StoreHouse PRO предлага възможност за обмен на данни с други софтуерни продукти (като счетоводни програми, електронни таблици, производствени системи и др.) чрез формата CSV (Comma-Separated Values). Това позволява както споделянето на данни, така и импортирането на външни данни в програмата.
Приложение на CSV импорт и експорт
Импортът служи за бързо въвеждане и актуализиране на големи количества данни, като артикули, контрагенти, цени и отстъпки. Това е изключително полезно при интегриране на данни от външен софтуер.
Експортът осигурява възможност за прехвърляне на данни от StoreHouse PRO към други приложения, като електронни таблици и специализирани софтуери за допълнителна обработка или създаване на специфични отчети.
Какво е CSV?
CSV (Comma-Separated Values) файловете са текстови файлове, в които данните са организирани в редове. Всяка линия от файла представлява запис, състоящ се от полета, разделени с конкретен символ (запетая, точка и запетая, табулация и др.). Важно е броят на полетата във всеки ред да е еднакъв, за да се осигури коректно разчитане на данните.
Настройки за импорт и експорт
Настройките за импорт и експорт се намират в екрана с настройки на програмата, в раздела „Други настройки“. Те включват следните опции:
Избор на разделител
StoreHouse PRO предлага избор на разделител при експорт на данни – запетая, точка и запетая или табулация. По подразбиране програмата използва разделителя, зададен в регионалните настройки на Windows. Ако външният софтуер изисква специфичен разделител, той може да бъде избран ръчно.
Кодиране на знаците
StoreHouse PRO поддържа две кодировки за кирилица: Cp1251 (Windows-1251) и UTF-8. По подразбиране програмата използва UTF-8 BOM. В някои случаи обаче може да се наложи да преминете към Cp1251, ако външният софтуер не поддържа UTF-8. При грешен избор на кодиране е възможно вместо текст да се визуализират символи („йероглифи“). Затова е важно да изберете правилното кодиране според нуждите на външния софтуер.
Режим на съвместимост с ранните версии
Тази опция е изключена по подразбиране и се препоръчва да остане така, освен в специфични случаи. Режимът на съвместимост гарантира, че електронната таблица или няма да се опитва да променя автоматично формата на полетата (например, да преобразува стойности като „0012345“ в „12345“). Активирането на тази функция може да е полезно при работа с по-стари версии на Excel, но от друга страна може да причини неприятности с по-новите версии.
Импорт на данни
Функцията за импорт е налична в частите на програмата, където е необходимо бързо и автоматизирано въвеждане на големи обеми от данни, идващи от външни източници. Най-често тази функционалност се използва за въвеждане на артикули, контрагенти или актуализиране на цени, отстъпки и други параметри.
Препоръчително е да направите архив на базата данни преди импортирането, за да се защитите от евентуални грешки.
Процедурата по импортиране започва чрез натискане на бутона за импорт или чрез избиране на меню командата, която е ясно обозначена като позволяваща импорт от CSV файл
След като се покаже началният екран на импортния модул, първата стъпка е да изберете файла, който искате да импортирате. Натиснете бутона „Избор на файл“, намерете и посочете желания файл.
Преди да изберете файла се уверете, че той не е зареден от друго приложение в този момент (например в Excel). В противен случай е възможно StoreHouse да не успее да извлече съдържанието и да получите съобщение за грешка.
След като потвърдите избора на файла, StoreHouse PRO ще анализира съдържанието и ще покаже данните, които се съдържат в него, за преглед преди самото импортиране.
Ако вече сте извършвали импорт на данни в същата част на програмата, импортният модул може да Ви предложи да използвате последната съхранена схема на свързване. Това означава, че програмата ще запомни предишните асоциации между колоните от CSV файла и съответните реквизити на StoreHouse PRO. Ако отговорите с „Да“, модулът автоматично ще присвои тези асоциации вместо Вас.
Ако обаче това е първият път, когато импортирате данни в тази част на програмата, ще трябва да направите тези асоциации ръчно. В следващата част на ръководството ще обясним подробно как се извършва този процес.
Импортният модул има следните елементи:
Поле CSV файл
Показва пътя към избрания файл.
Бутон Избор на файл
Служи за избор на файла, от който да бъдат импортирани данни.
Кодиране на символите
Списъчното поле позволява временно да изберете различна кодова таблица на знаците (CP1251 или UTF-8), за целите на текущия импорт. По подразбиране ще е избрана опцията, която е зададена в настройките на програмата. Променете избора, ако текстовете в таблицата с данни са видимо нечетими.
Разделител по подразбиране
Ако тази опция е активирана, програмата ще използва разделителя, зададен в нейните настройки. Ако при анализа на файла се установи, че е използван друг разделител, програмата автоматично ще опита да го открие и адаптира прочитането на файла. Ако не успее, ще ви предостави възможност да изберете ръчно друг разделител.
Списъчно поле за разделител
Позволява ръчно избиране на друг разделител. Полето е активно само ако опцията "Разделител по подразбиране" не е маркирана.
Таблица с прочетените данни
В нея се визуализират данните, които модулът е прочел от файла.
Списък с "Колони без присвоен реквизит"
Това поле показва колоните от CSV файла, които не са свързани с данни в програмата.
Списък с "Колони с присвоен реквизит"
Показва колоните от файла, които са свързани с полета за данни в StoreHouse PRO.
Брой редове във файла
Показва общия брой на прочетените редове с данни във файла.
Текстово поле "Започни от ред"
Показва номера на реда, от който ще започне вмъкването на данни. Позволява ръчно задаване на различен начален ред (например ред 2, за да се пропусне редът с имената на колоните, ако има такъв).
Текстово поле "Завърши с ред"
Показва номера на реда, на който прочитането на файла ще завърши. Позволява ръчна промяна.
Съхрани схемата на свързване
Позволява съхраняването на направените свързвания между колоните от файла и полетата на StoreHouse PRO, за да бъдат автоматично приложени при следващ импорт в същата част на програмата.
Импортирай
Дава начало на импортирането на информация в базата данни.
Служи за свързване на избраната колона от файла с реквизит на програмата.
Прекъсва връзката между избраната комбинация от колона и реквизит.
Изчиства всички установени връзки между колони и реквизити.
Прилага автоматично свързване на колоните от файла и реквизити на програмата според последната съхранена схема на свързване в този контекст.
Показва списъка с реквизити, които са задължителни за свързване в този контекст.
В идеалния случай съдържанието на Вашия CSV файл ще бъде интерпретирано правилно и данните ще бъдат визуализирани в отделни колони, с четливи надписи на кирилица, както е показано на екранното копие по-горе. В този случай всичко е наред и можете да продължите с импорта.
Ако обаче настройките на StoreHouse PRO не съответстват на формата на CSV файла (например използван е различен разделител или кодиране на знаците), информацията може да бъде разпозната погрешно. Тогава ще видите неподредени данни, слети в една колона, или нечетливи символи вместо текст.
Ето пример за неправилно зададен разделител на полетата: вместо отделни колони с коректна информация, може да видите всички данни от един ред слети в една колона, разделени със запетаи или точки и запетаи.
В този случай е необходимо да проверите и коригирате настройките за разделителя на полетата и кодирането на знаците в StoreHouse PRO, за да се съобразят с формата на CSV файла.
Ако това се случи при Вас, уверете се, че опцията „Разделител по подразбиране“ е изключена и изберете друг разделител от падащото списъчно поле. След избора на различен разделител програмата ще направи нов опит за разчитане на файла. Правилният разделител е този, при който данните се показват в табличен вид, в повече от една колона.
Неправилно зададено кодиране на знаците:
На изображението по-горе е показано какво се случва, когато кодирането на знаците във файла не отговаря на кодовата таблица, зададена в настройките на програмата. Променете избраната опция за „Кодиране на символите“ и се уверете, че след това текстовете на кирилица се визуализират правилно.
Начален ред
По подразбиране, програмата ще започне да импортира данните от първия ред на файла. Въпреки това, много често този първи ред съдържа наименования на колоните, а те не трябва да бъдат импортирани в базата данни.
За да се уверите, че тези наименования няма да бъдат включени в импорта:
- Чукнете два пъти върху реда, от който искате да започне импортирането.
- Потвърдете с утвърдителен отговор, когато програмата Ви попита дали желаете да използвате този ред като началния за импортирането на данни.
Алтернативно, можете ръчно да впишете номера на реда, от който желаете да започне вмъкването на данни. Така ще осигурите правилното импортиране на съществени данни, без да включите ненужни заглавия на колони.
В случай, че желаете прочитането на данните да завърши не на последния ред от файла, а на друг, впишете ръчно номера на желания ред в полето „Завърши с ред„.
Свързване на колоните от файла с реквизитите в програмата
В полето „Колони без присвоен реквизит“ ще видите списък на всички прочетени колони от CSV файла, които все още не сте свързали с полета за данни в програмата.
Вашата задача е да укажете коя колона отговаря на кой реквизит в програмата. Колоните са именувани като „колона #1“, „колона #2“ и т.н., според тяхната позиция във файла. Същите имена ще видите и в таблицата „данни“, разположена по-горе.
Необходимо е да асоциирате колоните, които искате да бъдат импортирани в базата данни, с полетата за данни в програмата. Импорт ще се извърши само за колоните, които са свързани с конкретни полета.
За да свържете колона с поле за данни, кликнете двукратно върху съответната колона в списъка „Колони без присвоен реквизит“ или я изберете и натиснете бутона вдясно. Ще се отвори диалогов прозорец, където можете да изберете полето за данни, с което да свържете колоната.
Задължителни полета
В различни части на програмата има задължителни полета, които трябва да свържете с конкретни колони, за да завършите операцията. Например, в модул „Стоки“ при импорт на номенклатурата, задължителни са „номенклатурен код“, „наименование“ и „мярка“. Останалите полета са по избор. Задължителните реквизити се отбелязват със звездичка.
Важно: Всяка колона може да бъде асоциирана само с един реквизит. След като направите асоциация, колоната ще изчезне от списъка „Колони без присвоен реквизит“ и ще се появи в списъка „Колони с присвоен реквизит“, заедно с името на свързания реквизит.
Ако допуснете грешка, можете да прекъснете връзката, като маркирате колоната и натиснете бутона за прекъсване на връзката. За да изчистите всички свързвания и започнете отначало, използвайте бутона за изчистване на всички връзки.
Извършете същата процедура за останалите колони, които искате да импортирате. Когато сте готови, натиснете бутона „Импортирай“ и изчакайте процесът да завърши.
Експорт на данни
Процесът на експортиране в StoreHouse PRO е интуитивен и не изисква специални умения. В модулите, които поддържат експорт, има бутон или команда „Експорт“, която отваря стандартен диалогов прозорец за избор на папка и име на файла. След приключване на експорта, програмата уведомява потребителя за успешното създаване на CSV файла.
В заключение
StoreHouse PRO поддържа гъвкави възможности за импорт и експорт на данни чрез CSV формат. Възможността за настройка на разделител, кодировка и режим на съвместимост гарантира съвместимост с широк спектър от софтуерни продукти, което улеснява интеграцията и обмена на данни между различни системи.