В StoreHouse PRO всяка фактура получава уникален 10-цифрен последователен номер. Ако няма вече съхранени фактури в системата, първата фактура ще бъде с номер 0000000001, а всяка следваща ще увеличава този номер с 1. В много случаи обаче ще искате или ще се наложи да промените тази номерация, особено ако вече сте издавали фактури преди да започнете да използвате софтуера. Тук ще ви покажем как да го направите.
Защо може да се наложи да промените номерацията?
- При преминаване от ръчно или друго софтуерно издаване на фактури
Ако до този момент сте издавали фактури на хартия (от кочан) или сте използвали друг софтуер, вече имате серия от номера, която искате да продължите. В този случай е важно да не дублирате номерата на старите фактури в новата система. - При работа с няколко отделни търговски обекта
Ако имате няколко независими обекта (физически магазини, складове и т.н.), които издават фактури едновременно, но не споделят обща база данни, трябва да осигурите уникални номера за всеки обект. Това може да се постигне чрез задаване на различни начални номера или диапазони на номерата за всеки обект (например, единият обект да започва с 1000000001, а другият с 2000000001). - При използване на фактури от кочан паралелно с фактури, издадени чрез софтуер
Ако използвате както хартиени фактури, така и софтуера за издаване на електронни фактури, е добре да разделите номерацията. Например, хартиените фактури да започват от 0000000001, а фактурите в StoreHouse да започват от 1000000001. Така ще избегнете объркване и дублиране.
Как да промените номерацията на фактурите?
Метод 1: Ръчно задаване на началния номер в модул „Продажби“
Това е най-лесният и често използван метод за промяна на номерацията на фактурите. Можете ръчно да въведете желания начален номер директно при създаването на фактура в модул „Продажби“.
Стъпки:
- Влезте в модул „Продажби“
Уверете се, че създавате фактура (а не друг тип документ). - Попълнете данните на фактурата
Въведете артикулите, датите, суми и всички други необходими данни за фактурата. - Коригирайте номера на фактурата
Преди да запазите документа, кликнете върху полето за номер на фактура и го променете. Ако последната фактура, която сте издали (напр. на хартиен кочан или в друга система), е с номер 0000012345, въведете следващия номер – 0000012346. - Запазете фактурата
Уверете се, че номерът е коректен и съхранете фактурата. След като веднъж е съхранен, номерът не може да бъде променян и ще се счита за зает от системата. Всяка следваща фактура ще бъде с 1 по-висок номер.
Важни предупреждения:
- Номерата не могат да се дублират: Програмата автоматично проверява дали въведеният номер вече не е зает. Ако номерът е използван, ще получите съобщение за грешка и ще трябва да въведете нов номер.
- Не използвайте по-ниски номера: Ако вече сте издали фактури с високи номера (например от 2000000001 нагоре), не е практично да започнете с по-нисък номер (например 0000000001). Това ще наложи ръчното въвеждане на всеки номер след това, което не е удобно.
- Възможни ограничения от администратора: Ако администраторът е задал фиксиран диапазон за номерацията в определен склад или обект, няма да можете да зададете номер, който е извън този диапазон.
Метод 2: Задаване на нов диапазон в модул „Складови и търговски обекти“
Вместо да въвеждате ръчно номера, можете да дефинирате фиксиран диапазон от номера, който програмата да използва автоматично при издаването на фактури. Това е полезно, ако искате да избегнете ръчното въвеждане и искате програмата сама да генерира следващите номера.
Стъпки:
- Отворете модул „Складови и търговски обекти“
Този модул позволява задаването на различни диапазони за фактурите във всеки обект или склад. - Изберете диапазон за всеки обект
Определете различни диапазони за различните обекти, за да избегнете припокриването на номера. Например:- Обект 1: диапазон 0000000001 – 0999999999
- Обект 2: диапазон 1000000001 – 1999999999
- Съхранете настройките
След като зададете диапазоните, програмата автоматично ще генерира номерата в рамките на избрания диапазон.
Кога да използвате всеки метод?
- Метод 1 (ръчно задаване на номер) е подходящ за ситуации, когато издавате фактури в ограничен брой обекти или когато преминавате от друга система към StoreHouse и трябва да продължите вече съществуваща номерация.
- Метод 2 (задаване на диапазони) е по-удобен при работа с повече от един търговски обект или когато искате автоматизация на процеса и избягване на грешки с дублиране на номера.
С тези стъпки ще можете лесно да настроите номерацията на фактурите според вашите нужди и да избегнете възможни грешки при издаването на документи.