В този раздел ще разгледаме модула за прехвърляне на стоки в StoreHouse PRO, който позволява лесно и проследимо прехвърляне на стоки между складови обекти.
Модулът работи с количествата на стоките в складовата база данни. Прехвърлянето е двустранно, изисква съществуването на поне два склада:
- Обект-източник: складът, от който се изписват стоките.
- Обект-получател: складът, в който се зачисляват стоките.
Операцията е огледална – разход за обекта-източник (намаляване на наличностите) и приход за получателя (увеличаване на наличностите). Прехвърлянето се инициира от обекта-източник, без да е необходимо допълнително действие от страна на получаващия обект.
Възможни приложения
Модулът за прехвърляне на стоки намира приложение не само за отразяване на вътрешни движения между складови обекти на фирмата. Основното му предназначение е да улесни прехвърлянето на стоки между различни обекти, като същевременно осигури проследимост на процеса.
Например, хипотетична фирма с няколко обекта за различни дейности може да има следната структура:
- Склад за суровини и материали: тук се заявяват и доставят стоки за производствени и търговски нужди. Използват се основно модулите „Заявки“ и „Доставки“.
- Производствен обект: в него се обработват суровините и се произвеждат готови изделия. След завършване на производството, готовата продукция трябва да бъде прехвърлена към следващия обект.
- Склад за готова продукция: тук се съхраняват готовите изделия, които по-късно се разпределят към търговските обекти.
- Търговски обект(и): занимават се с реализацията на готовата продукция и използват основно модула „Продажби“.
Модулът „Прехвърляне“ в StoreHouse PRO улеснява прехвърлянето на стоки между тези обекти и осигурява проследимост на всяко движение в справките.
Допълнителни приложения на модула
Модулът за прехвърляне на стоки в StoreHouse PRO може да се използва за различни цели извън основното си предназначение, като например:
- Виртуален обект за бракувани стоки: Създаването на виртуален обект за бракувани стоки позволява отписване на артикули от наличността на основните обекти. Това осигурява проследимост на бракуваната стока, както и информация за причината и датата на бракуването.
- Зачисляване на инструменти на служители: Можете да създадете виртуален обект за всеки служител, за да отчетете инструменти и материали, зачислени временно на тях. Когато те бъдат върнати, операцията за прехвърляне възстановява стоките в склада.
- Виртуален склад за блокирани количества: Стоките могат да бъдат временно блокирани чрез прехвърляне към виртуален обект. Така тези артикули ще бъдат извън наличността на основния склад и няма да могат да се използват, докато не бъдат върнати.
- Контрол на материали за комплексни изделия или поръчки: Модулът е полезен за компании, като строителни фирми, които работят по различни обекти едновременно. Материалите могат да се зачисляват към съответния обект по време на работния процес, като остатъчните стоки могат да бъдат прехвърлени към други обекти.
Тези примери показват как модулът може да бъде използван за разнообразни цели, като самото му приложение е ограничено само от нуждите и въображението на потребителите на StoreHouse PRO.
Създаване на нова операция
За да влезете в модула, кликнете на неговата икона в лентата с инструменти или отидете в менюто Операции -> Прехвърляне на стоки между обекти.
Уверете се, че активният обект е този, от чиято наличност ще извадите прехвърлените количества. Ако не е, кликнете върху списъчното поле „Активен обект“ и изберете желания склад.
При зареждане на модула програмата автоматично преминава в режим на създаване на нова трансферна операция. Всяка операция получава уникален пореден номер, без дублиране.
Ако прехвърлянето е извършено на предходна дата, операторът трябва да я коригира, за да отговаря на реалната. Ако не се направи промяна, програмата автоматично присвоява текущата дата.
Следващото действие е избор на обект-получател, към чиято наличност ще бъдат пренасочени стоките след съхранението на операцията. Обектът трябва да е създаден в номенклатурата на складовите обекти.
Не е необходимо операторът да има достъп до обекта-получател, но трябва да има достъп до обекта, от който излизат стоките. Това се осигурява от администратора на базата данни.
Изборът на обект-получател става от падащ списък, след натискане на бутона за избор на обект или чрез чукване върху полето „Прехвърляне към обект„.
Добавяне на артикули към операцията
Подобно на начина, по който става добавянето на артикули в други части на програмата, и тук възможностите са основно две:
- Ръчно добавяне чрез избор от списъка на артикулите;
- Чрез баркод четец
Освен тях, на Ваше разположение са и функциите за:
- Импорт на артикули от CSV файл;
- Импорт на операция от STR файл;
- Импорт от друга трансферна операция;
- Импорт от доставка;
- Импорт от заявка;
- Импорт от производствена операция
Всички импортни функции, с изключение на последната опция, са достъпни чрез различните бутоните за импорт в модул „Прехвърляне“. Те ще бъдат разяснени по-нататък в ръководството.
Импортът на артикули от производствена операция може да се инициира само чрез производствения модул, разгледан в отделно ръководство.
За добавяне на артикул чрез списък натиснете бързия клавиш F2 (или „+“ от цифровия блок) или бутона „Добави стока от списък„. Ще се покаже списък със стоките и наличностите в активния склад. Използвайте търсачката, за да откриете артикула и кликнете двукратно върху неговия ред, за да го добавите.
Ако искате да добавите множество артикули наведнъж, натиснете Ctrl+M. Това ще активира режим за избор на няколко артикула, които можете да изберете последователно, без да напускате списъка. Потвърдете избора с ENTER и програмата ще ги добави към операцията.
За всеки артикул се въвежда само количеството, което ще бъде прехвърлено. Прехвърлянето на стоки между собствени обекти се осъществява по себестойност, тъй като е вътрешно движение на артикули.
Ако операторът няма права да вижда и работи със себестойности и доставни цени, тези данни ще бъдат скрити, като ще се виждат само въведените количества. Все пак е възможно да се отпечата документ с основната продажна цена на артикулите или без никакви цени.
След като добавите всички артикули, прегледайте и, ако е необходимо, попълнете останалите реквизити, които са важни за Вас. В зависимост от настройките на програмата някои от полетата могат да бъдат попълнени автоматично.
Накрая, запишете операцията с натискане на клавишната комбинация Ctrl+S или бутона „Запиши„. При успешен запис количествата на артикулите ще бъдат изписани от активния обект и зачислени към обекта-получател. Програмата ще предложи опции за отпечатване на документ.
При желание можете да отпечатате документ на принтер, като натиснете бутона „Отпечатай“ и изберете една от трите опции: Със себестойности, с продажна цена #1, с продажна цена #2 или без цени (само количества).
След записа на операцията, за да въведете нова, натиснете бутона „Нова операция“ или клавишната комбинация Ctrl+N. Програмата ще изчисти екрана и ще влезе в режим за ново прехвърляне. За да преминете към друга част на програмата, използвайте менютата или иконите в лентата с инструменти.
Зареждане на съхранена операция
В модула за прехвърляне на стоки в StoreHouse PRO можете да заредите съхранена операция по всяко време. В зависимост от правата на оператора, може да се извършва не само преглед и печат, но и корекция на операцията, включително добавяне на артикули, ако това е разрешено от администратора. След корекция и натискане на „Запис“, наличностите ще се актуализират автоматично.
Операции могат да се променят само ако активен е обектът, от който стоките са изписани. Зареждането на операции, при които активният обект е получаващият, е възможно само за преглед и печат.
Зареждането на съхранена операция става чрез клавиши Ctrl+O или бутона за зареждане. Програмата показва списък с операции, като можете да използвате търсенето по номер или да стесните периода, за да намерите по-лесно желаната операция.
Ако активният обект не е „Всички обекти на фирмата“, в списъка ще се показват само операциите, в които той е източник или получател.
За да видите само операциите, в които Вашият обект е източник, натиснете бутона за зареждане и изберете опцията „Изходящи трансфери към други обекти“.
Ако искате да видите операциите, в които обектът Ви е получател, изберете „Входящи трансфери“.
Импорт и експорт на артикули
Импорт и експорт на артикули от CSV файл
Функцията за импорт и експорт на артикули от CSV файл позволява автоматизирано въвеждане на голям брой артикули, които са създадени в друг софтуерен продукт или модул на StoreHouse PRO.
Импортът от CSV се стартира чрез бутона за импорт:
При импортиране на артикули в трансферна операция, файлът задължително трябва да съдържа номенклатурния код и количеството на прехвърляните артикули. Артикулите трябва да съществуват в базата данни; ако не съществуват, те ще бъдат пропуснати от импортната функция.
Импорт на артикули от други операции
Функциите за импорт от други операции са достъпни чрез бутона:
Поддържа се извличане на артикули от: друга трансферна операция, доставка или от заявка към доставчик. Операторът посочва базовата операция, а StoreHouse PRO има грижа за останалото.
Зареждане на операции от други бази данни чрез STR файл
Функцията за импорт и експорт на трансферни операции е полезна, когато обектът-източник и обектът-получател са в различни бази данни. Генерирането на STR файл позволява на отсрещната страна да импортира данните лесно, без да въвежда ръчно реквизитите на документа и артикулите. Освен това, импортирането на този файл в обекта-получател автоматично създава липсващите артикули в номенклатурата.
Имайте предвид, че артикули от тип „разходна норма на изделие“ ще се импортират като обикновени стоки, а не като разходни норми.
Стъпки за създаване на STR файл:
- Трансферната операция трябва да бъде завършена и съхранена.
- Натиснете бутона за експорт и изберете командата „Експортирай операцията в STR файл“.
- Програмата ще създаде файл с разширение .STR и име, което съдържа номера на операцията.
- Потвърдете записа и изпратете файла на отсрещната страна по подходящ начин.
Импортът на файла в отсрещната страна изисква предварително създаден виртуален обект с името на обекта-източник. Този обект трябва да бъде активиран преди импорта.
Стъпки за импорт на STR файл:
- Активирайте виртуалния обект, който е инициатор на прехвърлянето.
- Влезте в модул „Прехвърляне“ и натиснете бутона за импорт. Чукнете върху „Импортирай операция от STR файл“.
- Изберете файла с данни и натиснете ENTER.
- Данните ще се визуализират на екрана, извършете нужните корекции и запишете операцията.
- Накрая отново променете активния обект, така че да съвпада с този, от името на който извършвате обичайните си операции.
Автоматично генериране на трансферна операция чрез производствения модул
Тази функция автоматизира прехвърлянето на материали от производствена операция към целеви складов обект. Достъпна е чрез функцията „Експорт на материалите“ -> „Експорт на материалите към нова трансферна операция“ в производствения модул. Това позволява лесно и бързо прехвърляне на необходимите материали към избран от оператора складов обект, спестявайки време и намалявайки риска от грешки при ръчно въвеждане.