третиран като основен материал, освен ако потребителят не избере друга опция.

Стоките, които са включени в разходна норма на изделие или услуга, но не са изрично означени като материали, автоматично се разглеждат като спомагателни материали. Тази класификация е напълно условна и има за цел да помогне при по-точно и ефективно ценообразуване на изделията и услугите, като се вземе предвид различието в типовете материали, които ги съставляват.

Изделия

На практика изделията също представляват стоки (в PRO версията могат да бъдат и материали). Те разполагат със складова наличност, себестойност, продажни цени и други параметри, сходни с тези на стоките. Основната разлика между изделията и стоките е в начина, по който се увеличава тяхната наличност – чрез операцията „производство“, а не чрез доставка.

От гледна точка на програмата, изделията представляват както стока, така и разходна норма, по която може да се произведе това изделие. Те могат да включват в състава си неограничен брой материали (или дори други изделия, ако използвате PRO версията), като всеки материал може да има различно количество, процентна надмерка и съответната цена.

Разходните норми на изделията позволяват на потребителя да добави и допълнителни разходи за производството (с левова стойност), които се включват в общата себестойност на рецептата за бъдещото производство. Тази себестойност иначе се формира като сбор от себестойностите на включените материали.

За да увеличите наличността на дадено изделие в склада (и съответно да намалите наличността на използваните материали), трябва да извършите операцията „производство“ чрез производствения модул. След като изделието бъде произведено, то може да бъде:

• Продавано
• Прехвърляно към други виртуални складове
• Инвентаризирано
• Включвано като материал в други изделия или услуги и т.н.

Услуги

Услугите в StoreHouse PRO се създават по същия начин като изделията и споделят сходен набор от параметри и реквизити. Основната разлика между услугите и стоките или изделията е, че услугите не могат да имат складова наличност, не могат да бъдат използвани като материал в разходните норми на други изделия или услуги и не могат да бъдат част от производствена операция (или друга приходна или разходна операция, освен продажба).

Услугите могат единствено да бъдат продавани. Когато услугата включва в разходната си норма материали, тези материали трябва да бъдат изписани от складовата наличност в момента на продажбата на услугата, а не в производствения модул, както е при изделията.

Реквизити на артикулите

Всеки артикул в StoreHouse PRO има редица параметри, наречени реквизити, които описват стоката и позволяват разграничаването ѝ от останалите артикули в номенклатурата. По-долу са разгледани основните реквизити:

Номенклатурен код

Номенклатурният код е уникален за всеки артикул в рамките на базата данни и може да се състои от цифри, букви или комбинация от двете. Важно е да създадете добре обмислени номенклатурни кодове, които лесно да разграничават различните артикули. Ако не желаете да създавате кодове ръчно, програмата може автоматично да генерира уникален цифров код за всеки нов артикул.

Наименование

Наименованието е задължителен реквизит и може да се повтаря между различни артикули. В комбинация с уникалния номенклатурен код, програмата осигурява точно идентифициране на артикулите.

Основна мерна единица

Това е задължителен реквизит, който показва в какви единици се измерва наличността, доставените, произведените или реализираните артикули. Мерните единици могат да бъдат добавяни и редактирани по време на създаването на артикулите. Важно е да се избере подходяща мерна единица, особено за артикули с ниска единична стойност, като например винтове.

Баркод

Въвеждането на баркод позволява по-бързо добавяне на артикули към документи с помощта на баркод скенер. За разлика от номенклатурния код, баркодът може да бъде споделен между няколко артикула, като програмата ще ви позволи да изберете правилния артикул при съвпадение.

Допълнително описание

Това поле позволява записването на допълнителна информация за артикула. Описанието може да се отпечатва заедно с наименованието при продажба или изготвяне на оферта. То е полезно за по-лесна идентификация на артикула и се включва при търсене.

Група

Всеки артикул може да бъде свързан с една група. Групите могат да имат подгрупи, което позволява по-гъвкаво организиране и филтриране на артикули в справки.

Текуща наличност в обекта

Полето „Текуща наличност в обекта“ показва информация за количеството на артикула в активния складов обект. Ако артикулът е нов и няма регистрирани складови операции, операторът може еднократно да въведе начална наличност. Това е препоръчително да се прави чрез складова операция (например доставка), но при нужда, началната наличност може да се въведе ръчно, ако артикулът не е участвал в предишни ревизии на същия складов обект. Полето за наличност по подразбиране е забранено за ръчна промяна. За еднократно увеличаване на наличността чрез въвеждане на начално салдо, трябва да се използва бутонът (), който се намира до полето.

Минимална наличност

Минималната наличност представлява стойност, под която не е желателно количеството на артикула да спада. Тази стойност се задава с цел да предупреди, че запасът на артикула е под критичен минимум, но програмата няма да блокира възможността да продавате или използвате артикула, дори ако наличността му спадне под тази стойност. Попълването на това поле не е задължително и се препоръчва за артикули с висока важност.

Продажни цени

Програмата позволява да зададете до две стандартни продажни цени за всеки артикул, наречени продажна цена 1 и продажна цена 2. Ако не въведете цена, програмата ще очаква да я попълвате ръчно при всяка продажба на този артикул.

В PRO версията на StoreHouse имате възможност за неограничен брой допълнителни продажни цени, като всяка от тях трябва да бъде асоциирана с конкретен клиент. Това позволява персонализирани цени за различни клиенти.

Включва ДДС

Тази опция е достъпна само в PRO версията, но използването й не е препоръчително, тъй като по отношение на програмата водеща е нетната цена, а изчисляването на ДДС се извършва в края на документа, върху сбора от данъчните основи на артикулите.

При активиране на опцията „Включва ДДС“, програмата ще изчислява нетната цена чрез изваждане на данъка от въведената крайна цена.

Себестойност

Себестойността е ключов елемент за всеки артикул. В StoreHouse тази стойност се преизчислява автоматично при всяка промяна в доставната цена на артикула или неговите компоненти (ако артикулът е част от разходна норма на изделие или услуга). Препоръчително е да не променяте ръчно тази стойност, освен ако не установите сериозни несъответствия между реалната и показаната себестойност. Тези несъответствия могат да се дължат на различни фактори, като неправилни доставни цени или грешни количества в разходната норма на материалите. Ако разполагате с точна информация за себестойността на артикула при създаването на номенклатурата, е препоръчително да я въведете. Изключение правят разходните норми на услугите, където себестойността е изчисляемо поле. След добавяне на артикула в номенклатурата, оставете програмата сама да актуализира тази стойност.

Важно е приходните и разходните операции в програмата да се въвеждат в хронологичен ред (първо доставки или производство, след това продажби). Забавянето на приходните операции и изписването на стоки, които още не са регистрирани като налични, може да доведе до неточности в себестойността и справките за печалби.

Рецептите на изделията съдържат две полета за себестойност:

1. Себестойност на наличните изделия, която отразява стойността на артикулите към датата на тяхното производство.
2. „Общо произв. разходи“ – сума от себестойностите на материалите в рецептата, базирана на актуалните им цени. Тази стойност служи за прогнозна себестойност при бъдещо производство. Разликата между двете стойности може да възникне при промени в състава на рецептата или в цените на материалите.

В модул „Стоки“ по подразбиране се показва себестойността на наличните количества. Ако артикулът е услуга или няма наличност, се показва сборът от себестойностите на материалите плюс допълнителните разходи.

Ако опцията за автоматично преизчисляване на себестойността преди показване е изключена („Настройки“ -> „Преизчислявай себестойността на рецептите преди показване“), програмата добавя знак „*“ до цената, ако предстои преизчисление. По подразбиране тази опция е изключена, за да не се губят ресурси при големи списъци с артикули. Активирайте я, само ако е необходимо.

Себестойността на рецептите се преизчислява автоматично при редакция на рецептата или включването на артикула в операции като производство, продажба, прехвърляне или ревизия.

Последна доставна цена

Това е последната цена, на която сте доставили артикула. Програмата я актуализира автоматично при всяка доставка.

Допълнителна мерна единица

Допълнителната мерна единица се използва, когато даден артикул се изписва с една мярка, но се доставя с друга. Например, продавате артикула на бройки, но го получавате от доставчика на кашони, или изписвате артикула на метри, а го доставяте на килограми. Когато зададете допълнителна мерна единица, можете при доставка да въвеждате количествата и цените според доставчика, а програмата автоматично преобразува тези данни в основната мерна единица. За преобразуването се използва „коефициент за трансформация“, който задавате заедно с допълнителната мярка. Тази функция е достъпна само в модула за доставки.

Коефициент за трансформация към основна мярка

Коефициентът за трансформация определя как допълнителната мерна единица се преобразува в основната. Например, ако основната мярка е „брой“, но доставяте артикула в „кашони“, като един кашон съдържа 1000 бройки и цената му е 100 лв., въвеждате коефициент 1000. Програмата автоматично ще изчисли, че 1 кашон е равен на 1000 бр. с единична цена 0.10 лв. Ако коефициентът е 1, не се извършва трансформация, тъй като количеството и цената по двете мерки съвпадат. Ако коефициентът е под 1, съотношението се обръща.

Скрит артикул

Отбелязването на тази опция скрива артикула от списъците, освен ако не сте разрешили показването му в настройките или ако е част от операция или документ, необходими за справка. Тъй като артикулите с извършени операции или наличност не могат да бъдат изтривани, скриването е единственият начин да спрете показването им. Това е полезно за артикули, които вече не продавате или не произвеждате, за да оптимизирате работата на програмата. Имайте предвид, че скриването не освобождава номенклатурния код на артикула.

Локация

Ако артикулите във Вашия склад се съхраняват на конкретни места, като отделни помещения или картотекирани стелажи, тук можете да въведете информация за тяхната точна физическа локация, за да улесните намирането им.

Допълнителни номенклатурни кодове по контрагенти

StoreHouse PRO позволява да добавяте неограничен брой допълнителни номенклатурни кодове за всеки артикул, като всеки код е асоцииран с конкретен доставчик или клиент. Това е полезно, когато се изисква в документи като фактури, стокови разписки или заявки да се използват кодовете на клиента или доставчика, а не Вашите. Тази функция е особено необходима при работа с големи вериги магазини. За да се отпечатват допълнителните кодове в документите, трябва да активирате тази опция в настройките на програмата. Допълнителни кодове могат да се добавят само за вече създадени артикули.

Специални продажни цени по клиенти

В StoreHouse PRO можете да зададете специална продажна цена за всеки клиент за даден артикул. Това означава, че за всеки от вашите клиенти може да бъде дефинирана персонализирана цена на артикула. Ако имате 1000 клиента, можете да имате до 1000 специални цени за всеки артикул, в допълнение към основните две продажни цени. Специални цени могат да се задават само за вече създадени артикули.

Търговски отстъпки по клиенти

Подобно на специалните цени, в StoreHouse PRO можете да зададете процентна отстъпка за конкретен клиент и артикул. Тези специални отстъпки могат да се комбинират с общите отстъпки, зададени на ниво клиент. Например, ако клиент има стандартна отстъпка от 10%, но за конкретен артикул сте задали 15% отстъпка, програмата ще приложи специалната отстъпка за този артикул, а за останалите ще използва стандартната.

Изображение на артикула 

Можете да прикачите графичен файл (снимка или техническа схема) на артикула, което ще улесни бързото и визуално идентифициране на стоката.

Файл с допълнителни данни

Можете да прикачите файл в произволен формат, който ще бъде достъпен при преглед или редакция на артикула. Това ви позволява бързо да достъпвате разширена техническа или друга информация чрез натискане на съответния бутон.

Тегло

Теглото на артикула може да бъде въведено в килограми. Програмата ще използва този параметър при изчисляването на общото тегло за определени складови операции.

Създаване на стока

Създаването на нова стока може да става както ръчно, чрез въвеждане на набор от задължителни параметри, така и автоматизирано – чрез импорт на множество артикули от предварително подготвен файл.

Ръчно създаване

1. Чукнете бутона Нова стока.
2. Въведете уникален номенлатурен код на стоката.
3. Въведете наименованието на артикула по начина, по който желаете да се изписва във фактури и оферти.
4. За стоки, които са едновременно и материал за производство или влагане в услуги, отбележете чрез поставяне на отметка.
5. Изберете стоковата група, към която принадлежи новия артикул. Ако не съществува – създайте я.
6. Въведете или изберете основната мерна единица.
7. По желание можете да въведете една или повече продажни цени без ДДС. В случай, че не въведете продажна цена, програмата ще очаква да я въвеждате по време на продажба.
8. Съхранете новата стока.

При активирана опцията за автоматично попълване на номенклатурния код, програмата го генерира и попълва автоматично за новите артикули. По подразбиране тази функция е изключена, но можете да я разрешите в настройките по всяко време.

Въвеждането на останалите реквизити е изцяло по желание. С малки изключения параметрите на стоките могат да бъдат въвеждани и променяни по всяко време.

Автоматизираното създаване чрез импорт от CSV файл е функция на PRO версията. Файлът трябва да съдържа минимум следната информация: номенклатурен код, наименование и мярка. Останалите реквизити са опционални.

Създаване на рецепта

Създаването на рецепта (разходна норма) за изработка на изделие или услуга става по начин, сходен с начина за ръчно създаване на стока, обяснен по-горе.

1. Чукнете бутона Нова рецепта.
2. Въведете уникален номенлатурен код на артикула.
3. Въведете наименованието на артикула по начина, по който желаете да се изписва във фактури и оферти.
4. Изберете типа на рецептата: изделие или услуга
5. Изберете стоковата група, към която принадлежи новия артикул. Ако не съществува – създайте я.
6. Въведете или изберете мерна единица.
7. По желание можете да въведете една или повече продажни цени без ДДС. В случай, че не въведете продажна цена, програмата ще очаква да я въвеждате по време на продажба.
8. Въведете един или повече материали, които са включени в рецептата за производство на изделието или извършването на услугата.
9. Съхранете новата рецепта.

Начална наличност

При първоначалното внедряване на програмата във вашата фирма, като нов потребител на StoreHouse PRO имате възможност да въведете началните заварени количества по няколко начина:

Препоръчителен метод

Препоръчителният метод се изразява в създаването на пълна ревизия на склада. Това обаче изисква първо да сте преброили всички наличности в склада и да сте създали всяка от стоките, за които сте намерили наличност.

При създаването на началната инвентаризация използвайте текуща дата и въвеждайте количествата, които са намерени към тази дата. Не пропускайте да въведете и единичната себестойност.

След съхраняване на началната ревизия с коригирани наличности и себестойности, програмата приема това за ново начално салдо.

Бърз метод

Бързият метод за въвеждане на началната наличност е достъпен чрез екрана за манипулиране на данните на стоката. Той се изразява в следното:

1. Докато сте в екрана за въвеждане на данните на стоката натиснете бутона „+“, намиращ се непосредствено до полето „Налични“.
2. Въведете количеството, което е заварено в склада към момента на започване на работа с програмата.
3. В полето за единична себестойност въведете доставната цена на наличното количество. Цената се въвежда без ДДС.

Тази опция може да се използва еднократно за всеки артикул и само при условие, че артикулът не е бил включен в ревизия.

Алтернативен метод

Някои потребители предпочитат да въведат началните наличности чрез фиктивна доставка на наличните стоки. Това също е работещ вариант, донякъде по-интуитивен и лесен, но имайте предвид, че ще се отрази в справката за доставките. Ако това не ви притеснява, можете да го използвате.