Архивиране и възстановяване

Архивирането на данни е критична част от работата с програмата StoreHouse, но често се пренебрегва. Ако цените своите данни и искате да ги защитите, този раздел е за вас.

StoreHouse предоставя възможност за архивиране на данни с компресия в два формата: ZLib и BZip2 (по подразбиране). Препоръчителен е BZip2, но ако предпочитате по-бързо архивиране за сметка на по-голям файл, може да изберете ZLib.

Архивирането създава пълно копие на базата данни, което се компресира, за да заема по-малко място. Процесът е автоматичен, а вашата задача е само да стартирате операцията „Архивиране“. Архивира се един файл — базата данни „shouse.db“.

Архивите не включват изображения на артикулите и допълнителни файлове, съхранявани в папките „Images“ и „Files“. Ако искате да архивирате и тях, направете го ръчно.

Създаване на нов архив

Как да архивирате данните:

1. От менюто „Система“ изберете „Създай нов архив на базата данни“. За по-бърз достъп можете да използвате иконата за нов архив от лентата с инструменти или клавиша F11 от вашата клавиатура.
2. Докато архивирането протича, в долната част на прозореца на StoreHouse ще се покаже индикатор за напредъка.
3. Можете да продължите да работите с програмата, докато архивирането завършва, което може да отнеме от няколко секунди до няколко минути в зависимост от размера на базата данни.
4. След успешно архивиране ще видите съобщение с пътя към създадения архивен файл, например: „C:\FIRMA 1\SH20211025135400-FIRMA 1.BZ2“.

Ако сте забранили автоматичната проверка на архивите (не е препоръчително), StoreHouse ще ви предложи ръчна проверка на създадения архив.

Как се съставя името на архивния файл:

Архивните файлове следват определена схема за именуване. Например, „SH20211025135400-FIRMA 1.BZ2“ означава:

• „SH“ е абревиатура на StoreHouse.
• „20211025135400“ представлява датата и часа на създаване на архива:
  • 2021 е годината,
  • 10 е месецът (октомври),
  • 25 е денят,
  • 13:54:00 е часът на създаване.
• „FIRMA 1“ е името на базата данни.
• „BZ2“ показва, че архивът е създаден с BZip2 компресия. Архивите, създадени със ZLib, имат разширение .Z.

Архивите с BZ2 компресия могат да бъдат разархивирани и с други програми, докато тези със ZLib могат да се отварят само със StoreHouse.

Защо датата в името на файла е в този формат?

Датата е във формат „година-месец-ден“, защото това позволява правилното подреждане на файловете при сортиране. По този начин архивите се подреждат хронологично, улеснявайки намирането на конкретен архив.

Възстановяване от архив

Възстановяването на архивно копие в StoreHouse се извършва чрез командата „Възстанови от архив“ в менюто „Система“

В PRO версията възстановяването може да се инициира и от екрана за вход в програмата, както и чрез мениджъра за управление на бази данни.

Възстановяването от архив замества текущото съдържание на активната база данни с това от архива. Ако възнамерявате да възстановите данни само за справка и след това да се върнете към настоящата база данни, уверете се, че сте създали успешен архив на оригиналната база преди да започнете.

Стъпки за възстановяване:

1. Избор на архив: При стартиране на възстановяването първо трябва да изберете архивния файл. Натиснете бутона „Избор на архив“, след което изберете желаното архивно копие от стандартния диалогов прозорец за файлове.
2. Проверка на архива: Препоръчително е опцията „извърши проверка на архива“ да бъде включена. Ако е активирана автоматичната проверка на архивите в настройките, тя ще бъде приложена автоматично. Тази проверка гарантира, че архивът и съдържащата се в него база данни са в добро състояние.
3. Целева папка за възстановяване: Архивът ще бъде възстановен в папката на активната база данни. Ако обаче искате да възстановите архива в друга директория, натиснете бутона „Избор на папка“ и посочете новото местоположение. Това е полезно, ако не искате да замествате текущата база данни.
4. Изпълнение на възстановяването: Натиснете бутона „Изпълни“. Програмата ще покаже индикатор за напредъка на процеса, а след завършването ще Ви информира със съобщение за успех.Възможно е програмата да изисква рестартиране след успешното възстановяване на данните. Ако това се случи, тя ще се затвори автоматично и ще трябва да я стартирате отново.

Добре е да имате регистрирана допълнителна база данни в StoreHouse PRO за възстановявания с временна цел. Това ще Ви спести нуждата да архивирате и възстановявате оперативната база многократно. Подробности за работа с множество бази данни ще намерите в ръководството на програмата.

С тези стъпки ще можете безопасно да възстановявате архиви и да работите с тях, без да рискувате загуба на важни данни.

Настройки за архивиране

Всички опции, свързани с архивиране на данни в StoreHouse, са достъпни чрез основните настройки на програмата.

По подразбиране програмата създава архивните файлове в директорията с Вашите документи (например „Documents“). Въпреки това, можете да укажете друга директория, която може да бъде както на същия компютър, така и на друг. За да направите това, изберете опцията „в друга директория, избрана от потребителя“, след което посочете новото местоположение.

Препоръчваме да използвате облачна услуга за съхранение на файлове като Dropbox, Google Drive или OneDrive, за да съхранявате архивите си в папка, която се синхронизира с облака. По този начин ще имате както локално, така и облачно копие на архивите си.

Съхраняването на архивите само на същото устройство, където е базата данни, крие рискове. Ако компютърът Ви претърпи повреда (например дефектирал твърд диск), това може да повлияе както на базата данни, така и на архивите. Един от основните принципи за архивиране е да съхранявате данните на поне две отделни места – на различен диск, мрежова директория или облачна услуга. Това значително намалява риска от загуба на информация.

Изборът на тип компресия също се прави от този екран. Опциите са ZLib и BZip2, като по подразбиране е избрана BZip2, защото генерира по-малки файлове, които могат да бъдат разархивирани ръчно с обикновени инструменти.

Опцията за автоматична проверка на създадените архиви също се намира тук. Препоръчваме да оставите тази опция включена.

Има и опция, която ви напомня ежедневно да създавате архив. Тя е активна по подразбиране и когато стартирате програмата и не сте създали архив за деня, ще получите известие с предложение да направите нов архив.

Съхраняване на стари архиви: Много потребители се чудят дали е необходимо да пазят всички архиви или само последния. Въпреки че мястото за съхранение на данни днес е евтино, архивите на StoreHouse представляват пълен дубликат на базата данни, което прави съхранението на стари архиви ценно. Това може да Ви помогне да възстановите конкретни данни от минал период и да избегнете загуби, дори ако случайно сте изтрили или променили нещо.

Препоръчваме да запазите всички архиви и да създадете навик поне веднъж седмично да копирате архивите на отделен носител – като диск за еднократен запис или друг защитен носител.

StoreHouse използва надеждна база данни, която е устойчива на повечето проблеми като прекъсване на захранването или случайни рестартирания. Въпреки това, винаги остава малък процент риск. Архивирането на данните редовно гарантира, че дори и при най-лошия сценарий, ще можете да възстановите информацията от последните няколко дни.