Оферти и ценови листи

StoreHouse PRO позволява бързо и лесно създаване на оферти и ценови листи. Благодарение на достъпа до съществуващата номенклатура на артикулите и клиентите, създаването на оферта или отпечатването на ценова листа за една или повече стокови групи може да отнеме секунди и няколко чуквания с мишката.

Офертите, които на по-късен етап са достигнали до състояние на реални сделки могат да бъдат автоматично трансформирани в документи за продажба, спестявайки на оператора времето и усилията, необходими за повторно въвеждане на данните за артикулите.

Отворете модула „Оферти и ценови листи“ от менюто Операции → Оферти и ценови листи или като щракнете върху иконата „Оферти“ в лентата с инструменти.

Интерфейс

Екранът на модула е много подобен на екраните на модулите за продажби или доставки. Начинът на работа – също.

Всяка оферта в StoreHouse PRO има уникален 10-цифров номер, който се генерира автоматично. Програмата предлага следващия свободен номер и не допуска дублиране, дори при работа от няколко компютъра едновременно.

Бутонът „Нова оферта“ изчиства текущите данни и създава нов празен документ.

При отваряне на модула този режим е активен по подразбиране, така че можете директно да започнете работа.

При натискане на бутона „Нова оферта“ се отваря меню с избор:

• Създаване на нова оферта – За бърз достъп използвайте Ctrl+N
• Създаване на нова оферта, базирана на друга оферта – показва списък със съхранени оферти. При избор на някоя от тях, програмата автоматично въвежда артикулите от избраната оферта.

Бутонът „Зареди оферта“ (Ctrl+O) показва списък с вече издадени оферти, които можете да прегледате, редактирате или отпечатате повторно – както и при другите документи в StoreHouse PRO.

За избор на клиент използвайте бутона „Избери клиент“ (или Ctrl+K), а за добавяне на нов – бутона „Нов клиент“.

Полето „Клиент“ не е задължително, за разлика от други модули. Ако няма нужда да посочвате контрагент, можете да въведете само име на лице за контакт в полето „На вниманието на“.

Работа с артикули

Всяка оферта или ценова листа трябва да съдържа поне един артикул. Артикулите, заедно с количества и цени, се показват в основния списък на екрана.

Добавяне на артикул от номенклатурата
Натиснете бутона „Добави артикул от списък“ (или клавиш F2 / „+“ от цифровия блок), за да отворите списък с наличните артикули. Изберете желания или създайте нов директно от екрана, без да напускате модула.

Добавяне на цяла група артикули
С бутона „Добави група“ бързо въвеждате множество артикули от избрани артикулни групи. Функцията е особено полезна при съставяне на ценови листи.

Редакция на ред
За промяна на вече добавен артикул използвайте щракнете двукратно върху желания ред или използвайте бутона „Редактирай реда“. Ще се отвори екран за редакция на данните.

Изтриване на ред
За премахване на ред от офертата изберете го и натиснете „Изтрий реда“ или клавиша Del от клавиатурата.

Уводен и заключителен текст

Към всяка оферта можете да добавите уводен текст (до 2000 символа) и забележка в края (до 1000 символа).

• Уводният текст се отпечатва над списъка с артикули и обикновено описва предмета на офертата и специфични условия.
• Заключителният текст се отпечатва под таблицата и може да съдържа информация за начин на плащане, срок на доставка и др.

До всяко от тези полета има бутони за:

• Запис – съхраняване на текста като шаблон за бъдеща употреба
• Зареждане – въвеждане на предварително съхранен текст.

Търговска отстъпка

Полето „Търговска отстъпка (%)“ задава процент, който се прилага към всички редове в документа.
Ако вече е въведена отстъпка на ниво артикул, това общо поле няма да е активно.
Отстъпката се изчислява и приспада автоматично от стойността на офертата.

Срок на валидност

Контролите за въвеждане на срок или условие за валидност на офертата се намират в долния ляв ъгъл на модула.

Можете да посочите крайна дата, свободен текст с условие или да оставите полето празно.

Запис и печат

Бутонът „Запиши“ (Ctrl+S) съхранява промените в базата данни и предлага отпечатване на документа.

Бутонът „Отпечатай“ (Ctrl+P) отпечатва офертата или я записва като PDF файл, за изпращане по електронен път.

Чрез стрелката в дясната част на бутона за печат получавате достъп до различните опции за печат.

Офертите и ценовите листи се създават и съхраняват по един и същи начин. Разликата е единствено във вида на отпечатания документ.

При отпечатване като оферта се включва цялата информация, видима на екрана.

При отпечатване като ценова листа се не се отпечатват: номерът и датата на документа, колоната „стойност“ и колоната „количество“ (освен ако не е избрано да се показва).

Когато ценовата листа съдържа отстъпки, размерът на отстъпката (в проценти) се отпечатва на всеки ред. Показва се и цената след приложена отстъпка.

Информацията за отстъпките и базовите цени в ценовата листа може да се скрие чрез настройките на модула

Настройки на модула

Настройките включват следните опции::

• Отпечатвай съкратена информация за доставчика и клиента – Активирайте тази опция, ако желаете в офертата да се отпечатват само имената на получателя и Вашата фирма, без пълните им фирмени данни.
• Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в ценовите листи – По подразбиране програмата ще отпечатва номенклатурния код на артикулите в ценовите листи. Премахнете отметката, ако не желаете кода да се отпечатва в тези документи.
• Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в офертите – По подразбиране номенклатурният код не се отпечатва в офертите, но ако желаете да промените това, поставете отметка пред тази опция.
• Автоматично попълвай последния запаметен уводен текст на офертата – Дава възможност при създаване на нова оферта, да се прилага автоматично последния текст, който сте въвели и запаметили в полето за уводна текстова част на офертата. Ако повечето оферти съдържат идентичен уводен текст, това е по-бърз начин за прилагането му. Разбира се, можете да го адаптирате и променяте по всяко време, за всяка отделна оферта.   
• Автоматично попълвай последната запаметена забележка – Поставянето на отметка пред тази опция прави същото, което и горната настройка, но се отнася за автоматичното попълване на пояснителната забележка.
• Отпечатвай с крайни цени – Поставянето на отметка пред тази опция разрешава на програмата да отпечатва документите с цени с включен ДДС. Ако използвате опцията, препоръчително е настройката Ви за точност на изчисление на продажните цени да е по-висока от стандартната.
• Отпечатвай размера на отстъпката и цената преди отстъпка в ценовите листи – По подразбиране програмата ще отпечатва в ценовата листа колона с процента на отстъпката и единичната цена на артикула преди и след прилагането й. Ако не желаете клиентът да има информация за цената преди прилагането на отстъпката, нито пък за процента на самата отстъпка, премахнете отметката пред тази опция.
• Отпечатвай снимките на артикулите – При отпечатване на оферти или ценови листи, програмата може да отпечата и снимките на артикулите (ако някои от тях имат такива). По подразбиране снимките не се отпечатват, освен ако операторът изрично не промени тази настройка. 
• Отпечатвай офертите без сумиране на редовете в края на документа – Поставете отметка, ако не желаете отпечатване на общите суми в края на офертата.

Създаване на нова оферта

При влизане в модула вече сте в режим на създаване на нова оферта и можете веднага да започнете работа. Ако обаче сте въвели данни, които искате да изчистите, или сте заредили стара оферта, използвайте клавишната комбинация Ctrl+N или бутона „Нова оферта“.

Изберете клиент

Както вече споменахме, изборът на клиент в модул „Оферти“ не е задължителен. Ако обаче ще въвеждате клиент, направете го преди добавянето на артикули – така StoreHouse PRO ще може автоматично да приложи всички договорени цени и отстъпки за него.

Ако съставяте ценова листа и не желаете да я адресирате до конкретен получател, пропуснете избора на клиент и директно преминете към добавяне на артикулите.

Ако съставяте оферта към Ваш постоянен клиент, той вероятно вече присъства в номенклатурата на контрагентите. Натиснете Ctrl+K (или бутона „Избери клиент„) за показване на списъка с клиентите. 

Изберете желания ред и натиснете Enter за да потвърдите избора си.

За да спестите време, използвайте търсачката и въведете част от името на търсения контрагент или част от друг негов специфичен реквизит (примерно ЕИК по Булстат).

Ако клиентът е нов и все още не присъства във Вашата номенклатура на контрагентите, натиснете бутона „Нов клиент“ и въведете информацията с която разполагате.

За по-бързо въвеждане използвайте функцията за извличане на фирмените данни от Интернет по въведен ЕИК или ИН по ЗДДС.

Добавете артикули

За да добавите артикул към офертата, натиснете клавиша F2 или бутона „Добави артикул от списък“. Използвайте търсачката, за да откриете желания артикул по-бързо, след което го изберете и натиснете Enter, за да го добавите.

Програмата ще отвори екран с детайлите на избрания артикул, които са от значение за текущата оферта. В него можете:

• да зададете количество,
• да изберете или въведете цена,
• да коригирате наименованието (само за тази оферта),
• да добавите пояснителен текст под името на артикула,
• и да въведете индивидуална отстъпка, ако тя се различава от останалите в документа.

След като въведете количеството и направите нужните промени, натиснете Enter, за да добавите артикула към офертата. Ако желаете да добавите още артикули, повторете същите стъпки за всеки от тях. 

Ако сте допуснали грешка при въвеждането на данни за някой от артикулите, чукнете двукратно с мишката върху съответния ред. Програмата ще отвори отново екрана за редакция, където можете да коригирате количеството, цената и останалите данни. След като направите нужните промени, натиснете Enter, за да ги потвърдите.

След като приключите с добавянето на артикулите, преминете към попълване на останалите реквизити на офертата.

Други реквизити на офертата

След като въведете артикулите, можете да допълните офертата с допълнителна текстова информация и реквизити:

• Уводна текстова част
  В горния десен ъгъл на екрана се намира текстово поле, в което можете да въведете кратко описание на предмета и условията на офертата. Този текст (до 2000 символа) ще бъде отпечатан непосредствено над таблицата с артикулите.
  Ако използвате стандартен уводен текст, който сте съхранили за многократна употреба, можете да го заредите чрез бутона вдясно от полето.
• Заключителна забележка
  В полето непосредствено под уводната част можете да въведете кратка финална забележка (до 1000 символа). Тя може да съдържа информация относно срок на изпълнение, условия на доставка, начин на плащане и др.
  Както при уводния текст, и тук можете да използвате бутон за бързо зареждане на предварително съхранен шаблон.
• Търговска отстъпка за целия документ – ако е договорена търговска отстъпка и не сте я въвели на редовете с артикулте, можете да въведете процентна отстъпка, приложима за целия документ.
• Валидност на офертата
  Ако офертата е валидна до конкретна дата или при определени условия, посочете това чрез контролите за валидност, които се намират в долния ляв ъгъл на екрана.
• Допълнителни реквизити
  • В полето „На вниманието на:“ въведете името на получателя, ако е известно.
  • В полето „Съставил“ впишете своето име, за да се отпечата като съставител на офертата.

Съхраняване и отпечатване

За да съхраните своята оферта натиснете Ctrl+S (или бутона „Запиши„). Програмата ще запише документа и ще Ви предложи да го отпечатате на принтер или да го съхраните като PDF файл.

Вашата оферта би изглеждала по следния начин:

Ако искате да създадете нова оферта след като сте съхранили и отпечатали предишната, натиснете Ctrl+N (или „Нова оферта“). Това ще изчисти съдържанието на екрана и ще започнете нов документ.

Зареждане на съхранена оферта

Ако откриете грешка или пропуск след записа на документа, можете лесно да ги коригирате. Ако вече сте излезли от модул „Оферти“, просто се върнете в него и заредете съответната оферта.

Натиснете Ctrl+O (или бутона „Зареди оферта„), изберете нужната оферта от списъка и натиснете Enter. След това ще можете да извършите корекциите и добавянето на артикули, както е описано по-горе.

Не забравяйте да запишете промените, като натиснете бутона „Запиши“.

Създаване на ценова листа

Ценовата листа се създава по същия начин, както и офертата, описан по-горе, но с някои особености.

1. Количества: Ценовата листа по подразбиране показва цени за единична бройка, затова не е необходимо да въвеждате количества, освен ако не планирате да отпечатате ценова листа с обявени количества.
2. Отпечатване: Когато отпечатвате оферта като ценова листа, програмата няма да включи сумите в края на документа, нито колоната „стойност“. Няма да се отпечатат и номерът и датата на документа.
3. Избор на клиент: В повечето случаи изборът на клиент и адресирането към конкретен получател не са необходими при създаване на ценова листа. Въпреки това, ако желаете да изпратите ценова листа, предназначена за конкретен клиент, можете да попълните тези реквизити.
4. Отстъпки: Ако за някой от артикулите е въведена отстъпка, програмата ще отпечата колона с процента на отстъпката и колона с единичната цена след прилагането й. Ако не желаете да се отпечатват размерът на отстъпката и цената преди приложената отстъпка, можете да забраните това чрез настройките на модула, както е описано по-горе.

Добавяне на артикули към ценова листа

Основната разлика между персонализираната оферта и ценовата листа е броят на артикулите, които се включват в тези документи. Докато стандартната оферта обикновено съдържа ограничен брой артикули, които клиентът обмисля да закупи, ценовата листа включва обявяване на цена за много по-голям брой артикули от асортимента на доставчика.

Тъй като добавянето на 100, 200 или 1000 артикула поотделно би било непрактично, в StoreHouse PRO сме предвидили удобна възможност за бързо добавяне на голям брой стоки чрез избор на стокова група.

Добавяне на артикули от стокови групи към ценова листа

1. За да добавите всички артикули, принадлежащи към една или повече стокови групи, натиснете бутона „Добави група“.
2. Програмата ще ви покаже екран за избор на филтър по група.
3. Изберете желаните стокови групи и потвърдете избора, за да добавите всички артикули от тях към ценовата листа.

Ако избирате групи с подгрупи, уверете се, че сте активирали опцията „При избор на група избирай и нейните подгрупи“. Така подгрупите ще бъдат избрани автоматично. В противен случай ще трябва да ги избирате ръчно.

Тъй като в този режим програмата не показва екрана за въвеждане на количество и цена, StoreHouse PRO ще ви попита кой тип цена да приложи за въведените артикули. Екранът с опциите ще изглежда по следния начин:

Ако сте избрали контрагент, можете да изберете опцията „Автоматично избрана според контрагента“. Това ще позволи на програмата да приложи цената, базирана на специалните цени и отстъпки за избрания контрагент. Не забравяйте, че за да се приложат специалните цени, в данните на контрагента трябва да е посочено, че той купува по специална цена.

Ако първата опция не е приложима или не сте избрали контрагент, можете да изберете между „Продажна цена #1 без ДДС“ и „Продажна цена #2 без ДДС“.

След като артикулите бъдат въведени в списъка, можете да добавите някакви допълнителни текстови уточнения в началото и/или в края на документа, след което трябва да съхраните документа. За да запишете ценовата листа натиснете Ctrl+S или бутона „Запиши“.

Отпечатване на ценова листа

Непосредствено след записа на документа програмата ще Ви предложи да го отпечатате като оферта. Откажете това действие. Вместо това чукнете върху стрелката с опции към бутона „Отпечатай“. Изберете „Като ценова листа“ или „Като ценова листа с количества„.

По-долу можете да видите примерна ценова листа, отпечатана с или без количества.