В тази част от ръководство ще илюстрираме начина за създаване на нови бази данни, тяхното управление, превключването между тях, настройките на програмата, които са свързани с този начин на работа, както и случаите на възможно приложение на работата с повече от една база данни.
Приложения
StoreHouse PRO предоставя възможност за работа с множество бази данни, което е изключително полезно в различни ситуации. Ето няколко основни примера:
- Управление на няколко фирми: Ако сте собственик на повече от една фирма или сте счетоводител, отговарящ за обслужването на множество фирми, StoreHouse PRO позволява отделно отчитане на операции, документи и наличности за всяка фирма. Това осигурява изолиране на данните на всяка фирма, така че информацията за една фирма да не се смесва с тази на другите. Това е особено полезно, когато трябва да се поддържа яснота и точност в счетоводните записи на всяка отделна фирма.
- Управление на няколко обекта в една фирма: В случаите, когато една и съща фирма има няколко отделни складови или търговски обекта, които не са свързани в обща локална мрежа, StoreHouse PRO позволява работа с различни бази данни за всеки обект. Това улеснява мениджърите и счетоводителите при периодичния контрол на отделните обекти и изготвянето на отчети за тяхното текущо състояние, без необходимостта от физическо обединение на данните.
- Архивиране и бърз достъп до стари данни: Ако имате нужда да съхранявате и лесно да достъпвате данни за предишни години, можете да използвате отделни бази данни за архивите. Това е особено полезно, когато сте архивирали данни от предишни периоди и сте ги премахнали от текущата база. Вместо да разархивирате стари данни и да рискувате презапис на текущата база, можете да създадете нова база данни за тези архиви. Така ще избегнете риска от загуба на данни при разархивиране и ще си осигурите по-бърз достъп до информацията, когато е необходимо, без да се налага да правите сложни операции по възстановяване на текущата база.
Тази функционалност на StoreHouse PRO не само елиминира риска от нежелано заместване на текущи данни, но също така значително ускорява процеса на проверка и преструктуриране на данните от архиви, когато те трябва да бъдат използвани или анализирани.
Добавяне на нова база данни
Създаването или добавянето на допълнителни бази данни в StoreHouse PRO се изразява в посочването на директорията, в която желаете те да бъдат създадени и съхранени. По принцип това действие се извършва в началния екран, в който въвеждате своето име и парола. Нека видим как изглежда той и кои са елементите на този екран:
Както се вижда от екранното копие по-горе, диалоговият прозорец за вход в програмата има следните елементи, имащи отношение към настоящата статия:
- Поле с информация за активната база данни – в това поле се изписва пътя към базата данни, с която сте работили последния път или базата данни, с която ще работите, ако влезете със своето име и парола. Това е и мястото, от което потребителят може да превключи от една база данни – към друга. Само една база данни може да бъде активна в рамките на текущия потребителски акаунт в Windows. Промяната на активната база данни става чрез отваряне на падащия списък и избор на друга достъпна стойност в него. Обърнете внимание, че промяната на активната база данни е ефективна единствено за Вашия потребителски акаунт в Windows, т.е. другите потребители на програмата в мрежата, както и другите потребителски Windows акаунти на същия компютър няма да бъдат засегнати от тази промяна.
- Бутон за „възстановяване на БД от архив“ – бутонът позволява да се стартира функцията за възстановяване на база данни от архив. По подразбиране възстановяването се извършва върху активната база данни, така че бъдете внимателни при употребата на тази функция.
- Бутон „бази данни“ – натискането на този бутон Ви дава достъп до функциите за управление на бази данни: добавяне, премахване и превключване.
Когато стартирате програмата за първи път, тя ще провери за наличие на база данни в директорията, в която е инсталирана, и ако такава не бъде открита, ще Ви предложи да стартирате мениджъра за управление на бази данни, чрез който да я създадете на желано от Вас място. Ако в момента, в който четете тази статия, вече работите с продукта, тогава не е необходимо да описваме този процес, тъй като първата Ви база данни и без друго е вече създадена, а пътят към нея се изписва в съответните полета в екрана за вход в програмата. Вместо това ще проследим начините за добавяне на още една база данни…
Базите данни на StoreHouse PRO са файлове с наименование „shouse.db“ (възможно е на Вашата система да се виждат и само като „shouse“, тъй като по подразбиране Windows скрива окончанията на някои типове файлове). Всеки такъв файл следва да бъде разположен в отделна директория.
За да добавите допълнителна база данни, натиснете бутона „Бази данни„. Екранът за вход в програмата ще покаже допълнителен набор от инструменти, който ще Ви е необходим, за да укажете пътя към новите бази. Той изглежда така:
Както се вижда от изображението по-горе, на екрана се е появил списък и два допълнителни бутона. Списъкът съдържа пътя към базите данни, за които StoreHouse PRO разполага с информация. Засега той съдържа единствено пътя към базата данни по подразбиране.
Бутонът „Добавяне на път към база данни“ Ви позволява да изберете папка със съществуваща база данни (или такава, която желаете да бъде създадена) и да я добавите към списъка. При натискането му се появява стандартният диалог за избор на папка в Windows:
От този екран е необходимо да посочите папката, в която (ще) се намира новата база данни. Тук обърнете внимание на няколко важни подробности:
- Пътят към базата данни не трябва да съдържа никакви символи на кирилица. Базата данни няма да може да бъде заредена, ако в пътя до нея се срещат символи, различни от латински букви, цифри и пунктуационни знаци. С други думи, пътища от вида „C:\storehouse\база данни\“ или „C:\потребителска папка\storehouse\“ не се допускат.
- Пълният път към новата база данни трябва да е различен от пътя към останалите дефинирани до момента бази данни. Излишно е да се опитвате да добавяте база данни, която вече присъства в списъка на дефинираните бази данни.
- Поддиректорията, в която базата данни ще бъде непосредствено разположена, е желателно да има различно наименование от поддиректориите на останалите бази данни. Това означава, че ако, например, досегашната Ви база данни е била разположена в папката „C:\ProgramData\StoreHouse\“, то пътят към новата база не е добре да завършва със същата поддиректория – „StoreHouse“ (примерно „D:\storehouse“ или „C:\sklad\storehouse“ и т.н., които не са подходящи имена в конкретния случай). По-късно ще стане ясно, защо това е от такова значение.
- Добра идея е да наименувате папките така, че да отговарят на своето предназначение и данните, които ще се намират в тях. Примерно, ако в допълнителната база данни ще отчитате склада на друга фирма, тогава дайте на папката такова име, което да е близко до името на фирмата. Ако пък в базата данни ще се намират данните на друг обект, от който периодично получавате архиви, наименувайте папката с името на обекта. И не на последно място, ако папката просто ще съдържа данните от архив от стар период, то тогава за нейно име задайте периода (например 2010, 2011, според годината).
- Папката, в която ще се намира базата данни, трябва да предоставя на потребителите, които ще я ползват, пълни права за четене и запис на данни.
- Желателно е папката да се намира на устройство или място в мрежата, които са винаги достъпни в този си вид, когато с базата данни се работи, т.е. задължително трябва да се уверите, че устройството няма да променя името си произволно при всяко включване (отнася се най-вече за преносимите памети и дискове) или мрежовия ресурс няма да променя адреса и наименованието си. В никакъв случай не трябва да променяте, премествате или изтривате пътя, в който базата данни е била създадена, след като тя е била добавена към регистъра на базите данни. В противен случай, ако тази база данни е активната за Вашата система, след евентуална промяна на пътя, в който тя се намира (извън StoreHouse PRO), програмата няма да може да я открие и ще получите съобщение за грешка.
- Опитайте се да съкратите максимално дълбочината и дължината на пътя, в който разполагате допълнителните бази данни. Не е добра идея да създавате твърде дълъг път към базата данни от сорта на „C:\papka1\papka2\papka3\baza danni na StoreHouse PRO„. Подобно разположение ще Ви затрудни да виждате и разпознавате лесно необходимата Ви база данни в списъка. По-добре е да си създадете предварително една папка с наименование „sklad“ или „storehouse“ в основния каталог на дисковото устройство, а по-късно в нея просто да добавяте поддиректории за допълнителните бази данни. Примерно: „D:\storehouse\firma1„, „D:\storehouse\firma2„, „D:\storehouse\ime na obekta„, „D:\storehouse\2011“ и т.н.
- Препоръчително е всички бази данни да се създават на място, което няма да пропуснете да архивирате при евентуално преинсталиране на операционната система, и ако е възможно, да са групирани в една обща директория (както е дадено в примера по-горе), за да е по-лесно да ги локализирате и архивирате наведнъж.
- Не е желателно да създавате папките за новите бази данни в устройство „C:“, тъй като има реална опасност да пропуснете да ги преместите на безопасно място при евентуално преинсталиране на Windows и по този начин да ги загубите. Ако разполагате с втори диск или пък само с един, но разделен на няколко дяла, то винаги е за препоръчване да използвате устройство „D:“ или друго, на което данните Ви ще бъдат по-защитени.
И така, след като дадохме някои общи насоки относно директориите, в които ще разполагате базите данни, нека продължим с инструкциите по създаването и добавянето на допълнителни бази данни.
Ако предварително сте създали необходимата празна папка някъде на Вашия компютър (или съществува папка, която вече съдържа база данни на StoreHouse PRO), просто я изберете в списъка и натиснете бутона ОК за потвърждение. Ако пък папката не е създадена все още, изберете място на Вашия диск, където желаете тя да бъде разположена и натиснете бутона „Make New Folder“ (или „Създай нова папка“, ако операционната Ви система е с български интерфейс). Ще бъде създадена нова папка, чието име първоначално ще бъде нещо от сорта на „New Folder“. Преди да направите каквото и да е друго действие, впишете името на новата директория и натиснете бутона за потвърждение на избора. След като потвърдите избора на новата директория, диалоговият прозорец ще се затвори, а на екрана ще се вижда отново екрана за вход в програмата. Този път, обаче, в списъка на последно използваните бази данни ще бъде добавен и пътя към новата база. Обърнете внимание, че към този момент самата база данни все още не е създадена – това ще се случи едва, когато инструктирате StoreHouse PRO, че това е активната база данни и програмата се опита да я зареди.
Както можете да видите от изображението по-горе, в таблицата се появиха нови редове – по един за всяка нова база данни, които сме добавили. Активната база данни все още e същата и за да няма съмнения коя е тя, пред нея има и отметка. Като допълнение, вляво от полето с информация за пътя към активната база данни се е появил нов бутон (), който служи за бързо избиране на друга активна база данни. Този бутон е видим само тогава, когато към StoreHouse PRO са добавени две или повече бази данни.
Активиране на базата данни
За да промените активната база данни (т.е. да заредите друга) е необходимо да чукнете на бутона и да я изберете от падащото меню, което ще се появи.
Програмата ще поиска потвърждение от Вас, след което, ако отговорите утвърдително (и базата данни съществува в указаното от Вас място) новата активна база данни ще стане тази, върху която сте чукнали в менюто. Както може да се види от изображението по-долу, отметката се е преместила пред пътя, сочещ към новодобавената база. В горната част на екрана също се изписва пътя към нея, което изначава, че успешно сме указали на StoreHouse PRO, че желаем да работим с другата база данни.
В случай обаче, че базата данни, която сте добавили все още не съществува, ще получите съобщение, че програмата ще създаде базата данни при следващото стартиране на StoreHouse PRO, след което програмата ще се затвори. Стартирайте я отново…
След повторно стартиране на StoreHouse PRO ще бъдете посрещнати от следния екран, с който програмата Ви предлага да стартирате мениджъра за управление на бази данни, за са създадете своята нова база данни:
Натиснете бутона за потвърждение, за да се покаже мениджъра за управление на бази данни. Той изглежда по следния начин:
От този екран можете да предприемете следните действия:
- Да създадете нова база данни;
- Да укажете път към съществуваща база данни, намираща се на друго място във Вашия компютър;
- Да възстановите информацията от файл, съдържащ архив на база данни.
За целите на това ръководство ще се спрем на първия случай – създаване на нова база данни. Натиснете бутона „създаване на нова база данни„. Ще се появи малко меню с две възможни опции: „създаване в пътя по подразбиране“ (следва пътя към активната база данни) или „създаване в друга директория“. Изберете първата опция:
След като чукнете върху командата „Създаване в пътя по подразбиране“, програмата ще създаде нова празна база данни в пътя, който указахме с действията си по-горе. Програмата ще изведе и съобщение, съдържащо името и паролата на новосъздадения администраторски профил в базата данни.
След натискане на бутона за потвърждение, ще се покаже стандартния екран за вход в програмата. Обърнете внимание, че в него няма да се виждат инструментите за манипулиране на базите данни, тъй като в ежедневната Ви работа с програмата те няма да са Ви нужни. Оттук нататък превключването ще става директно чрез натискане на бутона .
Превключване между базите данни
В ежедневната Ви работа с програмата, ако управлявате повече от една фирма вероятно ще Ви се налага често да превключвате между различните бази данни. За щастие тази задача е бърза и лесна. Превключването към друга, регистрирана в програмата база данни може да стане по два начина:
- Вариант 1: От екрана за вход в програмата, при нейното стартиране – просто натиснете бутона , който се намира вдясно от пътя към активната база данни, чукнете върху желаната база, потвърдете избора си и готово! След като въведете името и паролата си за вход, вече ще работите с новоизбраната база данни. Обърнете внимание, че този вариант предполага, че програмата е била изключена преди да пристъпите към промяната на активната база данни.
- Вариант 2: Без да излизате от програмата, чукнете върху менюто „Система“ и стартирайте командата изход и избор на друга база данни. Програмата ще покаже разширения екран за вход в StoreHouse PRO (т.е. с активирани инструменти за манипулиране на бази данни). И тук, както при предишния вариант, просто трябва да чукнете върху бутона , за да се появи менюто, от което да изберете базата данни, с която желаете да работите в момента. След като я изберете, въведете името и паролата си и натиснете Enter за вход.
Нали Ви казахме – бързо и лесно! ?
Препоръки
- Активиране на потребителски акаунти
За да работите с повече от една база данни, уверете се, че използването на потребителски акаунти е активно. Ако е забранено, програмата ще зарежда последната използвана база данни автоматично, без възможност за бърз избор на друга. За всяка база, която използвате, проверете в менюто „Администриране“, че опцията „Не използвай потребителски сметки“ е изключена. - Архивиране на бази данни
Обмислете внимателно къде ще се създават архивите на базите данни. По подразбиране те се съхраняват в една папка с добавен суфикс към името на архива, който указва оригиналното разположение на базата данни. Ако базите Ви се намират в директории с едно и също име, може да възникнат проблеми при идентифицирането на архивите. Програмата предлага опция архивите да се съхраняват директно в папката на съответната база данни, което улеснява разпознаването им, но също така увеличава вероятността да пропуснете архивиране при преинсталиране на операционната система. - Настройки на програмата
Потребителските настройки важат за всяка база данни, освен ако не създадете отделни потребителски акаунти в Windows за различните бази. Глобалните настройки обаче важат само за конкретната база данни и са обозначени с червен цвят, за лесно разпознаване. - Лого и документи
Ако издавате документи като фактури и гаранционни карти с фирмено лого, уверете се, че програмата използва правилното лого за всяка база данни. Избягвайте ситуация, при която издавате фактура с логото на друга фирма, като укажете на програмата да търси файла с лого в съответната папка на базата данни. - Автоматично попълване на имена
При работа с множество бази данни е важно да внимавате с настройката за автоматично попълване на последно въведеното име на съставителя на документи. За по-добра прецизност може да използвате опцията за автоматично попълване на името на текущия потребител, който съставя документа, след като сте въвели имената му в модула „Потребители и права за достъп“.