Конфигуриране на програмата

Първо стартиране

При стартиране програмата проверява дали на компютъра има база данни от StoreHouse LITE или PRO. Ако намери такава, я зарежда автоматично.

Ако няма база данни, LITE версията стартира съветник за конфигуриране, който помага на новите потребители лесно да зададат основните настройки, без да се лутат в менюта.

Ако потребителят затвори съветника преди да е завършил стъпките за начално конфигуриране, може да го стартира отново от менюто „Настройки“.

Вместо съветника StoreHouse PRO ще покаже мениджъра за управление на бази данни. Той дава достъп до няколко възможни потребителски действия:

Създаване на нова база данни

При избор на опцията „Създай нова база данни“ се показва меню с два избора:

1. Създаване на база данни в пътя по подразбиране
   Базата данни се създава автоматично в директорията по подразбиране: C:\ProgramData\StoreHouse\. Ако преди това на компютъра е имало друга инсталация на StoreHouse PRO с променен път към базата данни, програмата ще предложи създаване на базата в променения път, който ще бъде изписан на екрана.
2. Създаване в друга директория
   При избор на тази команда се отваря диалогов прозорец за преглед на директориите. Потребителят може да избере друга директория, в която да съхрани базата данни. Ако в избраната директория вече има съществуваща база данни на StoreHouse, програмата ще изведе съобщение за това и ще предложи да се зареди тази база.

Зареждане на съществуваща база данни

При избор на опцията „Зареди база данни“, програмата показва диалогов прозорец за избор на директория, където потребителят трябва да посочи директория със съществуваща база данни. Ако в избраната директория не съществува валидна база на StoreHouse, ще се покаже съобщение за грешка и програмата ще поиска отново валидно действие за създаване или зареждане на база.

Възстановяване от архив

Потребителят може да избере да възстанови база данни от посочен от него архив. Възстановяването може да стане в произволна директория, избрана от потребителя.

Вход в програмата

Непосредствено след създаването на новата база данни StoreHouse PRO ще създаде и нейния първи потребител – admin. Потребителят admin е администратор на базата данни и има пълни права за достъп до функциите и данните.

Паролата на служебно създадения потребител admin е 123. Можете да я промените по всяко време.

Уверете се, че в полето потребител е избран потребителят „admin“ и напишете паролата за вход. После натиснете клавиша Enter за да влезете в програмата.

Начален екран

Началният екран на StoreHouse PRO предоставя информация за версията на софтуера и служи като изходна точка за навигация към различните модули в зависимост от операциите, които планирате да извършвате.

Активен обект

В горната част на екрана ще намерите падащото поле „Активен обект“, където можете да изберете обекта, с който ще работите. По подразбиране е наличен предварително създаденият обект „Основен склад“. В PRO версията можете да създадете и управлявате практически неограничен брой обекти, докато в LITE версията е наличен само един.

• Смяна на обект: Можете да сменяте активния обект по всяко време, не само от началния екран, а и докато работите в други модули на програмата.
• Режим „Без избран обект“: Тази опция позволява да преглеждате справки за всички обекти едновременно. В този режим не можете да извършвате операции, които променят наличности или документи, но можете да анализирате състоянието на всички складове, документи и парични потоци.

StoreHouse PRO автоматично запомня и избира последния обект, с който е работил потребителят при предишно стартиране на програмата.

Настройки на програмата

За ефективно използване на StoreHouse PRO е важно програмата да бъде правилно настроена според нуждите на потребителите. В този раздел ще разгледаме основните настройки и тяхното предназначение.

Видове настройки

Настройките на StoreHouse PRO са разделени на два типа:

• Потребителски настройки: Тези настройки се отнасят за текущия потребител на Windows, а не за потребителя на програмата. Потребителят може да ги променя по всяко време и те важат за всички бази данни, до които има достъп. Обикновено включват персонализации като шрифтове, изглед на колони и поведение на програмата при определени действия. При преместване на програмата на нов компютър тези настройки трябва да бъдат зададени отново.
• Глобални настройки: Прилагат се за всички потребители на програмата, работещи с конкретната база данни. Само администраторът на базата данни може да ги променя. Глобалните настройки се съхраняват в базата данни и се запазват при преместване на програмата на нов компютър.

Как да стартирате настройките

Чукнете върху иконата „Настройки“ в лентата с инструменти. Ще се отвори екран с достъп до различните настройки, организирани в няколко отделни раздела.

Основни настройки

Настройките в този раздел контролират начина, по който данните се показват и обработват в програмата. Ето кратко описание на всяка от тях:

• Показвай скритите артикули
  Ако имате артикули, които вече не използвате, можете да ги скриете, вместо да ги изтривате (тъй като поради извършени операции не могат да бъдат премахнати). При активиране на тази настройка, скритите артикули винаги ще се виждат в списъците. За временен преглед използвайте опционалното поле в екрана за избор на артикули.
• Автоматично скривай артикули с нулева наличност
  Тази опция премахва от списъците за избор на артикули и в модула „Стоки“ всички записи, чиято наличност е 0. При необходимост от избор на такъв артикул, има възможност за бърза временно активиране на показването му.
• Показвай скритите контрагенти
  Позволява визуализирането на клиенти и доставчици, които сте скрили, по аналогия с настройката за артикули.
• Настройки за търсене
  
  Търсене преди избор на артикул от списъка
  Търсене преди избор на контрагент
  
  Двете опции контролират извършването на търсене преди показване на нужната номенклатура. Служат за избягване на зареждането на дълги списъци с данни. Всяка от тях има три състояния:
  
  • Изключено: Пълният списък се показва при всяко зареждане.
  • Включен безусловно: При отваряне на екрана за избор, програмата влиза в режим на търсене и не показва номенклатури, докато не въведете текст или не натиснете Enter.
  • Включен условно (по подразбиране): При до 50 артикула се показва пълният списък, а при повече от 50 автоматично се активира режим на търсене.
    
• Опции за търсене
  
  Дава достъп до различни различни настройки на начина, по който се търсят стоки и контрагенти. Позволява избор на:
  
  • Съвпадение по точна фраза: Само записи, съдържащи точно въведената последователност от символи (включително интервали), ще бъдат намерени.
  • Съвпадение по думи: Записите, съдържащи въведените думи (без значение от подредбата им), дори и да са част от друга по-голяма дума, се считат за съвпадащи.
• Филтриране на документи по период
  Ограничете показването на документи до текущия месец, година или премахнете филтъра. Това е полезно при голям документооборот, за да се избегне забавяне при зареждане на стари записи. Важно: При много документи (десетки или стотици хиляди) активирането на филтриране значително ускорява работата на програмата. Тази настройка трябва да бъде приложена от всички потребители.
• Подреждане
  Определете дали артикулите да се сортират по наименование или по код. Задайте вида на използваните номенклатурни кодове, за да позволите на програмата да ги подрежда правилно. Кодовете могат да бъдат буквено-цифрови или изцяло числови – изберете според вашата система. (Настройката изисква администраторски достъп.)
• Закръгляне на доставните цени
  Задайте точността (от 2 до 5 знака, по подразбиране до 3) за изчисление на себестойността и доставните цени. По-високата точност е полезна, ако работите с много малки стойности. Препоръчително е настройката да се зададе още в началото.
• Закръгляне на продажни цени
  Подобно на горната настройка, но за продажните цени. При безплатната версия максималната точност е до 2 знака, а в PRO версията – до 5 знака. Важно: Ако по някаква причина въвеждате продажни цени с ДДС (което не се препоръчва), увеличете точността до 4 или 5 знака, за да се избегнат загуби от закръгляне. Програмата винаги изчислява данъка от чистата цена.
• Показвани цени в екрана за избор на артикули
  Изберете дали да се показват само нетни цени (без ДДС), крайни цени (с ДДС) или и двете. Важи само за визуализацията в списъка за избор на артикули.
• Закръгляне до втория знак
  Настройва показва цените в екрана за избор на артикули закръглени до втория знак, независимо от изчислената точност. Не влияе на точността при обработка на операциите и документите.
• Настройки за архивиране
  
  Служи за настройване на архивирането в StoreHouse. Позволява да изберете папката, в която се създават архивите, методът на компресия и т.н. Допълнителните опции са достъпни чрез бутона „Опции“.
• Метод на компресия: Поддържат се следните:
  
  • ZLib (*.Z): Архивира бързо, но файловете са по-големи и несъвместими със стандартни архивиращи програми.
  • BZip2 (*.BZ2): Архивира по-бавно, но файловете са значително по-малки и могат да се отварят със стандартни архивиращи програми.
• Автоматично валидирай създадените архиви
  Препоръчително е тази опция да бъде активирана. След създаване на нов архив програмата извършва проверка, за да се увери, че архивът е създаден правилно.
• Предлагай създаване на архив всеки ден
  При стартиране на програмата се проверява дали за текущия ден вече е създаден архив. Ако не е, програмата предлага да бъде създаден такъв. Препоръчително е редовното архивиране.
• Позволи изписване на стоки с недостатъчна наличност
  По подразбиране StoreHouse PRO не позволява продажба или производство, когато липсват достатъчни количества от стоките. Ако активирате тази опция, при недостиг наличността ще става отрицателна. Въпреки това, тази функция е полезна за сигнал при недостиг, но може да доведе до неточности в складовата отчетност. (Настройката изисква администраторски достъп.)
• Ръчно активиране на режим на въвеждане с баркод с F1 – Забранява автоматичното влизане в режим на на въвеждане с баркод четец.

Настройки за автоматично попълване на данни

От този раздел можете да укажете на програмата как да попълва вместо Вас някои важни реквизити. Опциите са разделени според контекста на попълване:

• Попълване на име за приемащ/предаващ при операция
  
  Изберете една от следните опции:
  
  • Не попълвай автоматично
  • Попълвай последната въведена стойност (по подразбиране)
  • Попълвай името на оператора, който съставя документа (само в PRO версията с потребителски акаунти)
  • Попълвай името на МОЛ на избрания обект (само в PRO версията с поддръжка на множество обекти)
• Попълване на името на съставителя на документа
  Използват се същите опции като при имената за приемане/предаване, но само за лицето, което съставя документа (напр. фактура).
• Отпечатване на специалния номенклатурен код на контрагента (Само в PRO версията)
  Ако даден артикул има специални номенклатурни кодове, асоциирани с конкретни контрагенти, при активиране на тази опция програмата ще отпечатва кода, съответстващ на избрания контрагент, вместо общия артикулен код. (Изисква администраторски достъп)
• Генерирай уникален цифров номенклатурен код за новите артикули
  Ако не желаете да измисляте и въвеждате свои номенклатурни кодове за новите стоки, можете да изберете автоматично генериране на прост цифров код без водещи нули или пък цифров код във фисиран формат с ляво запълване с нули (напр. 0001, 0002…).
• Отпечатване на описанието на артикулите
  Автоматично добавяне на допълнителното описание (ако има такова) под наименованието на артикулите в оферти и документи за продажба. При деактивиране, описанието не се показва.
• Автоматично въвеждане на количество = 1 при групово добавяне
  При бързо добавяне на няколко артикула (чрез отметки) програмата задава количество 1, без да пита за въвеждане. Количеството може да се променя по-късно.
• Пропускане на въвеждане на цена при групово добавяне на артикули с цена 0
  Ако добавяте артикули едновременно и цената им е 0, програмата няма да изисква въвеждане на цена. По подразбиране тази опция е активна, ако за артикула не е зададена продажна цена.

Настройки за продажби и фактуриране

Този раздел управлява начина на работа на модула за продажби и външния вид на отпечатаните документи (фактури, стокови разписки, проформи).

Документ по подразбиране при вход в модула

При вход в модула програмата влиза директно в режим на нова продажба с документ, определен чрез настройка.

• Вид на документа:
  • Стокова разписка (по подразбиране): Създава се стокова разписка, към която може да се издаде фактура по-късно.
  • Продажба с фактура и стокова разписка: Ако клиентите са предимно фирми, при приключване на продажбата ще се отпечата само фактура, а стоковата разписка ще се съхранява за последващ печат.

Начин на плащане по подразбиране
Контролира начина на плащане, който програмата присвоява на новите клиенти. Предпочитаният начин на плащане може да се променя по всяко време, за всеки клиент поотделно, както и за всяка отделна продажба.

Бързо добавяне на артикули

Позволява автоматично въвеждане на количество и цена по подразбиране (количество = 1, стандартна цена). Този режим се прилага при:

• Избор от списъка с артикули: Ръчно избиране на артикул.
• Избор с баркод скенер:
  • По подразбиране: Автоматично активен, ако се използва баркод четец.
  • Ръчно задействане: Ако активирате опция за ръчно стартиране (чрез натискане на F1), изборът с баркод четец ще е възможен само след това.

Други настройки

• Показване на артикули от последния избран тип: При добавяне на артикул от списъка, се показват автоматично само тези от последно избрания тип (например „Услуги“), спестявайки допълнителни стъпки.
• Автоматично избиране на последния клиент: Програмата запаметява и избира автоматично последния използван клиент – полезно при продажби към „Население“.
• Обединяване на еднакви артикули: Ако артикулите имат съвпадащи реквизити (код, наименование, мярка, цена), те се обединяват в един ред както в документа, така и при съставяне на сборна фактура.
• Предупреждение при продажба на загуба: Потребителят се предупреждава при опит за продажба на артикул под неговата себестойност.
• Запаметяване и печат на последната забележка: Автоматично се запаметява и/или отпечатва последната използвана забележка от „Допълнителни данни“ за последващи продажби.
• Печат без предпечатен преглед: Документите се отпечатват веднага, без предпечатен преглед.
• Сгъстен печат: При документи с множество редове, редовете се сгъстяват за по-малко използване на хартия.
• Отпечатване на забележките: Забележките от „Допълнителни данни“ се включват в отпечатъка.
• Отпечатване на общата стойност в EUR: Ако е активирана, в документа се отпечатва и сумата за плащане в евро.

Опции за закриване на задължения

Контролира обработката на плащанията по време на продажба:

• Маркиране на плащанията:
  • „При създаване на продажба с днешна дата на плащане, дължимата сума ще се счита за платена“: Продажбите с плащане на днешна дата се маркират като изплатени.
• Хронологично погасяване:
  • При въвеждане на платена сума, програмата проверява и закрива старите неизплатени задължения на клиента в хронологичен ред до размера на сумата.
• Погасяване при върнати стоки:
  • Автоматично закриване на задълженията към клиента, когато се връща стока.
• Потвърждение при погасяване:
  • Ако е активирана, за всяко задължение, което предстои да бъде закрито, потребителят трябва да даде потвърждение.

Бутон „Други опции“

• Последното избраното основание за неначисляване на ДДС се прилага за всяка следваща продажба – служи активиране на автоматично отпечатване на последното въведено основание за прилагане на ДДС ставката при продажба. Полезно за фирми, които не са регистрирани по ДДС или пък са регистрирани на основание, което не им позволява да начисляват ДДС при продажба. Те задължително посочват основанието във всяка издадена фактура.

Опции за печат на фактури

Контролират начина на отпечатване на фактурите:

• Отпечатване на номенклатурния код: При активиране, във фактурата се отпечатва и кодът на артикулите.
• Отпечатване на срока за плащане: Във фактурата се включва датата на плащане или падежа.
• Отпечатване на номера на свързаната стокова разписка: Фактурата съдържа и номера на генерираната към нея разписка.
• Брой копия: Опцията „Отпечатвай оригинал / Отпечатвай оригинал и Х копия“ определя колко копия да се отпечатват при приключване на продажба.
• Код на оператора: При електронни неподписани фактури, ако е въведен личен код, той се отпечатва вместо подпис.

Опции за печат на стокови разписки

Настройват отпечатването на стоковите разписки:

• Отпечатване на номенклатурния код: Подобно на фактурите, може да се отпечата и кода на артикулите.
• Отпечатване на цените с включен ДДС: При активиране, цените се отпечатват с начисления ДДС (без отделен ред за данъка).
• Печат с повече от 2 знака: Позволява отпечатване на крайните цени с повече от два знака след десетичната запетая, ако е необходимо. При деактивиране, цените се закръглят до втория знак (изчисленията се извършват с пълната точност).
• Разписки без цени: Отпечатват се само количествата, без информация за цените.
• Пълна информация за доставчика и клиента: Отпечатва се пълната информация (наименование, населено място, адрес, ЕИК/БУЛСТАТ, ИН/ЗДДС, МОЛ) за страните по сделката. Ако не е необходима, може да се деактивира за спестяване на място.
• Отпечатване на задълженията на клиента: Ако има, в разписката се показва и текущият размер на задълженията.
• Промяна на наименованието на документа: Позволява задаване на алтернативно наименование (например „Приемо-предавателен протокол“ вместо „Стокова разписка“). (Изисква администраторски достъп)

Други настройки

Този раздел предлага опции за персонализиране на изгледа на документите и настройване на поведението на програмата.

Печат на фирмено лого

Позволява отпечатване на фирмено лого или друг графичен файл в заглавната част на избрани документи. Можете да печатате лого върху:

• Фактури и проформа фактури
• Стокови разписки
• Гаранционни карти
• Оферти
• Заявки

Опции за избор на лого:

• Лого от logo.bmp в базата данни: Програмата ще зарежда лого от файл „logo.bmp“, ако се намира в директорията на базата данни.
• Избор на друг файл: Позволява избор на конкретен файл от компютъра. Подходящо за една фирма.

Можете също да настройвате мащаб, размер и подравняване на логото.

Печат върху фирмени бланки:

Ако вече имате фирмени бланки с лого, може да зададете отстъп от горния край на документа (20, 40, 60, 80 или 100 мм).

Импорт и експорт в CSV формат

Разделител:

Изберете как да се разделят колоните във файла:

• Избраният в Windows
• Запетая (,)
• Точка и запетая (;)
• Табулация

Кодиране на знаците:

Изберете кодировка за CSV файлове – Unicode UTF-8 BOM или CP1251. Полезно при работа с приложения, които не поддържат UTF-8.

Експорт за стари версии:

Тази опция форматира данните по начин, който предотвратява неправилното интерпретиране на стойности с водещи нули от по-стари по-стари системи, но може да създаде проблеми с нови софтуери.

Опции за печат

• Автоматична корекция на ориентацията: Програмата автоматично коригира ориентацията на листа според документа (портретен или пейзажен).
• Икономичен печат: Намалява разходите за мастила и тонери.
• Отпечатване с 20 мм отстъп вляво: По подразбиране програмата добавя отстъп за удобно поставяне в папка.
• Печат на принтера по подразбиране: Ако искате да използвате друг принтер, махнете отметката за принтер по подразбиране.
• Избор на PDF принтер: Позволява избор на виртуален принтер за генериране на PDF документи. За показване на всички принтери задръжте натиснат клавиша Shift, докато отваряте списъка.
• Отпечатване на пътя към базата данни: Подходящо за работа с няколко бази данни.
• Максимална широчина на колоната за номенклатурен код: Може да зададете максимална широчина на колоната (от 10 до 50 мм) при печат на дълги кодове.
• Размер на шрифта: Увеличете или намалете размера на шрифта за редовете с артикулите.

Други настройки

Автоматична проверка за нови версии: При всяко стартиране програмата ще проверява за наличието на нова версия.

Адаптиране на широчината на колоните: Програмата ще коригира широчината на колоните спрямо мащаба на екрана, за да се избегнат проблеми с твърде малки колони при висока резолюция.

Оптимизация за работа в мрежа: Програмата кешира често използвани данни, за да ускори работата при използване на база данни, разположена на друг компютър.

Лента с инструменти

Последният раздел на настройките дава възможност на потребителя да подбере иконите, които желае да вижда в лентата за бърз достъп в горната част на екрана, така че да скрие операциите, които по принцип не извършва, а да покаже други, които са скрити по подразбиране.

​